Az emberek 90%-a nincs tisztában azzal, mit kellene elérnie a munkájában

• Fókuszálj a létfontosságúra!
• ⁣ Dolgozz a sikerokozókon!
• ⁣ Legyen ösztönző eredményjelződ!
• ⁣ Teremtsd meg a számonkérés ütemét!

Ha túl sok a cél, nem éred el őket

Jagodics Tamás szerint a cégvezetők nagy része mindent akar egyszerre, és akár 6-8 különböző célt is megfogalmaz. „Az ember azonban egy időben legfeljebb három célra tud fókuszálni; ha ennél több van, szétforgácsolódik a figyelme és az erőforrásai. Minél több cél lebeg a szemed előtt, annál kisebb az esélye, hogy megvalósulnak”, jelenti ki a szakértő. Ráadásul a mindennapi tevékenységek és feladatok könnyen elvonják a figyelmet a stratégiai céloktól. Pont úgy, mint amikor leülünk dolgozni, és hol egy telefonhívás, hol egy ügyfélreklamáció, hol egy tanácstalan kolléga zökkent ki, így végül elvesztjük a fókuszt... A 4DX segít a „célra tartásban”.

A másik probléma, hogy a vezető gyakran kitűzi a célokat…majd év végén megvizsgálja, megvalósultak-e. (Spoiler: részcélok és az eredmények folyamatos monitorozása nélkül erre kicsi az esély…) „Ahogy egy elefántot is csak úgy lehet betenni a hűtőbe, hogy először feldaraboljuk, a céljainkat is úgy érhetjük el, hogy kisebb célokra bontjuk őket”, magyarázza Jagodics Tamás.

A csapatnak először is a létfontosságú célokat kell meghatároznia. Ezek mentén ki kell tűzni az egyes csoportok céljait, majd egyénekre lebontva a személyes célokat. A részlegek maguk találják ki, hogyan járulhatnak hozzá a vállalati célok eléréséhez. „Ez nem utasítás, hanem párbeszéd, így nem felülről nyomja rájuk a vezetés az elvárásokat, hanem részt vehetnek a reális részcélok kitűzésében. Ha a tervezésbe bevonjuk a kollégákat is, magukévá teszik a célt és motiváltabbak lesznek”, vallja Jagodics Tamás.

A csoportcéloknak megfelelően alakulnak ki az egyéni részcélok, amelyek a legtöbb cégnél hiányoznak. „Megdöbbentő, de tapasztalataim szerint a dolgozók 90%-a nincs tisztában a vállalat pontos céljaival, és azt sem tudja, ő pontosan hogy tud ehhez hozzájárulni, azaz milyen konkrét lépéseket kell tennie”, mondja Jagodics Tamás. „Ha például értékesítő vagy, nem elég azt meghatározni, hogy 10 millió forintot kell behoznod az adott időszakban, hanem azt is, hogy neked ehhez 25 hívásra és 10 személyes tárgyalásra van szükséged. Mert bár a célkitűzés lehet azonos az egyes értékesítők felé, de a megvalósítás módja, lépései egyénenként eltérnek: van, akinek öt tárgyalás kell ahhoz, hogy szerezzen egy új ügyfelet, másnak nyolc.

A jó sikerokozó mérhető

Ha a célkitűzések minden szinten megvannak, a következő lépésben meg kell keresni a sikerokozókat, vagyis azokat a tevékenységeket, amelyekre direkt ráhatásunk van. Sok szervezet és vezető ott követi el a hibát, hogy rögtön a célszámokra kezd el fókuszálni, és ha ezek elmaradnak, akkor a célokat kezdi megváltoztatni, pedig csak a sikerokozókon kellene tovább dolgozni. Jagodics Tamás egy frappáns hasonlatot hoz: „Ha valaki a könyvelési eredményekből vezeti a cégét, az olyan, mintha a visszapillantó tükörből vezetne autót. Ezek az eredmények ugyanis a múltat mutatják, pedig a jelenlegi gazdasági környezetben nincs idő másfél hónapot várni a számokra, hétről hétre tisztában kell lenni azzal, hogyan halad a cég. Pontosan ezt jelzik a sikerokozók”, mondja. Sikerokozó lehet például egy értékesítőnél heti öt személyes tárgyalás vagy heti huszonöt telefonhívás lebonyolítása, egy ügyfélszolgálatos kollégánál az, hogy egy órán belül visszahívjon mindenkit.

A 4DX módszer része egy könnyen átlátható, vizuális eredménytábla, amely folyamatosan mutatja, hogyan állunk a célokkal és a sikerokozókkal. A vállalkozások nagy részében hiányzik a mérés, a tudatosság, pedig minden szakterületnek megvannak a mérhető számai. Az értékesítésnél lehet például egy egyéni cél, hogy heti egy új ügyfelet kell behozni. A kiadott ajánlatok száma pontosan mérhető, ahogy a konverziós ráta is, azaz, hogy ebből hány üzletet sikerül kötni, míg az ügyfélszolgálaton mérhető, hogy hány napon belül zárunk le egy problémát.

Ha azt mondjuk vezetőként a munkatársainknak, hogy nagyobb ügyfélelégedettséget kell elérni, az egy bullshit. Ha azonban kitűzzük, hogy az ügyfélelégedettség 90% legyen, amihez az kell, hogy legfeljebb a harmadik csörgésre felvegyük a telefont és lehetőség szerint 24 órán belül le kell zárni minden ügyfélproblémát, akkor az kezelhető és egyénenként is mérhető – magyarázza Jagodics Tamás. A magyar ERP-fejlesztőcég vezetője és saját Cégmenedzser vállalatirányítási rendszere is ezt a szemléletet követi: a számok elsődlegesek, nem lehet csupán érzésből irányítani a vállalkozást.

A számonkérés lehetőségét pedig rendszeres értékelő megbeszélésekkel hozhatjuk létre, ahol a résztvevők megbeszélik, mik voltak a vállalások, hogyan mozdultak el az eredmények, valamint melyek a következő heti célok. Ezek a megbeszélések segítenek, hogy a napi problémák és feladatok ne vonják el a figyelmet a célról.

Kialakul egy egészséges versenyhelyzet

A transzparencia alapvető eleme a 4DX módszernek, a scoreboard, azaz eredményjelző tábla egyértelműen mutatja minden dolgozó számára, hol áll például a sales csapat, a programozói gárda, vagy az ügyfélszolgálat a csoportcéljai elérésében. Ez azért is fontos, mert a különböző csapatok különbözőképpen járulnak hozzá a célok eléréséhez, azonban általában nem látják egymás munkáját, célkitűzéseit, eredményeit. A teljesítmény egyénenként is mérhető, amit színekkel is megjelenítünk: ha valaki elérte a célját, zölddel jelöljük a táblán, ha közelít, akkor sárgával, ha pedig nem sikerült, pirossal.

- Az eredményjelző meglepő mértékben tud motiválni, a transzparencia inspiráló. Kialakul egy egészséges versenyhelyzet: ha azt látod, hogy a másik beleteszi az energiát a céljai elérésébe, az téged is motivál. Ha tudod, hogy pontosan mit kell tenned, hogy elérd a célod, akkor egy idő után rááll a gondolkodásod és ilyen szemüveggel kezded el nézni a dolgokat, például ezt szem előtt tartva beszélgetsz az emberekkel. Aki pedig erre nem alkalmas, például huzamosabb ideig „pirosban van”, az a tapasztalatok szerint előbb-utóbb önszántából elhagyja a céget… – mondja Jagodics Tamás, a Cégmenedzser vezetője. Sőt, teszi hozzá, a célkitűzés-tervezés-számonkérés módszere egy idő után úgy áthatja a munkatársak gondolkodását, hogy a magánéletben is használják. „A kolléganőm például elmesélte, hogy szeretne venni egy lakást, és nem egyszerűen gyűjt rá, hanem részletesen megtervezte, milyen részcélokon és lépéseken keresztül vezet hozzá az út.”

A 4DX tehát viselkedést formál és olyan rendszert ad, amelyben a világos célkitűzéseknek és a rendszeres méréseknek köszönhetően minden kolléga tudja, mit kell tennie, és látja, hogy éppen hol tart a céljai felé vezető úton. S ami a legjobb: egy idő után önműködővé válik, azaz a vezető folyamatos jelenléte nélkül is itinert ad az eredmények eléréséhez.