Így zárd le a digitális ajtókat egy munkatárs távozásakor
Egy kolléga távozása mindig fordulópont: búcsú, átadás, új feladatok. A legtöbb vállalkozás ilyenkor a céges laptopot és a mobiltelefont kéri vissza, a digitális kulcsokat viszont sokszor elfelejtik begyűjteni. Pedig a Google Drive-ban maradt jogosultság, az aktív Microsoft 365-fiók vagy a webshopba még mindig működő belépés ugyanolyan nyitva hagyott ajtó, mint egy be nem zárt irodai bejárat. És nem kell rossz szándék ahhoz, hogy baj legyen: egy elfelejtett fiók maga is biztonsági rés lehet.
„Ha egy korábbi kolléga hozzáférése megmarad, a cég nyitva hagy egy biztonsági rést” – mondja Madarász Péter, a Magyar Telekom ICT termékportfólió-szakértője. A jó hír, hogy ehhez nem kell nagyszabású informatikai munka, egy egyszerű, írásos belépési és kilépési listával egy kisvállalkozás is pontosan látja, ki, mikor és melyik rendszerhez férhet hozzá.
Veszélyes hozzáférések
Ma már a munka jelentős része a felhőben zajlik. A közös dokumentumok, a levelezés, a naptár, az ügyféllista és a számlák is online rendszerekben élnek. Így a csapat otthonról, útközben vagy több telephelyről is dolgozhat, ugyanakkor a céges információk nem egy zárt irodai szekrényben vannak, hanem interneten elérhető fiókokban. Ha tehát egy volt munkatárs felhasználóneve és jelszava a távozása után is működik, bármikor, bárhonnan beléphet a céges környezetbe. „Például hiába törölnek le a laptopjáról minden céges programot, ha a Microsoft-fiókja aktív marad, a saját gépéről ugyanúgy beléphet” – magyarázza Madarász Péter.
A veszély nemcsak abból ered, hogy egy korábbi kolléga rossz szándékkal áll a cége felé. Előfordulhat, hogy ő már régóta máshol dolgozik, a fiókja viszont továbbra is aktív marad. Ha a jelszava kikerül, például egy adathalász e-mail, egy feltört jelszó vagy elhanyagolt biztonsági beállítás miatt, a csalók a volt munkatárs nevében betörhetnek a rendszerbe. Így hozzáférhetnek az ügyféladatokhoz, a számlákhoz, a közös dokumentumokhoz vagy a céges levelezéshez, miközben a vállalkozás azt hiszi, a fiók már régóta inaktív.
Mely fiókokat kell lezárni?
A szakember szerint a céges e-mailen túl érdemes végigmenni minden olyan rendszeren, ahol a munkatárs beléphetett. Ez lehet a webshop kezelőfelülete, a CRM, a számlázó, a Facebook-oldal vagy akár egy partneri kapcsolattartási rendszer. Külön figyelmet érdemel az elektronikus aláírás, mert itt a jogosultság azt is jelenti, hogy a felhasználó dokumentumokat is hitelesíthet. „Az elektronikus aláírást szokták a leggyakrabban elfelejteni, pedig a volt munkatárs így akár szerződéseket vagy számlákat is aláírhat” – hívja fel a figyelmet Madarász Péter. Ezért, ha a távozó kolléga aláíró volt, a jogosultságát azonnal módosítani kell, és érdemes egy másik munkatársat kijelölni a helyére. Így a cég nem marad se aláíró nélkül, se nyitva hagyott jogosultsággal. Nézd át a következő rendszereket:
- Google-fiók: Gmail, Google Drive, közös mappák, naptár.
- Microsoft 365: e-mail, OneDrive, SharePoint, Teams, közös dokumentumok.
- Facebook és Instagram: adminisztrátori, hirdetéskezelői és tartalomfeltöltő jogosultság.
- Webshop és weboldal: rendelések, vásárlói adatok, termékek, árak, fizetési beállítások.
- CRM: ügyféllista, kapcsolattartási előzmények, ajánlatok.
- Számlázó: számlák, partnerek, pénzügyi adatok.
- Banki és pénzügyi felületek: átutalások, kártyakezelés, jóváhagyások.
- Elektronikus aláírás: különösen kritikus, mert a volt munkatárs jogosult lehet dokumentumokat aláírni.
- Partneri és hatósági kapcsolattartási felületek: ezek gyakran kimaradnak a lezárásból.
Így nézzen ki a kilépési checklist
A legjobb, ha a kilépési lista nem a felmondás napján készül el, hanem már a munkaviszony kezdetén rögzítitek, milyen hozzáféréseket kapott a kolléga. Így a távozás stresszes napján nem kell emlékezetből összerakni, mely rendszerekhez fért hozzá. Egy egyszerű táblázat is elegendő: írd bele, mikor lépett be a munkatárs, mely rendszerekhez kapott jogosultságot, és ki adta neki azokat. Ha később új hozzáférést kap, például a webshophoz vagy a számlázóhoz, azt is rögzítsd azonnal. A lista segítségével a kilépéskor pontosan látod, mit kell lezárni, az utód belépésekor pedig könnyen beállíthatod a szükséges jogosultságokat anélkül, hogy túl sokat vagy feleslegeset adnál neki.
- Készíts hozzáférési listát: írd fel, mely rendszerekhez kapott belépést a munkatárs, milyen jogosultsági szinttel.
- Ne csak a jelszót változtasd meg: a Google-, Microsoft- és számlázófiókoknál töröld vagy tiltsd le a felhasználót, így a régi belépési adatok már nem működnek.
- Vizsgáld át a közös mappákat: Google Drive-ban és SharePointban vedd ki a volt munkatársat a megosztásokból és csoportokból.
- Zárd le a közösségimédia-jogosultságokat: a Facebook-oldalnál, Instagramnál és hirdetéskezelőnél távolítsd el az adminisztrátori szerepköröket.
- Nézd át a webshopot és a CRM-et: inaktiváld vagy töröld a felhasználót, majd ellenőrizd, hogy nem maradt-e külön belépése.
- Kezeld a banki és aláírási jogosultságokat: ha a kolléga jóváhagyhatott átutalásokat vagy elektronikusan aláírhatott, ezt azonnal módosítsd.
- Tisztítsd meg a céges eszközöket: ha a laptop vagy mobil a cégnél marad, állítsd vissza gyári állapotba. Ha a munkatárs megvásárolja, töröld róla a céges programokat és adatokat.
Apró tuning, nagy biztonság
Nem kell drága rendszert venni ahhoz, hogy a vállalkozás védettebb legyen, néhány apró beállítás már sokat számít.
- Kapcsold be a kétlépcsős azonosítást minden fontos fióknál.
- Használj céges e-mail-címet a munkahelyi regisztrációkhoz.
- Távolítsd el a volt munkatársakat a közös mappákból és csoportokból.
- Ne tárolj jelszót cetlin vagy nyitva hagyott jegyzetben.
- Kerüld a pendrive-ot és a nyilvános fájlmegosztó oldalakat érzékeny anyagoknál.
- Évente legalább egyszer nézd át, ki melyik rendszerhez fér hozzá.
- Készíts egy egyszerű belépési és kilépési táblázatot.
„Ahol csak lehet, legyen kétlépcsős azonosítás, mert ha valaki megszerzi a jelszót, akkor is van még egy védelmi kör” – mondja Madarász Péter.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
Megoldások a cikkekben felvetett problémákra
Kérdeznél a digitalizációról?
Kérdezd a Telekom Digitalizációs Asszisztenst, és kapj válaszokat a vállalkozásodra szabva.
Megkérdezem