Kevesebben vagytok bent nyáron? Így segíthet az AI a túlélésben
A nyári szabadságolások minden vállalkozás életében próbára teszik a működést. Ez az időszak láthatóvá teszi a problémákat, kiderül, mely folyamatok működnek valóban jól, és melyek csak azért, mert mindig van valaki, aki fejből tudja, mit kell tenni. Ilyenkor sok vezető kezd AI-megoldások után kutatni, hogy gyorsan orvosolja a kapacitáshiányt.
Dibusz Dorottya AI- és stratégiai növekedési tanácsadó, az Arcadia Partners társalapítója. szerint azonban ez rossz kiindulópont, az AI ugyanis nem varázseszköz, és nem is önmagában teremti meg a hatékonyságot. Sokkal inkább egy olyan eszköz, amely csak akkor tud valódi értéket teremteni, ha egy jól átgondolt, működő folyamatra épül. Ezért a nyár nem elsősorban az AI-bevezetés időszaka, hanem a szervezet vakfoltjainak felismeréséé.
„Az AI olyan, mint a matematika: rengeteg mindenre használható, de önmagában nem old meg problémákat. Éppen ezért a vezetői gondolkodásnak nem azzal kell kezdődnie, hogy ’milyen AI-alkalmazást vezessünk be’, hanem azzal, hogy ’melyik ismétlődő feladat fáj a legjobban, hol megy el aránytalanul sok idő adminisztrációra’”, mondja Dibusz Dorottya. Hozzáteszi: a nyári időszak azonban kiváló diagnózist ad arról, hol vannak a gyenge pontok. A most tapasztalt nehézségeket érdemes feljegyezni, majd ősszel tudatosan végiggondolni, hogyan lehetne úgy átalakítani a folyamatokat, hogy a következő nyáron már ne ugyanezek a problémák jelentkezzenek.
Kezdd mikrofeladatokkal!
A jó hír, hogy nem szükséges rögtön teljes üzleti folyamatokat automatizálni. Számos sikeres AI-projekt csak néhány percet spórol meg naponta, ezek összeadódva azonban komoly időnyereséget jelentenek. Az egyik legjobb kiindulópont a meetingek adminisztrációja. A mai AI-eszközök képesek automatikusan átiratot készíteni a megbeszélésekről, összefoglalni az elhangzottakat, kigyűjteni a feladatokat, felelősöket és határidőket. Így akár néhány perccel a meeting után minden résztvevő megkaphatja az egységes összefoglalót.
Már a Google is sokat segíthet
Sok vállalkozó számára meglepetés lehet, hogy bizonyos AI-funkciók már most rendelkezésre állnak, külön beruházás nélkül. Ha például a cég Google Workspace-t használ, a Gemini képes hosszú e-mail-láncokat összefoglalni, korábbi projektkommunikációt áttekinteni, dokumentumokat megkeresni, vagy néhány mondatban összefoglalni egy több hónapja futó ügy teljes előzményeit. Az ilyen általános asszisztensfunkciók különösen hasznosak lehetnek nyáron, amikor a helyettesítő kollégák gyorsan szeretnének képbe kerülni egy-egy projekttel kapcsolatban.
Az időpont-egyeztetések automatizálása is jelentős adminisztrációt spórolhat meg. Ahelyett, hogy hosszú e-mail-váltásokban keresnénk közös időpontot, egy online naptárfoglaló rendszer néhány kattintással megoldja ezt. Ugyanígy automatizálható az is, hogy egy meeting során egyeztetett következő időpont automatikusan bekerüljön minden résztvevő naptárába. Ezek apróságnak tűnnek, mégis napi szinten jelentős időt vesznek el, miközben technikailag viszonylag egyszerűen kiválthatók.
Értékesítés és HR
Nyáron a legnagyobb veszteségek sokszor az értékesítésben keletkeznek, ilyenkor ugyanis különösen gyakori, hogy elmaradnak az utánkövetések. Később válaszolunk az ügyfeleknek, elfelejtünk visszahívni valakit, vagy egyszerűen elveszítjük a fonalat egy hosszabb értékesítési folyamatban.
Ilyenkor sokat segíthetnek azok az AI-alapú workflow-k, amelyek egy-egy ügyfélkapcsolati esemény után automatikusan elkészítik a follow-up e-maileket, összefoglalják a megbeszélést, vagy emlékeztetnek a következő lépésekre. Ezek ugyan nem helyettesítik az értékesítőt, de jelentősen csökkentik annak esélyét, hogy egy potenciális ügyfél egyszerűen „elveszik” a nyári káoszban.
A toborzás során is sok olyan feladat akad, amelyet már ma is könnyen lehet automatizálni. A jelentkezések visszaigazolása, az elutasító levelek kiküldése vagy akár egy személyre szabott köszönőüzenet elkészítése nemcsak időt takarít meg, hanem javítja a vállalat megítélését is.
„Rengeteg pályázó panaszkodik arra, hogy egyetlen visszajelzést sem kap a jelentkezése után. Már egy jól megfogalmazott automatikus üzenet is azt sugallja, hogy a cég tisztelettel bánik a jelentkezőkkel, ami hosszú távon az employer brandinget is erősíti”, mondja Dibusz Dorottya.
Tartalomgyártás: nem helyettesíti az AI a stratégiát
A generatív AI ma már képes közösségi médiás posztokat, hírleveleket vagy e-maileket írni, de szakértőnk szerint ez az a terület, ahol különösen könnyű rossz irányba indulni. „Ha egy vállalkozás csak azért készít AI-jal tartalmakat, hogy ’legyen valami kint’, annak kevés értelme van. Sőt, az ilyen, stratégia nélküli, generikus tartalmak sokszor inkább rontják a márka hitelességét...
Az AI akkor tud valódi segítséget nyújtani, ha egy meglévő kommunikációs koncepciót támogat. Használható kutatásra, heti hírek összegzésére, első szövegvázlatok elkészítésére vagy különböző tartalomformátumok gyors átalakítására, de az értéket továbbra is az emberi gondolkodás adja hozzá”, mondja a szakember.
Nem egyszerre kell mindent megoldani
S hogy mégis hogyan kezdjük az ismerkedést az AI-eszközökkel? A legjobb stratégia az, ha egyetlen jól körülhatárolható problémával kezdünk. Érdemes kiválasztani azt a feladatot, amely a legtöbb időveszteséget okozza – legyen az meetingjegyzetelés, follow-up e-mailek készítése, időpont-egyeztetés vagy projektösszefoglalók írása –, és először erre keresni AI-megoldást. Ha ez beválik, lehet továbblépni a következő területre. Így nemcsak a bevezetés lesz kezelhetőbb, hanem a munkatársak is könnyebben elfogadják az új eszközöket.
MILYEN AI-ESZKÖZT HASZNÁLJAK? 3 TIPP DIBUSZ DOROTTYÁTÓL
Alrite
Magyar fejlesztésű beszédleíró és fordító alkalmazás, amely kiemelkedő pontossággal kezeli a magyar nyelvet. Azonnali hang- és videóátiratot készít, automatikusan feliratoz, és az elkészült átiratokat képes más nyelvekre lefordítani. Használhatjuk meetingek és tárgyalások dokumentálására, tartalomgyártásra, videós feliratozásra a közösségi médiára.
Calendly
Online időpontfoglaló eszköz, amely automatikusan összehangolja a naptáradat a foglalási felülettel, így mások csak a szabad időpontjaid közül választhatnak. Kiküszöböli a hosszas egyeztetést, emlékeztetőket küld, és videóhívási platformokkal, valamint számos üzleti alkalmazással is integrálható.
Zapier
Automatizációs platform, amely különböző alkalmazásokat kapcsol össze úgy, hogy egy esemény automatikusan elindítson egy vagy több műveletet más rendszerekben. Programozás nélkül hozhatók létre munkafolyamatok, például egy új űrlapkitöltésből CRM-bejegyzés, e-mail vagy Slack-üzenet készülhet automatikusan.
Neked miben segít az AI a mindennapi munkában?
Nagy Krisztián és Csiky Klaudia, tulajdonos, Nobile Marketing
A mesterséges intelligencia a mindennapi munkánk része, adminisztrációs és ügyféloldalon is. Videóvágásra és képszerkesztésre például használjuk a Nim AI-t, összetett feladatokra a Manus AI-t, de a ChatGPT-vel és a Claude-dal is napi szinten dolgozunk.
Az adminisztrációs rutinfeladatokat azonban nagyszerűen át tudja venni az AI, így több idő marad a valóban értékteremtő munkára. Használjuk például a napi levelezésünk kezelésére: a bejövő e-maileket összefoglalja, rendszerezi, hogy melyek a prioritások és összefoglalja a lényeget. A posztok ütemezésével is sok időt lehet spórolni. Ha például tíz videó beütemezése eddig két órába telt, azt az AI két perc alatt elvégzi, de a képek leválogatásával is órák mentek el régen, és a felskálázásukban, azaz a felbontás javításában is óriási segítség. A gyártásban is hasznosak az AI-generált videók, még akkor is, ha nagyrészt igyekszünk saját készítésű anyagokkal dolgozni.
Részfeladatokra és ötletelésre tökéletesnek tartjuk az AI-modelleket, egy teljes munkafolyamatot azonban nem bíznánk rájuk, mert ebben kreatív munkából nem hagyható ki az emberi tényező, ellenkező esetben mesterkélt lesz és nem lesz hiteles a végeredmény. Vannak ügynökségek, amelyek szinte teljes egészében az AI-ra támaszkodnak, de szerintem látszik, ha egy munkából hiányzik az emberi gondolat, a hozzáadott érték. Pedig a marketingnek, a brandépítésnek éppen az a lényege, hogy egyediek legyünk.
Nyitottak vagyunk az új megoldásokra, hiszen a szakmánk különösen gyorsan változik, amit naprakészen le kell követnünk, a közeljövőben például nagy változások jönnek a keresőfelületeken is, sokkal jobban fognak támaszkodni az AI-ra. Most azon dolgozunk, hogy az adminisztratív feladataink nagy részét teljesen át tudjuk adni a mesterséges intelligenciának, és így teljesen a munkánk kreatív részével foglalkozhassunk.
Máthé Csilla ügyvezető, tulajdonos, Myne Natúrkozmetikumok
Nálunk az AI nem helyettesíti az embert, hanem felgyorsítja a gondolkodást. Mi viszonylag korán kezdtük használni a mesterséges intelligenciát, és ma már a cég működésének szinte minden területén ott van. Segít a social media tartalmak tervezésében, videószkriptek készítésében, piackutatásban, gyártási folyamatok optimalizálásában, új gépek vagy alapanyagok felkutatásában, sőt még termékfejlesztési ötletek és üzleti forgatókönyvek kidolgozásában is. Volt, hogy egy 30 oldalas jogi dokumentumot foglaltattam vele össze tíz pontban, máskor egy gyártási technológia felkutatásában vagy meglévő termékek optimalizálásában segített. Az üzleti tervezésben is támaszkodunk rá, tavaly például a feltöltött kimutatásaink alapján háromféle forgatókönyvet készíttetünk vele 2026-ra, a megadott paraméterek szerint.
Hosszú időt szántunk arra, hogy 'betanítsuk': megismertettük vele a márkánkat, az értékeinket, a termékeinket és a hangvételünket, így ma már sokkal relevánsabb javaslatokat ad. Ugyanakkor van egy aranyszabályunk: semmit nem veszünk át tőle változtatás nélkül. Az AI kiváló kiindulópont, partner az ötletelésben, de a végső döntést mindig mi hozzuk meg. A Myne Natúrkozmetikumok egyik legfontosabb értéke a személyes hangvétel, ezt nem szeretnénk feláldozni a gyorsaság kedvéért. Lehet, hogy egy videószkript első változatát a ChatGPT írja meg, de végül mindig a saját szavaimmal készül el az anyag.
Rengeteg időt spórolunk azzal is, hogy hosszú dokumentumokat összefoglal, elemzéseket készít vagy különböző forgatókönyveket dolgoz ki számunkra az AI. Most például egy olyan egyedi GPT kialakításán dolgozunk, amely az ügyfélszolgálati válaszok előkészítésében segíti az új kollégánkat, de ez sem teljesen automatikus válaszadás lesz, inkább egy intelligens asszisztens, amely megkönnyíti a munkát.
Szerintem ma már versenyhátrányba kerül az a vállalkozás, amely egyáltalán nem használ mesterséges intelligenciát. De ugyanekkora hiba vakon megbízni benne. Az AI csak akkor igazán értékes, ha mögötte ott van a szakmai tudás, a tapasztalat és a kritikus gondolkodás. Én úgy tekintek rá, mint egy rendkívül gyors és szorgalmas munkatársra, akinek a munkáját ugyanúgy ellenőrizni kell, mint bármelyik kollégáét.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
Kérdeznél a digitalizációról?
Kérdezd a Telekom Digitalizációs Asszisztenst, és kapj válaszokat a vállalkozásodra szabva.