Az ember hibázik, a robot nem

Lélekölő adatrögzítés, monoton irodai rutinfeladatok, napi riportok készítése csupa olyan munka, amit ma már nem feltétlenül kell hús-vér munkatársnak végeznie. Ahogy a korábban fizikai munkások által végzett monoton mozdulatsorokat átveszik az ipari robotok a gyártósorokon, úgy hódítanak egyre nagyobb teret az úgynevezett szoftverrobotok, amelyek az adminisztratív munkakörökben teszik ugyanezt. Tar József, a szoftverrobotokat fejlesztő DPS Hungary tulajdonosa három évvel ezelőtt találkozott először RPA (Robotic Process Automation) szoftverrobotokkal, s azóta más szemmel tekint minden munkafolyamatra…

“Azokat a feladatokat lehet és érdemes szoftverrobotokra bízni, amelyek sok manuális munkát igényelnek és ismétlődő mozzanatokból, munkafázisokból állnak, vagyis az emberi munkaerő számára monoton munkát jelentenek. A robotok a feladatokat éppen úgy végzik el, mint egy ember” – csak éppen gyorsabban és hibamentesen. Sőt, akár a nap 24 órájában dolgoznak, ami nagyon megdobja a hatékonyságukat. Azokat a munkafázisokat lehet automatizálni, amelyekre „ráhúzható” egy meghatározott szabályrendszer, azaz nem kellenek hozzá egyéni döntések, emberi mérlegelés – magyarázza Tar József.⁣

Ilyenből pedig sok van. Elég, ha csak azt nézzük, hogy egy pénzügyi osztályon pusztán a számlák rögzítése mennyi munkát és időt igényel. Ráadásul a pénzügy területén fontos és bizalmas adatokkal dolgoznak, és egy kis hiba is óriási károkat tud okozni… Az emberek hibáznak, a robot nem. Elsősorban az adminisztrációs területek, a pénzügy, HR, IT, ügyfélszolgálat profitálhat a robotokból, ahol sok a manuális, ismétlődő munka.

„Kolléga” vagy asszisztens?

Vannak teljesen önállóan működő szoftverrobotok, és olyanok is, amelyek az emberrel közösen dolgoznak, és a robot mintegy asszisztensként segíti a dolgozó munkáját. Elvégzi például a feladat egy részét, majd, amikor a folyamat eljut egy olyan pontra, ahol már emberi beavatkozásra van szükség, delegálja a feladatot egy hús-vér kollégának. Ilyenekkel találkozunk például a nagyobb cégek ügyfélszolgálatán: képesek figyelni az ügyfélszolgálati e-mail fiókot. Ha egy ügyfél e-mailt küld, a robot azonnal válaszolhat a meghatározott sablonnal vagy előre meghatározott válaszokkal. Ez segít az ügyfélszolgálati munkatársaknak gyorsabban reagálni az ügyfelek kérdéseire.

“Mi többségében önállóan dolgozó szoftverrobotokat fejlesztünk, s mára kialakult bennünk egy szemlélet, hogy folyamatosan keressük a digitalizálható folyamatokat, márpedig szinte minden kkv-nál lehet ilyet találni. Néha ugyan elsőre nem tűnnek automatizálhatónak, de ha jobban megnézzük őket, akkor kiderül, hogy egy kis átalakítással mégis azzá válhatnak. Előfordult például, hogy egy folyamat első lépése papír alapú volt, egy nyomtatott űrlapra rögzített adatokat kézzel vitt fel az adminisztrátor egy adatbázisba. Ott az első lépést kellett digitalizálni és a papír táblázatot kiváltani egy elektronikus űrlappal. Amint ez megtörtént, már könnyű volt kinyerni a robot számára feldolgozható adatokat” – hoz példát egy sikeres együttműködésre a DPS Hungary vezetője.

Elveszi a munkát, de ez nem baj

Tar József nem tagadja, van igazság abban, hogy a robotok elveszik az emberek munkáját…de szerinte érdemes pánikolás helyett más oldalról megközelíteni a dolgot.

“Sokszor megkapjuk, hogy a robotok elveszik az emberek munkáját. Ez igaz, de könnyen lehet, hogy az, akitől elveszik, boldogabb lesz ettől. A monoton, lélekölő munkában az alkalmazottak hamar kiégnek, ezért is olyan nagy a fluktuáció ezekben a munkakörökben. Azzal, hogy a szoftverrobotok átvesznek bizonyos feladatokat, a munkatársak felszabaduló kapacitását lehet más, érdemi és produktív feladatokra fordítani, és nagyobb figyelem jut azokra a feladatokra, amelyek személyes jelenlétet, döntéseket igényelnek. Bizonyos munkát tehát elvesznek a robotok az emberektől, de azt vegyék is el, hiszen így lehet fejlődni!” – magyarázza.

Hozzáteszi: attól nem kell tartani, hogy drasztikus leépítések járnak a szoftverrobotok nyomában, egy-egy területen ugyanis nem lesz akkora robbanás, hogy tömegesen szabaduljon fel kapacitás. „Az automatizáció lehetősége véges. A szoftverrobotok nem tudnak teljes mértékben kiváltani egy területet vagy ’lefelezni’ a létszámot egy adott részlegen”, nyugtat meg.

Viszlát, monoton rutinfeladatok!

Sőt, Tar József továbbmegy: a tapasztalatok azt mutatják, hogy a robotok egyenesen segíthetnek a munkaerő megtartásában. Mert ki ne vágyna arra, hogy megszabaduljon a munkakörével együtt járó unalmas rutinfeladatoktól…? Például a lélekölő adatrögzítéstől – márpedig egyre több adattal dolgozunk és mára az adat lett a legnagyobb kincs.

“Egyre inkább elvárás egy munkahellyel szemben, különösen a fiatal munkavállalóknál, hogy a feladat érdekes, változatos legyen, ellenkező esetben a hamar tovább állnak… Egy olyan munkahely, amely tanulásra és fejlődésre ösztönöz, az innovatív munkakörnyezet vonzó, és hát jobb egy előremutató, haladó szellemiségű vállalkozásnál dolgozni, mint egy olyannál, amely nem érzi az idők szavát. Azt vettük észre, hogy egy ilyen környezetben változik a dolgozók szemléletmódja is, egyre inkább keresik majd a lehetőségeket, hogyan lehet hatékonyabbá és hibamentesebbé tenni a feladatokat, így aktívan hozzájárulhatnak a cég sikereihez, ami motiváló lehet a munkavállalók számára. Az olyan vállalatok, amelyek aktívan fejlesztik digitális és automatizációs kapacitásaikat, nagyobb eséllyel maradnak versenyképesek a piacon, így vonzzák és megtartják a tehetséges munkaerőt.”

Éjjel-nappal értünk dolgozik

Hogy kinek éri meg szoftverrobotokat alkalmazni? Annak mindenképpen, aki hosszú távon gondolkodik és szeretné a vállalkozását innoválni, szem előtt tartva a hatékonyságot. A szoftverrobot fejlesztése rövid idő alatt kivitelezhető, ha megvannak a technikai feltételek, így akár egy hónapon belül „munkába állítható”, és ha szükséges, napi 24 órában dolgozik nekünk hibamentesen. Például, ha napi riportokat kell készíteni egy nagy adatmennyiségből, a szoftverrobot minden éjjel automatikusan elvégezheti ezt a feladatot, így reggelre a cégvezetőnek már készen áll a jelentés az asztalán. A számítások alapján könnyen belátható, hogy egy ilyen robot gyorsan megtérülhet azáltal, hogy jelentős mennyiségű munkát végez el helyettünk. Ráadásul egy szoftverrobottal több különféle feladatot is elvégeztethetünk naponta így növelve a hatékonyságot. Igaz, ehhez szemléletváltásra van szükség a cégvezetők fejében, nyitott és fejlődő szemléletű vezetőkre van szükség ahhoz, hogy a robotok még jobban elterjedjenek.

“Már az is nagy előrelépés, ha valaki elkezdi más szemmel vizsgálni a cégénél lezajló napi folyamatokat. Ha pedig valaki elindul ezen az úton, az előbb-utóbb el fog jutni az automatizálásig, hiszen erre tart a világ” – véli a DPS Hungary szakembere.

Hogyan tuningolhatóak egy vállalkozás egyes folyamatai szoftverrobotokkal?

• A pénzügyön automatikusan elvégzi a számlák rögzítését, azokból fontos adatok kinyerését (számlaszám, összeg, stb.), majd automatikusan rögzíti egy adatbázisban vagy vállalatirányítási rendszerbe.
• Az ügyfélszolgálaton a hibrid megoldás terjedt el, például egy érdeklődő megkeresést a robot eljuttat egy adott pontig, bizonyos kérdésekre megadja a kért választ az ügyfélnek, majd delegálja a feladatot a megfelelő ügyintézőnek.
• A kereskedelemben a szoftverrobot kezeli a beérkező megrendeléseket, kinyeri és a megadott rendszerben rögzíti a szükséges adatokat, végigköveti a folyamatot, ellenőrzi, van-e az adott termékből raktáron, válaszol a megrendelőnek.
• Az IT biztonságot a szoftverrobotok azzal képesek támogatni, hogy gyorsan és pontosan tudnak reagálni a biztonsági fenyegetésekre mivel azonnal észlelik és jelzik az esetleges rendellenességeket vagy gyanús tevékenységeket a rendszerben. Emellett automatizálják a biztonsági feladatokat, például a rendszeres jelszóváltoztatást vagy a biztonsági mentések létrehozását, ezáltal minimalizálva az emberi hibák lehetőségét.

Szerző:
Pomaranski Luca – Telekom Hello Biznisz szerkesztőség

Mondd el véleményedet a cikkről, hogy minél jobb tartalmat tudjunk írni számodra!