Növelte a cége hatékonyságát, ezzel a vásárlói is egyre környezettudatosabban tudnak élni

Amit az Asanáról tudni kell

Az ingyenes és fizetős verzióban is elérhető Asana az egyik legnépszerűbb projektmenedzsment-applikáció, ami iparágtól függetlenül segíthet bennünket az egyéni és csapatszintű feladataink, projektjeink szervezésében, legyen szó sales- vagy marketingről, termékfejlesztésről, kreatív projektekről vagy adminisztrációról. Az Asana nem csak a nagyvállalatok játékszere; ideális hatékonyságnövelő megoldást jelent kkv-k számára is, megfelelő használata igazi tuningot jelent a cégünk számára. „Ráadásul az Asana alapszintű alkalmazása alig fél óra alatt elsajátítható” – hívta fel figyelmünket Markó Tamás, a digitallwork.hu alapítója, a digitális rendszerek céges bevezetésének szakértője.

Az Asana legfontosabb funkcióiról röviden:

• Lehetővé teszi különböző projektek létrehozását, feladatokra bontását, a felelősök kijelölését és határidők beállítását
• A projektek változatos sablonokkal és automatizálással a csapat igényeihez igazíthatók, egyszerűsítve az ismétlődő folyamatokat.
• Gantt-diagramhoz hasonló idővonal segítségével követhetők a határidők és a feladatfüggőségek.
• Kommentek, fájlok és valós idejű frissítések segítik a kommunikációt, integrálva számos más eszközzel.
• Részletes jelentések és műszerfalak nyújtanak betekintést a termelékenységbe és a projektek előrehaladásába.
• Támogatja a Google Drive, a Dropbox, a Trello, a Slack és más alkalmazások integrációját.

A SolarKit példája: dolgozói tapasztalatok alapján finomhangolni

„A SolarKit-nél hiszünk a szoftverek és digitalizáció fontosságában, ám nem elvakultan; inkább szoros visszakövetésen és dolgozói tapasztalatokon alapszik az, hogy melyik eszköz hogyan és miként nyújt megoldást a napi operációra. Így esett a választás az Asanára is, mely a HubSpot mellett a legértékesebb céges platformunk” – fogalmazott Tóth Marcell, a SolarKit  ügyvezető igazgatója. A cég egy megbízható baráti ajánlás során figyelt fel az alkalmazásra, és az ingyenes verzióval indulva az Asana fokozatosan vált egyre kedveltebbé.

Cél az energiahatékonyság

„A SolarKit csapatával energiahatékonyabb ingatlanokat szeretnénk megvalósítani magánszemélyeknek és cégeknek, az általunk telepített és forgalmazott napelemes, hőszivattyús rendszerekkel s a közlekedésben és épületgépészetben is az elektrifikációs irányt képviseljük, mely kevesebb lokális környezetszennyezést eredményez” – adott betekintést a cég missziójába Tóth Marcell. Például egy hőszivattyús fűtés, használati melegvíz, napelemmel, akkumulátorral kiegészítve jelentős károsanyagkibocsátást tud spórolni egy családi háznak, vagy ipari létesítménynek is. Teljeskörű tervezéssel, kivitelezéssel dolgozva és évtizedes garanciaidővel már több, mint 4 000 hazai ügyfelük van.

A sikeres integráció és a vezető szerepe

„Nagyon fontos, hogy legyen egy olyan felelős a cégben – akár a cégvezető, akár egy általa kijelölt személy –, aki pontosan és tisztán kommunikál az eszköz bevezetésének céljáról és annak körülményeiről” – emelte ki Markó Tamás. A kommunikációval kapcsolatban megjegyezte: tapasztalatai szerint rendszeres, napi és heti szintű kommunikációra van szükség a sikeres integráció érdekében. A szakember ugyanakkor kiemelte a cégvezető minősített felelősségét . „Ha szeretne is egy digitális projektmenedzsment-eszközt bevezetni, ám azt ő személy szerint utálja és eltolja magától, akkor az ő aktív szerepe és pozitív példamutatása nélkül kudarcra ítélt az egész folyamat” – árnyalta a helyzetet Markó Tamás.

Szerinte a bevezetés előtt fontos meghatározni, hogy az eszközt ki és mire használja majd. „A feladatkezelés és a projektmenedzsment nagyon tág fogalmak, ezért minden érintett számára érthető módon le kell írni, hogy mit értünk feladat, projekt és folyamat alatt” – hívta fel a figyelmünket Markó Tamás. Szerinte a „legjobb tanulás a gyakorlás” elve alapján érdemes magát az Asana bevezetésének folyamatát is egy projektként kezelni.

„Az integráció során jelentkező kihívás sokkal inkább szervezeti, mint technikai természetű” – hívta fel a figyelmet a szakember. Egy bizonyos ponton minden vállalkozásnak el kell döntenie, hogy a digitalizáció összességében mennyire jelent számára értéket, és mennyire tekinti azt a szervezeti kultúra részének. „Ha pedig a digitális eszközök alkalmazása és a hatékony munkavégzés értéket jelent, akkor azt ki kell mondani, és a jövőben megüresedő pozíciókat is a digitalizációra nyitott emberekkel kell feltölteni” – fogalmazott Markó Tamás. ⁣

Az Asana bevezetésének kulcsfontosságú szempontjai:

• Határozzunk meg világos célokat.
• Szervezzünk képzéseket, oktatásokat.
• Ügyeljünk a fokozatos bevezetésre.
• Igazítsuk az Asana beállításait a szervezet és a csapat igényeihez.
• Rendszeresen kommunikáljuk az eszköz előnyeit.

Hogyan csinálta a SolarKit?

Az Asana integrálása a SolarKit életében is egy többlépcsős folyamatot jelentett. „Edukációs meetingeket és oktatásokat szerveztünk a kollégáink számára, azonban az Asana szervezeti adaptációja nem volt teljes értékű” – fogalmazott Tóth Marcell. Markó Tamás is kiemelte az oktatás jelentőségét azzal együtt, hogy „ezeken a maximum egy órás képzéseken nem szükséges mindenkinek a teljes rendszert megtanulnia; a munkatársakat azon funkciók elsajátításában kell támogatni, amiket nagy valószínűséggel napi szinten használnak majd.” A SolarKit-nél leginkább a projektekben dolgozó csapatok – mint például a marketing, ahol fontos a külső alvállalkozókkal a to-do-list alapú kapcsolattartás – használják a mindennapok során.

Az Asana különösen hasznos olyan projektekhez – folytatta Tóth Marcell –, ahol különböző területekről érkező emberek dolgoznak együtt, és fontos, hogy mindenki hozzájárulását és információit könnyen át lehessen látni. Az egymásra épülő, szorosan összefüggő feladatok esetén is nélkülözhetetlen az átláthatóság biztosításához. Ugyanakkor – tette hozzá cégvezető – a projektek minden lépésének helyes dokumentálása időigényes feladatot jelent.

A munkatársak közötti hatékony együttműködést az Asanában a minden információt tartalmazó platform használata, a menedzseri elvárások és a számonkérés biztosítja. A gördülékenységet szolgálják még a heti és a napi státusz meetingek, a priorizálás és a board view adta könnyű átláthatóság. A teljesítményt a heti elvégzett feladatok számában és az előrehaladott projektek státuszában mérik.

Hogyan győzhető le az ellenállás?

Miután minden változás kitermeli a maga „ellenállóit” is, természetes módon egy új projektmenedzsment-alkalmazás bevezetése is járhat némi ellenállással. Markó Tamás általánosságban úgy véli, hogy egy szervezetben a tagok mintegy húsz százaléka szokott befeszülni egy új rendszer bevezetése idején. „Volt némi ellenállás, mivel rájöttünk, hogy az Asana nem minden divíziónak hozott valódi hatékonyságnövekedést. Egyes embereknél és csapatoknál inkább felesleges adminisztrációt eredményezett, ezért ezekben az esetekben más megoldást választottunk, és inkább meeting-jegyzőkönyvekkel tettük egyszerűbbé a folyamatokat” – avatott be bennünket Tóth Marcell.

Mivel a változásokkal szembeni ellenállás gyakran az ismeretlentől való félelemből ered, ezért fontos, hogy az érintetteket időben tájékoztassuk az új eszköz bevezetésének céljairól és előnyeiről. A már említett képzések, oktatások vagy akár workshopok szintén növelhetik a változás elfogadását és a munkatársaink egyre bővülő tudásukkal magabiztosabbá is válnak. Érdemes a rendszert fokozatosan bevezetnünk, illetve gyűjtenünk és komolyan vennünk a visszajelzéseket is; a kollégáink minél inkább érzik, hogy van ráhatásuk az őket érintő folyamatokra, annál inkább csökken a változással szembeni ellenállásuk. Tehát nyílt kommunikációval, megfelelő oktatással és okosan végig vitt fokozatos bevezetéssel gyorsabbá és feszültségmentésebbé válhat az integráció.

Markó Tamás szerint nehéz konkrétan megmérni a sikeres bevezetés után jelentkező termelékenységnövekedést, ám egy szempontot mindenképpen megemlített. Ha a vezető és munkatársak megfelelően alkalmazzák a rendszert, akkor minden feladat és projekt, illetve azok státusza és felelősei egy rendszerben szinte egyetlen pillantással áttekinthetők és szükség esetén optimalizálhatók. „Mindezzel rengeteg telefonhívás és email-küldés, illetve státuszjellegű meeting válik feleslegessé, ezek drasztikus csökkenése pedig rengeteg plusz időt és energiát jelent a vezetőnek és a munkatársaknak egyaránt” – emelte ki Markó Tamás.

Összefoglalva

• A projektmenedzsment-alkalmazások tuningolják az egyéni és a csapat hatékonyságot.
• Az alkalmazások alapszintű használata gyorsan elsajátítható.
• A vezetőnek kulcsszerepe van az integráció sikerességében.
• A bevezetés során nagy hangsúlyt kell fektetni az oktatásra és a rendszeres kommunikációra