Digitalizálják a vendéglátóhelyek adminisztrációját - az OkosHACCP sikertörténete

Boros Csilla Tea a vendéglátó szektorban kezdte a pályáját, és már a kezdetektől fogva érdekelte az élelmiszerbiztonság is. Mindent meg is tett azért, hogy erről a területről minél többet megtudjon. Évekig tanult a HACCP-ről (ami egy mozaikszó, az angol Hazard Analysis and Critical Control Points elnevezés rövidítése, nyers fordításban veszélyelemzés és kritikus ellenőrzőpontok), hogy aztán az élelmiszer-minőségbiztosító agrármérnök és szakoktató végzettségét is az eredeti szakmájában hasznosíthassa.

Csilla nem tervezte tudatosan, hogy vállalkozó lesz, de most már ebben a szerepben sokkal komfortosabban érzi magát. Vállalkozása, az OkosHACCP gyakorlatilag egy válaszreakció a piacon érzékelt problémára: „Egyszer egy akkori ügyfelem – Dessewffy Gábor, az OkosHACCP másik alapítója, egyben jelenlegi üzlettársam – azt kérdezte tőlem, hogy miért kell ezt a sok adminisztrációt papíralapon vezetni, miért nincs még erre valami digitális megoldás. Lett, mi hoztuk létre. Mindketten tudtuk a gyakorlatból, hogy mennyi időt és energiát felemészt a vendéglátóhelyeken a HACCP adminisztrációja, ezért a célunk az volt, hogy egy egyszerű, digitális megoldást fejlesszünk, amely nemcsak gyorsítja, hanem átláthatóbbá is teszi a folyamatokat. Az általunk kitalált rendszer automatizálja a napi élelmiszerbiztonsági folyamatokat, egyszerűsíti a dokumentációt úgy, hogy közben biztosítja a megfelelést az elvárásoknak.”

Mi a sikeres vállalkozás receptje?

Ahhoz, hogy egy vállalkozás sikeresen működjön, mindennek előtt kell egy egyedi termék vagy szolgáltatás, ami iránt valós igény mutatkozik a piacon – Csilláék esetében ez volt maga az OkosHACCP, ami innovációt jelentett a vendéglátószektorban. Harsányi Mónika, a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara Nemzetközi Projektirodájának vezetője szerint az sem elhanyagolható szempont, hogy milyen a vállalkozásban tevékenykedők szemléletmódja: „Fontos, hogy legyenek nyitottak a párbeszédre és tudásmegosztásra, más szereplők gyakorlatainak megismerésére, a változó piaci környezet megértésére, az ezeket érintő üzleti folyamatok újratervezésére, finomhangolásra.”

Csilláék eleve saját gyakorlati tapasztalatokból indultak ki az OkosHACCP megalkotásakor, és így azt is biztosra vették, hogy előbb-utóbb leendő partnereik is felfedezik majd, miért könnyíti meg hétköznapjaikat ez az új digitális eszköz. Igaz, kezdetben találkoztak némi ellenállással, mert még mindig akadnak olyanok, akik nehezen adják fel a berögzült szokásokat: „Ez jelentette számunkra a legnagyobb kihívást, hogy meggyőzzük a vendéglátósokat a digitális rendszer előnyeiről. Az oktatások és gyakorlati bemutatók hozták meg az áttörést, ahol mindenki maga megtapasztalhatta, milyen egyszerű és hasznos az OkosHACCP” – meséli Csilla.

Az előnyök pedig tényleg hosszan sorolhatók, már ha valakinek nem elegendő érv az, hogy időt és energiát takaríthat meg. Az OkosHACCP digitálisan naplózza a folyamatokat és az elvégzett ellenőrzéseket, mint a hűtőhőmérsékletek, vagy a tisztasági ellenőrzések. Az összes dokumentum – mint a takarítási naplók, ellenőrzési lapok – digitálisan tárolódik, így minden könnyen visszakereshető, egy-egy auditnál gyorsan előrántható. A rendszer arra is figyelmeztet, hogy milyen élelmiszerbiztonsági feladatok aktuálisak épp, a munkatársak pedig kipipálhatják a már elvégzett teendőket. Az adatok biztonságos tárolását felhőalapú rendszer biztosítja. Csilla azt mondja, hogy az ügyfeleik rendre arról számolnak be, hogy jelentősen csökken az adminisztrációval töltött idejük, és egy-egy audit során átláthatóbban tudták bemutatni a megfelelőséget.

Amikor a tudásbővítés és önfejlesztés jelenti a tuningot

Csilláék nem elégedtek meg a sikeres starttal, szerették volna fejleszteni magukat. Így kerültek a BKIK által koordinált Bridge to Benefits Mesterkurzusra. „Szükségem volt új nézőpontokra, szerettem volna mentorokkal, szakértőkkel találkozni, akik fenntarthatósági szempontból is támogatnak minket az üzleti stratégiánk alakításában és az ‘OkosHACCP a tankonyhákon’ projektünk elindításában. A mesterkurzuson ismertem fel, hogy egy olyan eszköz van a kezünkben, amely oktat, fenntarthatóságot teremt és hosszú távú értéket nyújt a partnerek számára” – összegzi Csilla a tapasztalatokat.

A Bridge to Benefits Mesterkurzus – amelynek idei etapjára már fogadják a jelentkezéseket – egy innovatív tudásmegosztásra fókuszáló program, amelynek elsődleges célja, hogy a kkv-k körében egy személetformálást indítson el: „Az üzleti fenntarthatóság, a pozitív társadalmi és környezeti hatással való működés kialakítása a cél. Emellett azt is fontosnak tartjuk, hogy a programban közreműködő nagyvállalati, civil, önkormányzati és felsőoktatási mentorszervezetek révén egy értékalapú, diverz üzleti közösséget építsünk. A programban résztvevő kkv-kat tudásmegosztással, üzletfejlesztési támogatással, mentorálással és piaci inkubációs eszközökkel támogatjuk annak érdekében, hogy jövőállóvá váljanak, továbbá lehetőségük nyílik egy rendkívül diverz üzleti közösségbe való csatlakozásra” – mondja Mónika a programról.

Az OkosHACCP a Bridge to Benefits Mesterkurzus pitch eseményén 2024-ben az első helyen végzett, utána egy féléves piaci inkubációs szakaszban vett részt. A program képzési szakasza abban segít minden vállalkozásnak, hogy az általa kijelölt társadalmi vagy környezeti ügyet beépítse üzleti modelljébe, így csökkentve a negatív hatásokat és erősítve a pozitívakat. Csilláék esetében ez az ügy egyértelműen a fenntarthatósághoz kötődött, ötvözve ezt a jövő generációjának edukációjával. Az OkosHACCP-t és a hozzá kapcsolódó tudásanyagot ebben a tanévben pilot-jelleggel már elérhetővé tették vendéglátó szakközépiskolákban a diákok és oktatók számára, így a leendő szakemberek már a vendéglátószakmára készülés folyamán megtapasztalhatják, mennyit könnyít az élelmiszerbiztonsági folyamatokon a digitalizáció.

Mit hozhat a jövő?

A digitalizáció és a fenntarthatóság ma már megkerülhetetlen fogalmak a vállalkozói szférában is – elég csak arra gondolni, hogy maguk a fogyasztók is egyre tudatosabban hoznak vásárlói döntéseket, figyelembe véve a fenntarthatósági szempontokat, és kihasználva a digitális eszközök nyújtotta előnyöket. „Amennyiben egy vállalkozás megfelelően tudja képviselni a fenntarthatósági szempontokat, terméke, szolgáltatása megfelel ezeknek, gyorsabban haladhat előre a piaci versenyben. Nyilván ehhez az is kell, hogy üzleti modelljének tervezésekor ezeket a szempontokat beépítse és a hatékonyságát digitális eszközökkel támogassa” – mondja Mónika.

Ha ezeket a lépéseket már kipipálhatjuk, jöhetnek a meredekebb lépcsőfokok – Csilláék például azt szeretnék elérni, hogy vezető szerepet tölthessenek be az élelmiszerbiztonsági digitalizáció területén a közép-kelet-európai piacon: „Ahhoz, hogy ez megvalósuljon, a vendéglátóipar mellett további szektorokra kell kiterjesztenünk a szolgáltatásunkat, mint például az élelmiszer-feldolgozás, vagy a kiskereskedelem. De tervben van egy AI-alapú kockázatkezelő rendszer fejlesztése is, amely előre jelezheti az élelmiszerbiztonsági kockázatokat.”

Boros Csilla Tea, az OkosHACCP alapítójának 3 legfontosabb tippje vállalkozóknak:

1. Ismerd jól a célközönségedet, és igazítsd a valós igényekhez a termékeidet vagy szolgáltatásaidat!
   A vállalkozás sikerének alapja, hogy pontosan értsd, kiket szeretnél megszólítani. A piac kutatása, a vásárlói visszajelzések figyelembevétele és az igények változásaira való gyors reagálás segít abban, hogy mindig releváns maradj a célcsoportod számára.
2. Fektess időt és energiát az online jelenlétedbe és marketingedbe!
   A mai világban az online platformokon való aktív jelenlét már alapkövetelmény. Érdemes tudatosan felépíteni a digitális arculatodat, hiszen egy jól működő weboldal, az aktív közösségi médiahasználat és az átgondolt marketingkampányok növelhetik az elérésedet és a hitelességedet.
3. Légy kitartó, és ne félj tanulni a hibáidból
   A ⁣vállalkozói út tele van kihívásokkal, de a kudarcok nem végállomások, hanem tanulási lehetőségek. Ha kitartóan dolgozol a céljaidért, és a hibákat is építő kritikaként fogod fel, akkor képes leszel még erősebbé tenni az üzletedet.

Harsányi Mónika, a Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara Nemzetközi Projektirodájának vezetője 3 legfontosabb tippje vállalkozóknak:

1. Megfelelő mindset: a siker alapja a pozitív és céltudatos gondolkodás
   A vállalkozásban elengedhetetlen a helyes hozzáállás. A folyamatos fejlődésre való törekvés segít abban, hogy hosszú távon is fenntarthasd a motivációdat és eredményesen építsd az üzletedet.
2. Állandó nyitottság a tudásmegosztásra és kapcsolódásra
   A hálózatépítés és mások tapasztalatainak megismerése kulcsfontosságú. Egy sikeres vállalkozó nemcsak tanul másoktól, hanem szívesen osztja meg a saját tudását is, hiszen a kölcsönös támogatás új lehetőségeket teremt mindkét fél számára.
3. Tanulj a sikerekből és a hibákból, majd tervezz újra!
   Minden siker és kudarc értékes tanulságot hordoz. Fontos, hogy időt szánj ezek elemzésére, és a megszerzett tapasztalatok alapján finomhangold az üzleti stratégiádat, hogy folyamatosan előrelépj .