Ne várd meg az őszi tűzoltást! – Honnan látod, hogy működési szintet kell váltani a cégben?

Van egy pont, amikor a vállalkozás még működik, a munka is elkészül, a bevétel sem feltétlenül rossz, mégis egyre erősebben lehet érezni, hogy a régi működés már nem viszi tovább a céget. Túl sok minden fut egyetlen ember fejében, túl sok döntés áll meg ugyanannál az asztalnál, a vezető pedig egyre fáradtabban próbál mindent összetartani.

{{ formattedDate }}5 perc olvasási idő

Szia! A Telekom Digitalizációs Asszisztense vagyok. Kérdezz a digitalizációról!

Egerszegi Krisztián, a MiniCRM Zrt. cégépítője pontosan ismeri ezt a helyzetet. Interjúnkban arról beszélt, hogy amikor a cég kinövi azt a működést, amivel idáig eljutott, akkor nem egyszerűen többet kell dolgozni rajta, hanem másképp kell felépíteni a mindennapi munkát.

Amikor már nem a te kezedben van a naptárad

Az első jel arra, hogy szintet kell váltani, amikor a vezetőként már szinte minden feladatot egymagad akarsz kézben tartani, mert azt érzed, más nem fogja olyan jól megcsinálni. Így egyre több feladat kerül vissza hozzád, és bár a cég látszólag még működik, belül már egyetlen ember vállán nyugszik az egész rendszer.

A második jel a káosz: el vagy havazva, nincs időd semmire, mindent elfelejtesz, a naptárad pedig már nem a te irányításod alatt telik meg. Nem te kontrollálod az idődet, hanem a munka talál meg téged. „Ez az első pillanat, amikor már azt veszed észre, hogy rengeteget dolgozol, késő este jársz haza, lehet, hogy még pénzed is van, de valami nem kerek.”

A harmadik jel akkor látszik meg igazán, amikor a cég növekedni kezd, de ezzel együtt a hibák száma is emelkedik. A működés már nem bírja el azt a tempót, amit a piac, vagy te magad diktálsz. Egerszegi Krisztián cégének az életében is volt egy pont, amikor egyetlen elcsúszott sor, egyetlen hiba 25 millió forint veszteséget okozott. Ekkor ébredt rá, hogy a folyamatokat, a cég egész működését újra kell gondolni.

Rend a fejekben és a feladatokban

A probléma nem pusztán az, hogy sok a munka, inkább az a baj, hogy a feladatok túl nagy része a vezetőként csak a te fejedben él, és nincs mögöttük tiszta rend. Minden visszahullik hozzád, és neked kell eldönteni, ki mit csináljon, hol tartanak a feladatok, mi csúszott el… A szakember szerint ilyenkor nem az a megoldás, hogy felveszel még egy embert. Először látnod kell, mi történik valójában a cégben, meg kell tudnod mondani, melyik feladat a valódi, melyik csak megszokás, és miből kellene végre folyamatot építeni.

„Ha nem tudod leírni egy magyar mondattal, hogy mi a célja, miért csinálod?”

Ez a kérdés rávilágít a rendetlenségre: ha egy feladat célja nem világos, akkor a munkát is nehezebb kérni, számonkérni és javítani.

A szintváltás lépései a gyakorlatban

A működési szintváltás nem egy megugorhatatlan, elvont üzleti fordulat. Egerszegi Krisztián szerint ez inkább egy nagyon is hétköznapi rendrakás, amit a következő 3 lépéssel érdemes elindítani:

Lépj ki a mikromenedzselésből! Írd le akár post it-ekre a feladataidat, hogy pontosan mivel telik el a napod. Ebből látni fogod, mi az, amit tényleg neked kell csinálni, és mi az, amit delegálhatsz másnak.
Építs folyamatokat a feladatokból! Az ismétlődő munkát nem érdemes a memóriádban tartani. Legyen rá egy világos, átlátható folyamatod.
Legyen digitális rendszered! A folyamatokhoz és adatokhoz kell egy szoftver, ahol a határidők, az ügyfélkapcsolatok és a felelősségek egy helyen látszanak. Ez lehet egy jól beállított CRM rendszer.

Egy cég akkor tud gyorsan reagálni a piacra, ha a rendszere is gyors, így a változások nem hónapok, hanem napok alatt futnak át a rendszeren. Egy jó rendszer nemcsak egy szoftver, hanem segít abban, hogy amit kitalálsz, azt meg is tudd valósítani, és ne vesszen el a napi rutinban. Az AI korában pedig egy rendszer nem csak az adataidat tárolja, feladataidat kezeli, hanem egy „AI munkatárssal” ezek jó részét akár el is végzi helyetted, így tudsz igazi versenyelőnyt szerezni.