Nyári AI-projektek, amelyeket már holnap bevezethetsz 

„Ha ma kezdeném cégvezetőként az AI használatát, biztosan nem állnék meg a chates megoldásoknál” – mondja Szota Szabolcs AI-szakértő, aki szerint nem kérdezni kell a mesterséges intelligenciától, hanem dolgoztatni. „Erre tökéletes például a ChatGPT legújabb, munkavégzésre optimalizált Work verziója vagy a Claude CoWork megoldása, már képes összetett feladatokat végrehajtani: nagy Excel-táblákat elemezni, prezentációkat készíteni, hosszú dokumentumokat összeállítani, sőt egy nagyobb feladatot önállóan részfeladatokra bontani és lépésről lépésre végrehajtani”, mondja szakértőnk.  

Bár sokan az ingyenes verziókkal kezdenek ismerkedni, egy vállalkozás számára ez hosszú távon nem megoldás. Szota Szabolcs szerint a nulladik lépés egy üzleti- vagy csapatelőfizetés, amelynek nemcsak a nagyobb teljesítmény az előnye, hanem az is, hogy a szolgáltatók csak ezeknél a csomagoknál biztosítják azokat az adatvédelmi és GDPR-kompatibilis feltételeket, amelyek egy cég számára elengedhetetlenek. Az ingyenes verzióknál ráadásul a feltöltött adatok felhasználása is jóval kevésbé kontrollálható. 

Nem kell megtanulni egy új programot

Szota Szabolcs szerint sokan azért halogatják az AI bevezetését, mert attól tartanak, hogy egy újabb bonyolult szoftvert kell majd megtanulniuk. „Ez nem olyan, mint amikor évekkel ezelőtt meg kellett tanulni egy új vállalatirányítási rendszert vagy egy új program kezelését. Egyszerűen a saját nyelvünkön elmondjuk az AI-nak, mit szeretnénk, és megnézzük, hogyan oldja meg” – fogalmaz az AI-specialista.  

Ahelyett tehát, hogy menüpontokat és funkciókat tanulnánk, sokkal inkább arra kell koncentrálni, hogyan fogalmazzuk meg világosan a feladatot. Nem azt mondjuk neki, hogy „készíts egy táblázatot”, hanem azt, hogy „Itt van ez az Excel-fájl. Ezeket az adatokat szeretném elemezni. A végén készíts belőle egy vezetői összefoglalót, emeld ki az eltéréseket, és készíts hozzá egy diagramot.” Vagy: „Itt vannak a korábbi ajánlataink. Ezek alapján készíts egy új ajánlatot ugyanebben a stílusban.” Ne gépként kezeljük az AI-t - beszéljünk vele úgy, mint egy új munkatárssal. 

Ne azt kérdezzük, mire jó az AI!

A legtöbb cégvezető rossz kérdésből indul ki: „Mire jó az AI?” Pedig a jó kérdés az, hogy „Melyik munkát utáljuk a legjobban?” Ha egy feladat ismétlődő, szabályok alapján működik, kevés kreativitást igényel és sok időt vesz el, jó eséllyel az AI néhány perc alatt el tudja végezni. Szota Szabolcs szerint érdemes saját napi rutinunkat végignézni, és ezekkel kezdeni. Legyen szó könyvelési adminisztrációról, dokumentumok rendszerezéséről vagy számlák kezeléséről, ezek azok a folyamatok, ahol a leggyorsabban érzékelhető a megtakarítás. 

Konkrét példát is említ. „Az AI ma már képes arra, hogy önállóan átnézze az előző napi e-maileket, megkeresse a beérkezett számlákat, letöltse őket egy kijelölt mappába, majd egy táblázatban rögzítse a legfontosabb adatokat. Korábban ez tipikus monoton adminisztráció volt, amely naponta akár fél órát is elvitt. Ma viszont néhány utasítással automatizálható."  A kérdés tehát már nem az, hogy lehet-e automatizálni a folyamatokat, hanem az, hogy melyikkel érdemes kezdeni.

5 AI-automatizáció, amit már holnap bevezethetsz

1. Válogasd szét a beérkező e-maileket! Az AI automatikusan felismeri, hogy egy levél ajánlatkérés, számla, reklamáció vagy egyszerű érdeklődés. Ennek megfelelően címkézi, mappába rendezi, továbbítja a megfelelő kollégának, sőt akár elkészíti az első választervezetet is. 
2. Hasznosítsd újra a szakmai anyagokat!  A tartalomgyártás a legtöbb kkv egyik legidőigényesebb feladata. Egy blogcikk megírása után gyakran elfogy az energia, pedig ugyanabból az anyagból még rengeteg kommunikációs elem készülhetne. Az AI egyetlen szakmai cikkből néhány perc alatt készíthet LinkedIn-bejegyzést, Facebook-posztot, Instagram-szöveget, hírlevelet, videóforgatókönyvet, vagy akár podcast-vázlatot. Sőt, a legújabb rendszerek már videót is képesek generálni, összevágni és publikálásra előkészíteni. Így nem kell minden platformra külön tartalmat kell gyártani, hanem egyetlen jól elkészített szakmai anyagot lehet többféle formában újrahasznosítani. 
3. Kezeld automatikusan a számlákat!  A számlák letöltése, átnevezése, iktatása és rendszerezése sok cégnél még ma is a napi munka jelentős részét adja. A mesterséges intelligencia ma már megbízhatóan dolgozza fel a PDF-eket, fényképeket és beszkennelt dokumentumokat. Képes kiolvasni a számlaadatokat, felismerni a tartalmukat, megfelelő mappába menteni a fájlokat, átnevezni őket, sőt elő is készíteni az adatokat a könyvelés számára. 
4. Készíts vezetői riportot!  A heti vagy havi vezetői riportok elkészítése szintén tipikus példája annak, amikor a legtöbb idő nem az elemzésre, hanem az adatok összegyűjtésére megy el. Az AI ma már több adatforrásból néhány perc alatt képes vezetői összefoglalókat készíteni, sőt nemcsak táblázatokat, hanem látványos, interaktív dashboardokat is létrehoz, amelyeket böngészőből lehet használni. Még akkor is, ha a háttérben továbbra is Excel-fájlok szolgáltatják az adatokat. 
5. Adminisztráld az ügyféltalálkozókat!  A legtöbb saleses tudja, hogy maga az ügyféltalálkozó sokszor rövidebb, mint az utána következő adminisztráció. Egy ügyféltalálkozó után az AI automatikusan elkészítheti az emlékeztetőt, frissítheti a CRM-rendszert, összeírhatja a következő teendőket, sőt az első ajánlatváltozatot is megírhatja. Így több idő marad új ügyfelekkel találkozni, miközben a dokumentáció is gyorsabban és egységesebben készül el. 

NEKED MIBEN SEGÍT AZ AI A MINDENNAPI MUNKÁBAN?