A Google-nek bevált, neked is működni fog: ismerd meg az OKR célkijelölő módszertant!

A személyes és üzleti célok meghatározására és azok elérésének támogatására többféle modell és módszertan közül választhatunk. Általánosságban elmondható – az egyik ismertebb modell, a SMART célok kritériumai alapján –, hogy a jó cél konkrét, mérhető, elérhető, releváns, illetve időhöz kötött. Ugyanakkor az üzleti világban egy vállalkozás vagy vállalat szintjén ez az alapvetően egyszerű megközelítés már nem feltétlenül elég ahhoz, hogy nagy és átfogó stratégiai célokat hozzunk mindenki által elérhető távolságba az azokhoz vezető, kisebb mérföldkövek megtervezésével. Ebben a kihívásban van segítségünkre az úgynevezett OKR (Objectives and Key Results, vagyis a célkitűzésekre és a kulcseredményekre épülő) célrendszer.

Hogyan segítheti a vállalkozásomat az OKR?

Az OKR egy igencsak népszerű célkijelölő módszertan, amit kifejezetten cégek és vállalatok, valamint különböző szervezetek alkalmaznak a céljaik meghatározására, azok átlátható követésére és természetesen elérésére. Az OKR-ek egyéni és csapatszinten is segítenek a fókusztartásban és a prioritások meghatározásában; a konkrétan meghatározott kulcseredmények révén pedig biztosítják a teljes megvalósítás nyomon követését és mérését is. A célrendszer fontos jellemzője az átláthatóság, vagyis ideális esetben a meghatározott célok a szervezet valamennyi tagja számára nyilvánosak. Rugalmas rendszerről van szó, ami lehetővé teszi a célok és a prioritások gyors változtatását abban az esetben, ha a körülmények megkövetelik azt. A módszertant először az Intelnél alkalmazták, de világszinten már a Google terjesztette el.

Mindenki számára elérhető, együttműködésen alapuló módszertan

„Az OKR szellemiségét tekintve abban különbözik más célkijelölő módszertanoktól, hogy sokkal nagyobb hangsúlyt helyez a kollaborációra, a csapatmunkára, emellett pedig jóval nagyobb rugalmasságot biztosít a szervezet számára” – tudtuk meg Vései Viktor agilis coachtól. A ProMan Consulting tanácsadó cég vezető tanácsadója szerint az OKR rugalmassága többek között az időtávok terén mutatkozik meg, hiszen ebben a rendszerben a három-öt év helyett maximum egy, de akár negyedévekre lebontott célrendszert tervezünk meg és viszünk végig. „Ez lehetőséget biztosít a csapatok számára, hogy többször is megbizonyosodjanak arról, hogy a megfelelő irányba tartanak-e a folyamatok, mindenki tisztában van-e a saját feladataival és szükséges-e időközben valamely ponton beavatkozni” – fogalmazott a szakember.

Noha fejben az OKR-t legtöbben a nagyvállalatokkal társítják, a módszertan ennél sokkal szélesebb körben alkalmazható. Vései Viktor is kiemelte, hogy „ezt a módszertant bármilyen cégméretnél, szervezeti szinten és iparágban lehet alkalmazni a célok meghatározására és azok nyomon követésére”.

Ismerjük meg az OKR-t!

Az OKR alapvetően két fontos – a már említett Objective (Célkitűzés – O) és Key Results (Kulcseredmények – KR) – pilléren nyugszik. A megfelelő cél egyértelmű, jelentős inspirációt és motivációt jelent, és mindenki számára tisztán érthető. Ahogy Vései Viktor már említette: érdemes maximum egyéves időtávban gondolkodnunk. Az úgynevezett kulcseredmények (KR) konkrét és számértékkel mérhető eredmények, amelyek objektív információkat szolgáltatnak a céljaink felé vezető folyamat aktuális állapotáról. „Soha ne határozzunk meg ötnél több kulcseredményt, mert az már túlbonyolítja a teljes folyamatot; ideális esetben három-öt KR-rel dolgozzunk” – fogalmazott a vezető tanácsadó. Fontos, hogy bizonyos időközönként, rendszeres megbeszéléseken kövessük nyomon a folyamatot, és legalább negyedévenként végezzünk teljesítményértékelést.

Például, ha a vállalkozásunkban szeretnénk szintet lépni az ügyfélelégedettség terén, akkor a célunk (O) az, hogy növeljük az ügyfeleink, vásárlóink elégedettségét. E cél érdekében több kulcseredményt (KR) is meghatározhatunk. Az első lehet az ügyfélelégedettségi mérésen elért pontszám növelése nyolcvanról kilencvenre, a második KR lehet az ügyfélszolgálati válaszidő csökkentése átlagosan 24 óráról 12 órára, a harmadik pedig ötven új ügyfélszolgálati képzési modul bevezetése a cégünkben.

A legjellemzőbb hibák és azok megoldásai

Az OKR-ek alkalmazása során is előfordulhatnak kisebb-nagyobb hibák, amelyek befolyásolhatják a céljaink elérését. Például, ha egyszerre túlságosan sok célt tűzünk ki, akkor az megoszthatja a figyelmünket és az erőforrásainkat, így egyik célunkat sem tudjuk teljes mértékben teljesíteni. E probléma elkerülése érdekében ne tűzzünk ki három-öt célnál többet, és az azokhoz rendelt kulcseredmények száma se legyen nagyobb. Nehézségeket okozhat számunkra az általános vagy túl homályos célok kitűzése is, ezért érdemes alkalmaznunk a már említett SMART modell kritériumait.

A túlságosan ambiciózus, sőt, akár irreális célok kitűzése és azok elérhetetlensége demoralizálhatja a teljes csapatot vagy céget. Éppen ezért a munkatársakkal közösen állítsunk fel kihívást jelentő, de reális célokat, a kapacitásokat és az erőforrásokat is figyelembe véve. Problémát jelenthet, ha a kulcseredmények nem mérhetőek, így ugyanis nehéz tényszerűen megállapítani, hogy mennyire sikerült elérni a kitűzött célokat. A hibát úgy tudjuk elkerülni, ha minden KR-t számszerű adatokkal és/vagy mérőszámokkal teszünk konkréttá és mérhetővé. Az OKR-ekről szóló, rendszeres és hatékony megbeszélésekkel biztosíthatjuk a nyitott kommunikációt és az információáramlást, illetve elkerülhetjük az egyéni vagy csapatszintű félreértéseket. Gondot jelenthet ugyanis, ha nem követjük megfelelően a célok haladását: ennek egyik következménye azok eljelentéktelenedése lehet, éppen ezért mindenképpen alakítsunk ki különböző ellenőrzési pontokat.

Nagyon fontos, hogy megtaláljuk az egyensúlyt a rugalmasság és a stabilitás között, mert noha az OKR fontos tulajdonsága a gyors alkalmazkodást lehetővé tévő rugalmasság, a túlságosan gyakori beavatkozás a célrendszerbe szintén fókuszvesztéshez és demoralizáláshoz vezethet. Jellemző hiba lehet még az OKR-ek összekeverése más mérési eszközökkel is. „Ilyen lehet, amikor valaki a KPI-okat akarja egy az egyben átforgatni OKR-ekké” – hozott egy példát Vései Viktor. Míg a KPI-ok inkább hosszú távú, fix teljesítménymérési pontként szolgálnak, az OKR-eknek pont a rövid táv, a rugalmasság, a motiváló célkitűzés és a csapat bevonásával definiált kulcseredmények adják az esszenciáját.

Olykor megtörténik az is – folytatta a vezető tanácsadó –, hogy az OKR-ek definiálása során kulcseredmények helyett akciókat fogalmaznak meg a szervezetben. „Például valaki a nagyobb online ügyfélelérést tűzi ki célul, viszont a kulcseredmény egy konkrét kampány megvalósítása lesz ahelyett, hogy valamilyen szorosan kapcsolódó, mérhető dolgot, például a közösségimédia-elérés valamely mutatójának a százalékos növekedését határozná meg” – mondta Vései Viktor. Tehát a célkitűzéseink az elérni kívánt „reményeinket” határozzák meg, míg a kulcseredmények azok a közérthető mérési pontok, amelyek alapján meg tudjuk állapítani, sikerült-e elérnünk őket.

A vizualizáció és a roadmap jelentős szerepe

Az OKR-céljaink elérését jelentős mértékben segítheti a folyamat valamilyen módon történő vizualizációja, illetve az egy évnél kisebb időtávra lebontott célok egymás után helyezésével akár egy roadmap elkészítése is. „Valóban, a vizualizáció remek eszközt jelent, hiszen a cégen vagy vállalaton belül sok kisebb cél megvalósítása is folyamatban van a nagyobb stratégiai célok elérésére érdekében, miközben ezek között lehetnek összefüggések, előfeltételek, illetve egy célhoz több területnek is lehet hozzájárulása” – emelte ki Vései Viktor. A szakember szerint a vizualizáció a különböző kapcsolódások és célhierarchiák ábrázolásában is segítségünkre van. Ebben számos, kifejezetten erre a célra alkalmas digitális eszköz lehet a segítségünkre, ugyanakkor a klasszikus post-itek bevetése is megfelelő lehet.

Egy okos rendszer, okos cégeknek

Az OKR-ek szervezeti szintű alkalmazása – vagyis a módszertan behozása a vállalkozásunk működésébe – számos előnnyel jár. Hatékony Tuningot jelent számunkra, hiszen támogat bennünket, hogy a legfontosabb céljainkra koncentráljunk, illetve konkrét tudást biztosít mindenki számára arról, hogy mire van szükség a célok eléréséhez. Vései Viktor is kiemelte: fontos, hogy olyan rendszert alakítsunk ki, amelyben valamennyi résztvevő pontosan látja és ismeri az általa végzett feladatok értelmét és azt, hogy azok hogyan kapcsolódnak a vállalati célokhoz. Az OKR-rel kitűzött, rövidtávú célok és az azok eléréséhez meghatározott kulcseredmények pedig növelik a motivációnkat, az elkötelezettségünket és a teljesítményünket. A módszertannal biztosított átláthatóság pedig támogatja a nyitott kommunikációt és a kollaborációt, összességében is pozitívan befolyásolva ezzel a szervezeti kultúrát.

Összefoglalva:

• Az OKR egy rugalmas és kollaboratív célkijelölő módszertan
• Az OKR-t cégmérettől és iparágtól függetlenül minden vállalkozás alkalmazhatja