Amikor a digitalizáció (hiánya) akadályozza a generációváltást
Szakértőnk szerint a magyar kkv-k nagy része a jelenlegi állapotában átörökíthetetlen, ennek oka pedig részben a cégben rejlő tudás és tapasztalat alapú információk digitalizációjának hiánya. Jó hír, hogy az új generáció, amely már nem fél a technológiától, változást hozhat ezen a téren – csakhogy számos vállalkozás ezt már nem fogja megérni.
A generációváltás előtt álló hazai kkv-k nagy része a jelenlegi állapotában eladhatatlan és örökíthetetlen. A tudás ugyanis, amely a felépítésükhöz vezetett és amely működteti őket, digitalizálás híján nem kereshető, nem feldolgozható, és ami a legfontosabb, nem független az alapítótól. „Az a tudás, amely csak a cégvezető fejében él, más számára használhatatlan, nem adható tovább – és ezért a cége sem. Amíg nem készíti fel a vállalkozást digitálisan (is) arra, hogy átadható legyen, addig az a saját játszótere marad, és nem tudja sikeresen átvezetni a következő életszakaszba” – figyelmeztet Hortobágyi Ágoston digitális stratéga, a DATAIT - Digitális Adatvagyon és AI Technológia Kft. ügyvezető igazgatója.
Az egyetlen örökíthető modell
A digitalizáció lényege, hogy a vállalkozás működése közben keletkező rengeteg információ szűrhetővé, kereshetővé, kategorizálhatóvá, ezáltal hasznosíthatóvá válik, segítve a mindennapi hatékony működést, a keletkezett tudásra pedig ráépíthetők a fejlesztések, amelyek elengedhetetlenek a sikeres működéshez és a további fejlődéshez. Nem véletlenül mondják, hogy „az adat az új olaj”: az adat kincs, az adatalapú döntéshozatalra épülő működés pedig az egyetlen modell, amely sikerrel továbbadható, átörökíthető.
Nem csoda, hogy Hortobágyi Ágoston az alacsony szintű digitalizációt tartja a generációváltás egyik legfőbb akadályának, aminek oka az öröklés előtt álló cégek jellegzetes „fejlődéstörténetében” keresendő.
„A rendszerváltás után alakult hazai kkv-k szinte mindegyike úgy jött létre, hogy a szakmájában kiemelkedő alapítójuk ösztönből építette fel és kormányozta a céget, a digitalizáció pedig lassan szivárgott be a vállalkozás életébe. Jellemzően először a könyvelés kapott egy szoftvert, aztán szép lassan az összes többi terület – ahol és amikor éppen szükség volt rá. A szoftvercégek mindig egy-egy felmerülő problémára fejlesztettek megoldást, a kkv-k pedig mindenféle tervezés nélkül vásárolták sorban a szoftvereket, ahogy jelentkeztek az igények a cégnél. Semmiféle stratégiájuk nem volt, amelynek mentén folyhatott volna a digitalizáció, a technológiai fejlesztés - és a cégek nagy részének most sincs – mondja a szakértő. Kicsit olyan ez, mint a házépítés, von párhuzamot: először terveket kell készíttetnünk, csak utána rendeljük meg az építőanyagokat, ellenkező esetben jelentős káosszal számolhatunk...
A sokak fejében élő tévhittel ellentétben a valódi, értéket jelentő digitalizáció nem egyenlő azzal, hogy egy cég nyakig áll a szoftverekben. Egy átlagos kkv ma 30-50 szoftvert használ – a multik több százat -, miközben azok gyakran még házon belül sem kommunikálnak egymással, rengeteg az adatduplikáció, a felesleges munkafázis, ami egyre több problémát okoz, ahogy növekszik a cég.
Hortobágyi Ágoston szerint a helyzetet bonyolítja, hogy a nyakunkba kaptuk a mesterséges intelligenciát, amely alapjaiban fordította fel a világunkat. „Bár számos lelkes vállalkozó szinte csodát vár tőle, sokuk nem érti a működését. Az AI adatokból tanul és dolgozik. Ha nem állnak rendelkezésére hiteles adatok a vállalkozás folyamatairól, nem fogjuk tudni kihasználni a lehetőségeit, márpedig ez csak fejlett digitalizációval sikerülhet. Konkrét pénzbeli haszonhoz a mesterséges intelligencia az adatvagyon hasznosításával tud juttatni, értékes üzleti információkká konvertálva a korábban átláthatatlan adattengert”, magyarázza a digitális stratéga.
Nem technológia, hanem személet kérdése
Az új generáció jelentős változást hozhat a digitalizációban, mert már nem fél a technológiától és bátran nyúl új megoldásokhoz. Ellentétben az akár milliárdos bevételű vállalkozások ötven pluszos vezetőivel, akik sokszor még mindig kézivezérléssel irányítják a cégüket, és gyakran – mivel nem értik a technológiát – attól félnek, hogy elvesztik a kontrollt a vérrel-verejtékkel felépített cégük felett. Ezért sem engedik például a fiatalokat döntéshozói pozícióba, a digitalizáció terén sem. „Jó hír, hogy ez tizenöt év múlva már nem lesz probléma – a rossz, hogy rengeteg érintett cég ezt nem fogja megérni...”, figyelmeztet szakértőnk.
A digitalizáció nem technológiai vagy pénzkérdés, hanem szemléletmód, a technológiában megtestesülő emberi képességek halmaza. Sajnos Magyarország még mindig a sereghajtók között van a digitális fejlettség terén, főként a humán tőke és a digitális technológiák integrációja terén állunk rosszul.
AI ügynök segíthet átvenni a céget
Ennek fényében valóban sci-fibe illőnek tűnhet az az ideális helyzet, amely megoldást jelenthet a családi vállalkozások zökkenőmentes átadására (vagy akár eladására).
„A cég fejleszt egy saját AI agentet, azaz úgynevezett AI-ügynököt, amelynek hozzáférése van a céges adatbázisokhoz, rálát többek között a szerződésekre, a pénzügyekre, a marketing-folyamatokra, és az összes dokumentumra és adatra, amely leírja a vállalkozás működését. Az utód pedig ezzel a házon belül ’feltanított’ mesterséges intelligenciával beszélget, azaz tulajdonképpen a cég adatai válaszolnak a kérdéseire. Így releváns, hiteles információkhoz jut minden, a vállalkozást érintő területen, megbízható alapot és hatékony segítséget kapva a további sikeres működtetéshez és a további fejlődéshez is. Egy kicsit olyan ez, mintha valaki a cégalapítóval ülne le egy sör mellett átbeszélni a céges ügyeket – éveken át, minden héten”, mondja Hortobágyi Ágoston. Ettől ugyan még nagyon messze vagyunk, teszi hozzá, de már az is nagy előrelépés, ha van egy víziónk, amely mentén felépíthetjük a digitális stratégiánkat.
A stratéga tanácsai a digitalizációhoz:
Lépj vissza egyet (vagy kettőt)!
Állj meg és vedd sorra, mid van, milyen szoftverekkel, digitalizációs megoldásokkal működik jelenleg a céged! Ezután gondold
át és határozd meg, valójában mire van szükséged, mérd fel a valós igényeket a különböző területeken, a számlázástól a dokumentumkezelésig.
Olyan ez, mintha kiborítanál egy doboz legót és megnéznéd, mit lehet felépíteni belőle, pontosabban, hogy fel lehet-e építeni
belőle, amit szeretnél. Sok cég nem alkalmazkodott a saját változó igényeihez és benne maradt a régi, megszokott rendszerekben.
Lehet, hogy nyolc éve méregdrágán megvettél egy vállalatirányítási rendszert, de már nem szolgálja az igényeidet, mégsem válsz
meg tőle, mert úgy érzed, azzal kidobnád a ráköltött milliókat... És hát „a kollégák ezt már megszokták...” Ezzel szembenézni
nem könnyű, de szükséges.
Keress valakit, aki ért hozzá!
A cég digitális stratégiájának kialakításához nem árt szakember segítségét kérni, aki stratégiai szemmel tud ránézni a vállalkozásra.
Érdemes olyan szakértőt keresni, aki nemcsak a digitalizációban, hanem a hozzá szorosan kapcsolódó jogban és a folyamatépítésben
is otthon van.
Ezután következhet a teljesen papírmentes vállalati folyamatok kialakítása, természetesen a jogszabályi megfelelés mellett.
Ehhez nemcsak szemléletváltás szükséges, de a munkavállalókat is képezni, fejleszteni kell.
Ne dőlj be az újdonságoknak!
Egyes megoldásokat nagy hype övez, a gyártók a varázsszónak számító AI bevonásával próbálnak előnyt szerezni, de mielőtt beszereznél
egy újabb szoftvert, légy óvatos. Ahogy megfelelő alapok nélkül nem lehet megépíteni egy stabil házat, úgy a beígért felhőkarcolót
sem fogod.
Digitalizáld a múltat!
Nem is gondolnánk, mekkora segítséget jelent a régi, papír alapú dokumentumok digitalizálása is, pedig a felgyűlt akár 20-30
éves dokumentumhalmaz – számlák, szerződések, feljegyzések – hatalmas értéket rejtenek. Ez a folyamat költséges ugyan, különösen,
mert úgy kell elvégezni, hogy a dokumentumok és adatok továbbra is jogszerűnek és hitelesnek tekinthetők legyenek, a kinyert
adatokból azonban – a mesterséges intelligencia segítségével – komoly tudást nyerhetünk, ezáltal a befektetett összeg megtérül.
„A kockás füzeten vezetett céget kellett átvinni a XXI. századba”
A szakértőnk által vázolt összes nehézséggel szembesült Happ Olivér, a HAPP Kft. ügyvezetője, amikor 2021-ben – több éves tudatos folyamat eredményeként - átvette a céget édesapjától.
„A legnagyobb kihívás egyértelműen az volt, hogy a személyes tudáson alapuló működésből rendszerszintű, digitalizált folyamatokat hozzunk létre. Az átvételkor nem volt kiépített vállalati struktúra vagy integrált IT-rendszer, így a fuvarszervezéstől a raktározásig mindent gyakorlatilag nulláról kellett formalizálni és digitalizálni. Szó szerint a kockás füzeten vezetett céget kellett átvinni a XXI. századba”, mondja a nemzetközi és belföldi árufuvarozással foglalkozó HAPP Kft. ügyvezetője. A helyzete annyiból szerencsés volt, hogy édesapja fokozatosan és bizalommal adta át a döntéseket, s miután látta, hogy a digitalizáció gyorsít és pontosít, támogatta a változásokat.
Azokra pedig szükség volt, hiszen a generációváltás idején a cégnek nem volt digitális stratégiája, inkább szigetszerű megoldások működtek, különálló szoftverekkel, papíralapú fuvarokmányokkal. Ahogy a családi vállalkozások nagy részére, a HAPP-ra is igaz volt, hogy a vállalati tudás jelentős része - árazás, ügyfélspecifikus tudás, karbantartási rutinok, egyedi megállapodások - a cégalapító fejében volt. A generációváltással párhuzamosan indítottak el egy nagy „tudásmentési projektet”: folyamatleírások, szabályzatok, munkaköri leírások készültek - a digitalizáció pedig a növekedés motorjává vált.
„Fejlesztettünk például egy saját rendszert, amellyel megszűnt a papír-fuvarjárat kezelése, a számlázás pedig napokkal gyorsabb lett. Lecseréltük azokat a megoldásokat, például a régi, lokális könyvelőprogramot, amelyekhez megszokásból ragaszkodott az előző generáció. Bevezettünk új fuvarszervező, raktárkezelő és pénzügyi rendszereket, valós idejű készletnyilvántartást és automatizált adminisztrációt”, sorolja a fiatal ügyvezető.
Annak felismerése, hogy valódi digitális stratégiára van szükség, fokozatos volt, de a döntő érv az volt, hogy a manuális folyamatok már nem bírták lekövetni a fejlődés ütemét, azaz a cég elérte a korlátait. A cégvezető nem bízta a véletlenre a fejlesztéseket, tanácsadók segítségével lépett szintet. A digitalizáció hatékonyságnövelő hatása pedig hamar megmutatkozott: a számlázási ciklus napokkal rövidebb lett, kevesebb a hibázási lehetőség, átláthatóbbá vált a teljes működés, javult a cash-flow, az útvonalak optimalizálásával csökkent az üresjárat, és skálázhatóvá vált a cég, ami nélkül nem lehetett volna 50 főről 270 főre növelni a csapatot.
A pénzügy és kontrolling területén volt a legkomolyabb a fejlődés, míg az ügyfelek és kollégák számára a fuvarszervezés területén történő változás - járműkövetés, útvonal-optimalizálás – volt a leglátványosabb. Szerencsére a cégben van kultúrája a folyamatos képzéseknek, a kompetenciafejlesztésnek, s minden új rendszer bevezetését oktatás kíséri. „Amint a kollégák meglátták, hogy az új megoldások könnyebbé teszik a munkát, a kezdeti bizonytalanság teljesen eltűnt”, mondta az ügyvezető, aki saját bevallása szerint növekedési motorként tekint a digitalizációra.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből