Az érzésből vezető vállalkozók kora lejárt

„Minden vállalkozásnak van egy fejlődési ciklusa. Amikor elkezdjük felépíteni a vállalkozást, teszteljük a piacot, elindul a kísérletezés, és ez sokáig működik is, különösen akkor, ha a menedzsment szoros kapcsolatban van a vevőkkel, partnerekkel. Ilyenkor a cég vezetője közvetlenül látja, hogy létrejön-e az az érték, amire alapult a cég, hogy elégedett-e az ügyfél, hogy miként alakul a szervezeti kultúra vagy milyen a csoportdinamika a dolgozók között. Szinte együtt él, együtt lélegzik a vállalkozás szövetével – vázolja fel a fejlődési görbét Orosz Adrián. – Aztán ahogy a vállalkozás elkezd nőni és nő a komplexitása is, egy idő után nem lehet mindent átlátni és mindenhol ott lenni. Már más típusú vezetésre van szükség, hogy a működés továbbra is átlátható maradjon.

A megoldás az adatalapú cégvezetés, amely az objektív, mérhető információk alapján történő döntéshozatalt helyezi előtérbe, nem pedig az intuícióra, tapasztalatokra vagy megérzésekre alapozott döntéseket. Lényege, hogy a vállalkozás különböző folyamataiból és tevékenységeiből származó adatokat gyűjti, elemzi és felhasználja az üzleti döntések meghozatalához. Ez a gyakorlat számos területen alkalmazható, az ügyfelek vásárlási szokásainak, preferenciáinak és visszajelzéseinek elemzése segíthet például a termékek fejlesztésében és az értékesítési stratégiák finomításában. Az értékesítési adatok, bevételek, költségek és profitok rendszeres elemzése alapján a vállalkozó jobban tudja kezelni pénzügyeit és hatékonyabban tud tervezni, míg a termelési és logisztikai adatok mérésével javítható a termelékenység és csökkenthetők a költségek.”

Az időnk is adat

Orosz Adrián szerint sokkal több dolog mérhető, mint gondolnánk. Például az időnk, amire nem szoktunk adatként gondolni, pedig az. És egy vállalkozás kezdő fázisában különösen fontos. Főleg akkor, ha a cégvezető „több sapkát visel”, például egy személyben ő az ügyfélszolgálatos, a termékfejlesztő, a raktáros, akár még a takarító is.

„Az adatok összegyűjtésével egészen pontosan mérhető, mikor ad ki egy-egy ilyen általa elvégzett tevékenység mondjuk egy részmunkaidős állást, az így felszabaduló időt pedig milyen, nagyobb hozzáadott értékkel bíró dologra fordíthatja. » Csak gyorsan felsöprök, erre nem fogok több tízezret költeni havonta…! «, mondja könnyen az ember, pedig ezek a leeső, apró idők összeadódva rengeteget számítanak” – figyelmeztet Orosz Adrián. Ugyanez vonatkozik a munkatársaink időbeosztására is: az egyes kollégák valós kapacitáskihasználtsága is pontosan mérhető, hozzásegítve minket az erőforrások jobb kihasználására, akár csak azzal, hogy átcsoportosítunk egyes feladatokat.

Az adatok felszínre hozzák a lappangó problémákat

Ha nem dolgozunk napi szinten a vállalkozásunk fontos adataival, előfordulhat, hogy későn vesszük észre a lappangó problémákat. Ha például nem tartjuk szorosan a szemünket a pénzügyi eredményeken, későn szembesülhetünk a likviditási gondokkal, vagy azzal, hogy a növekedés profitcsökkenéshez vezetett. Ha azt várjuk, hogy a könyvelő jelezze, hogy elkezdett esni a profit, számolnunk kell azzal, hogy ő a több mint egy hónappal ezelőtti információk birtokában fogja ezt megtenni, hiszen a könyvelési adatokból dolgozik… Tudnunk kell, milyen számokat érdemes folyamatosan figyelni, milyen adatok jelzik, ha probléma van, és melyek birtokában tudunk hatékonyan változtatni. Mert minden eszköz és döntés csak akkor lehet eredményes, ha kontrollunk van felette, ezt pedig az adatok teszik lehetővé.

Az adatalapú cégvezetés nem egyszerű, de szerencsére nincsenek éles határok benne, tehát lehet kicsiben is kezdeni. Mondjuk azzal, ha megvizsgáljuk, hogy a vállalkozásunkban melyek azok a területek, ahol a legnagyobb szükség van a változtatásra, ahol a leginkább érezhető a kontrollvesztés.

Gyakori, hogy egy cég gyorsan növekszik, 120%-on pörög, a profit sem esik, és kellene fejlődni, mert az ügyfelek dörömbölnek az ajtón. A fejlődéshez viszont szintet kellene lépni, ezt a szintet azonban még nem érte el a cég, és nem fér bele neki, hogy felvegyen még három kollégát, akiket egyébként sem tudna hova tenni… Az ilyen skálázhatósági problémák esetén a konkrét adatok segítenek egy hatékonyabb költségstruktúra felépítésében, meghatározni, miből jön a legtöbb bevétel, hol lehetne forrást találni a fejlesztésre stb.

Három szinten szinte minden

A vállalkozásunkkal kapcsolatos adatok több szinten gyűjthetők és felhasználhatók. Az első a stratégiai szint, ez az egy éven túlnyúló célkitűzésekre összpontosít. A második az operatív szint, amely a mindennapi működés mérőszámait jelenti. Ilyen mérőszámok például azok, amelyek azt jelzik, hogy kellően hatékony-e egy-egy munkafolyamat, megfelelő-e egy termék minősége, vagy hogyan alakulnak a kintlévőségeink. A két szintet a taktikai szint köti össze. Ide tartoznak a negyedéves eredmények, a működési költségek struktúrája, a minőségügyi mérőszámok, az ügyfélelégedettség adatai, vagy például egy ipari csarnok kapacitás-kihasználtsága. És hogy milyen adatokat érdemes gyűjteni és elemezni a vállalkozásunkban? Ezt mindig a céljaink döntik el, akárcsak egy hajó útvonalát, amely egy kitűzött cél felé halad. Márpedig nem mindenki ugyanoda tart.

„A legfontosabb, hogy feltegyük magunknak a kérdést: hova szeretnénk eljutni? Banálisan hangzik, de van, ahol még ezt sem fogalmazzák meg világosan és egyértelműen” – mondja Orosz Adrián. Az üzleti élet persze nem ilyen steril, mint például egy hajózási útvonal. Vannak hullámvölgyek, amelyek irányváltásra kényszerítik a vállalkozót, de a cél akkor sem módosul. Meg kell tehát állapítanunk, hogy mi a célja azoknak az adatoknak, amelyeket használni szeretnénk.

Az adatgyűjtés és -elemzés célja lehet például, hogy megtudjuk, megéri-e egy bizonyos terméket előállítani, több termék közül melyikre érdemes fókuszálni, vagy hogyan módosítsunk az árképzésünkön. A mindennapokban legtöbbször az operatív mérőszámok kerülnek elő, jelezve például, hogy van-e fedezetünk a költségekre, vagy hogy milyen a marketingünkben a konverziós arány. Ezeket minden vállalkozónak érdemes követnie, mert fontos finomhangolásokra adnak lehetőséget.

Könnyű átesni a ló túloldalára

Nem árt azonban józanul gondolkodni, a szakértő szerint ugyanis könnyű átesni a ló másik oldalára… Sokan „minél több, annál jobb” alapon vadul elkezdenek új szoftvereket bevezetni, adatokat analizáltatni, míg végül egyre nagyobb adattömegük gyűlik össze, holott könnyen lehet, hogy erre egyáltalán nincs is szükségük. „Könnyű elveszni a részletekben és elveszíteni a fókuszt. Visszatérve a hajós hasonlathoz: ha arra koncentrálunk nagy erőkkel, hogy csillogjon a fedélzet, soha nem fogunk eljutni a kincses szigetre. Ne hagyjuk, hogy a látszólagos haszon eltérítsen a célunktól! Időről időre kérdezzük meg magunktól: jó úton járunk? Még mindig létrehozzuk azt az értéket, amiért annak idején elkezdtük? Ha, nem és változtatnunk kell, akkor ahhoz milyen adatokra van szükségünk?” – javasolja Orosz Adrián.

Gyakori hiba egyébként az is, hogy a cégvezető nem releváns adatokat figyel, vagy éppen a releváns adatokat nem figyeli. Mielőtt azt gondolnánk, hogy az adatalapú működés nagyon bonyolult és befektetés-igényes, a Karson Consulting szakembere megnyugtat: ez nem feltétlenül igaz.

„Én nem technológiai, hanem gondolkodásmódbeli oldalról közelítem meg az adatalapú cégvezetést. Az elkötelezettség, a tudatosság a fontos. Ha ez megvan, akkor akár egy Excel-tábla vagy egy kockás füzet is elég az adatok rögzítéséhez. Persze tudnunk kell, mire és hogyan fogjuk használni az adatokat, mert csak úgy gyűjtögetni őket luxus. Ha pedig nagyon el van veszve a vállalkozó, érdemes mindehhez segítséget kérni” – tanácsolja. Hozzáteszi: nagyon sok adat már eleve a rendelkezésünkre áll, csak tudni kell „észrevenni” őket, és a megfelelő következtetéseket levonni belőlük. A számlázóprogramok például zseniális analitikákat tudnak gyártani; meg lehet vizsgálni például, hogy pontosan melyik költésünk mennyire hatékony, és mihez tudunk nyúlni, ha költségcsökkentésre kerül a sor.