Lemarad a céged a versenyben? Lehet, hogy az egész működését újra kell gondolni
Egy új szoftver bevezetése még nem oldja meg egy csapásra a cég összes problémáját. Ha a vállalkozás lemarad a versenyben, nehezen reagál a változásokra vagy egyre több emberrel sem lesz hatékonyabb, lehet, hogy az egész működését újra kell gondolni. De hogyan lehet úgy jelentős változtatásokat véghezvinni, hogy közben ne álljon fejre a napi üzletmenet? Többek között ehhez is ad hasznos tanácsokat dr. Vinnai Balázs, az IVSZ – Digitális Vállalkozások Szövetsége elnöke.
Sereghajtók vagyunk az Európai Unióban, ha a vállalkozások digitális intenzitásáról van szó. És ez sajnos nemcsak egy előszeretettel puffogtatott frázis, adatok bizonyítják: az Eurostat 2025-ben megjelent digitális összefoglalója szerint a legalább 10 főt foglalkoztató magyar vállalkozások 41,53%-a nagyon alacsony szinten áll a digitalizációt tekintve. Az EU-tagállamokat tömörítő rangsorban csak Görögország és Bulgária szerepel rosszabbul nálunk. Az EU-átlag egyébként 26,4%, az éllovas Finnországban csak 100-ból 7 vállalkozás esik ebbe a kategóriába.
Mit is jelent a transzformáció egy vállalkozás esetében?
Van tehát mit javulnia a magyar kkv-szektornak, és nem is csak a digitális eszközök bevezetése terén. Aki úgy érzi, lemaradt a versenyben, legjobb, ha mindjárt egyfajta cégtranszformáción gondolkodik el. Hogy mit is jelent ez, azt dr. Vinnai Balázs, az IVSZ - Digitális Vállalkozások Szövetsége elnöke segít elmagyarázni: „A digitalizáció papíralapú feladatokat visz digitális térbe. A transzformáció ennél gyökeresebb változást hoz: az üzleti modell, a kultúra és a működési logika teljes újragondolása. Nem betonozzuk be szoftverrel a rossz folyamatot – újraépítjük. Az eredmény egy adatalapú, rugalmas, skálázható szervezet, ahol a technológia nem az IT-osztály ügye, hanem a stratégia gerince.”
Amikor azt tapasztaljuk, hogy a konkurencia napok alatt reagál ugyanarra a helyzetre, amelynél a mi vállalkozásunknak hetekre volt szüksége, vagy amikor csak agresszívabb árazással tudjuk tartani a versenyt, mert a nem hatékony működés feléli a marzsot, akkor bizony egyértelmű jeleket kapunk arra, hogy változtatni kell. Méghozzá gyökeresen. Az már nem elég, ha arra számítunk, hogy majd egy új CRM vagy egy chatbot megoldja a problémákat – ezt szakértőnk amolyan ’digitális ragtapasznak’ nevezi, amely nem hoz lényegi változást, ha a mögöttes logika megmarad az, ami 10+ évvel korábban rögzült. Dr. Vinnai Balázs szerint a vállalkozó általában két utat lát: „Vagy a végtelenségig emeli az árat és kiárazza magát a piacról, vagy technológiával pótolja azt, amit a munkaerőpiac nem ad meg. Eközben a generatív AI és a felhő ma már nem a multik privilégiuma – egy jól digitalizált, 10 fős cég ma hatékonyabb lehet egy 100 fős ’analóg’ szervezetnél.”
Honnan tudjuk, mi maradjon és mi ne? Mi legyen a változtatás alapja?
Balázs rámutat, hogy az a legveszélyesebb, ha egy cégnél gyakran elhangzik hivatkozásként: ’Mi ezt mindig így csináltuk.’ Lehet, hogy pont ez okozza a problémát, hogy a vállalkozás beleragadt egy bizonyos működési módba, közben a világ elment mellette. Vannak persze olyan tényezők, amelyekre mindenképpen támaszkodhatunk: a szaktudást, a minőséget, a rugalmasságot, a személyes odafigyelést semmiképp sem érdemes elengedni. Ahogy vállalkozásvezetőként ragaszkodnunk kell minden olyan dologhoz, ami miatt egy ügyfél minket választ. „A transzformáció célja nem a múlt eltörlése, hanem a mag felerősítése. Nem rombolás, hanem újrafókuszálás: megtartjuk a magot, lecseréljük a héjat. És a héj a legtöbb hazai cégnél nem tudatos stratégia, hanem évek alatt lerakódott kényszermegoldás” – emeli ki dr. Vinnai Balázs.
Ha tehát sikerül megfejtenünk, vállalkozásunk esetében mik a mag alkotóelemei és mik a könnyen lehántható héj részei, akkor jöhet a következő döntési pont: mit és hogyan érdemes változtatni? „Azt kell eldönteni, hogy az új technológia bevezetése mit hoz a konyhára. Milyen üzleti problémát old meg, milyen mutatókon mérhető, hogyan hat a profitra? És mivel az AI-forradalom kellős közepén vagyunk kiforrott recept nélkül, a vezetőnek arra is választ kell adnia, hogyan viszi magával a régi rutinhoz szokott csapatot” – hangsúlyozza Balázs. Hozzáteszi, hogy bár ma már a technológia szinte mindenre képes, nem szabad általános megoldóképletként tekintenünk rá. Sőt, nem árt szem előtt tartanunk, hogy a technológia nem old meg semmit, amit előzetesen nem egyszerűsítettünk le.
Ha szeretnénk minél hamarabb kézzelfogható eredményt látni, azt megtalálhatjuk az olyan folyamatokban, amelyeknek az átalakítása nem igényel jelentős kiadást, többletkapacitást. Ilyen lehet például az elektronikus számlázás: mennyivel egyszerűbb, ha a számlázórendszerünk automatikusan elvégzi a kintlévőségek összesítését, sőt, még emlékeztetőt is küld a lejárt számláról, mintha egy Excel-táblázatot bújva próbálnánk minden hónapban a hiányzó összegek nyomára bukkanni. De Balázs további példákat is sorol: „A sablonosított, felhőalapú ajánlatkészítés napokról órákra rövidíti az értékesítési ciklust. A szétforgácsolt e-mail- és chat-alapú vezetés helyett egy közös felhőplatform azonnali státuszáttekintést ad és nem lesz az az érzésünk, hogy bárkit zaklatunk vele.”
Az új folyamatok bevezetésénél legjobb, ha a vezető a projekt szponzoraként és semmiképp sem a szerelőjeként tekint magára. Merthogy az ő feladata nem a motor megépítése. De ő az a személy, akinek meg kell mondania, hogy merre tartunk, biztosítania kell az ’üzemanyagot’, gondoskodnia kell arról, hogy a megfelelő emberek a megfelelő helyre kerüljenek. Az sem hátrány, ha a vezető nemcsak szavakban, de tettekben is kiáll a változtatások mellett: tehát például nem papíralapon kéri a riportot a kollégáktól, mert máris hiteltelenítené a cég digitalizációs törekvéseit. És ha már az irány kijelölése példaként szóba került: a cél ne technológiai legyen – tehát ne azt mondjuk, hogy ’bevezetünk egy AI-modellt’, hanem üzleti – mondjuk azt, hogy ’30%-kal csökkentjük az átfutási időt’.
Miben segíthet minket az AI és hogyan tudjuk ezt a legjobban kiaknázni?
Nem véletlen a mesterséges intelligenciával kapcsolatos példa: ma már szinte megkerülhetetlen egy kkv esetében is, hogy az AI-ra támaszkodjon. Az már nem számít újdonságnak, hogy rutinfeladatokat átvehet tőlünk az AI, de mire lehet még jó egy vállalkozás életében? Balázs szerint az AI használata valódi szintlépés, nem csupán sebességnövelés: „Nem arról szól, hogy gyorsabban csináljuk a régit, hanem kínáljunk olyat, amire eddig képtelenek voltunk. Ilyen lehet például a prediktív elemzés, a hiperperszonalizáció, az adatalapú döntéshozatal a megérzés helyett. Mivel az AI gyakorlatilag minden területet érint, nem elég egy-egy csapatot kiképezni: tudatos AI governance kell, ami összehangolja a szervezetet.”
Egy kisvállalkozás életében bármilyen működésbeli változás feltűnő lehet – de hogyan érjük el, hogy ne kerüljön veszélybe a napi üzletmenet? „A professzionális átállás olyan, mint egy repülőgép karbantartása: az utas semmit nem érez belőle, csak azt, hogy célba ér. A folyamatos üzletmenet nem szerencse kérdése, hanem tervezésé. A megoldás a sandboxban tesztelt, majd párhuzamosan futtatott rendszerváltás: az új megoldás először egy szűk körben bizonyít, majd egy átmeneti időszakban a régi és az új egyszerre fut, mindig kéznél tartva a visszalépési tervet. A régi rendszert csak akkor kapcsoljuk le, ha az új tartósan, hiba nélkül teljesít” – javasolja dr. Vinnai Balázs.
Ha valaki azért ódzkodna a céges működés átalakításától, mert attól tart, hogy ennyi kütyü és új technológia esetén túl nagy a hibalehetőség, annak érdemes megfontolnia Balázs szavait: „A bukás szinte sosem technológiai – a szoftver működik, a felhő elérhető. A hiba stratégiai és vezetői: például, ha nem optimalizálják a folyamatot átállás előtt, a digitális térbe csak átköltöztetik a régi káoszt. De ugyanígy elhibázott döntés lehet az is, ha a teljes projektet kiszervezik egy IT-cégnek, mintha kizárólag technikai feladat volna. Nem beszélve arról, ha spórolnak a betanításon, vagy a változástól alapvetően félő munkatárs szabotálja a rendszert és titokban továbbra is a saját Excel-táblájában végzi a feladatait.”
Azok számára, akik konkrét bizonyítékokat szeretnének látni arra, hogy a cégtranszformációjuk megtörtént és valóban hatásos volt, dr. Vinnai Balázs három viszonyítási pontot is ajánl: „A legjobb indikátor az egy munkatársra jutó árbevétel: ha nő, miközben a létszám nem, a technológia valódi terhet vett át. Emellett drasztikusan csökken az átfutási idő, ahogy a manuális adminisztráció 80-90%-a eltűnik és a felszabaduló idő ügyfélkapcsolatra, értékesítésre, innovációra fordítódik. A végső jel pedig az lehet, hogy a vezető nem a hónap végi Excelre vár, hanem valós idejű dashboardról dönt – és a cég rendszerei zökkenőmentesen kommunikálnak a beszállítókkal, a NAV-val és a vevőkkel.”
Dr. Vinnai Balázs, az IVSZ elnökének 3 legfontosabb tippje cégtranszformáció előtt álló vállalkozásvezetőknek:
- Legyen egy tiszta víziónk! Lássuk pontosan, hogy mit szeretnénk változtatni, mi lenne a cél az új működési móddal. A megvalósítás azonban apró és kezelhető lépésekben történjen.
- Tartsuk be a megfelelő sorrendet! Először kapacitást teremtünk, aztán átalakítunk, végül skálázunk — ebben a sorrendben, soha nem fordítva. És repülés közben nem cserélünk motort – de agilis sprintekben igen.
- Ne egyszerre cseréljünk le minden rendszert! Kezdjük a repetitív adminisztráció automatizálásával: az így felszabaduló munkaóra lesz az üzemanyag a következő, komolyabb fázishoz.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
Kérdeznél a digitalizációról?
Kérdezd a Telekom Digitalizációs Asszisztenst, és kapj válaszokat a vállalkozásodra szabva.
Megkérdezem