Power BI: hozz üzleti döntéseket az adataid alapján és nagyobb hatásfokkal tudsz működni
Nem tudjuk, hogy az Excel korszaknak valaha vége lesz-e, de azt tudjuk, hogy egyre több adattal kell dolgoznunk. Ez főleg azon vállalkozások és vállalkozók esetében igaz, akik az üzleti folyamataikat digitalizálják. Adatvagyon, adattó, adathalmaz – különböző megfogalmazásokkal találkozhatunk, amelyek mind ugyanabba az irányba mutatnak: brutális mennyiségű adat keletkezik, ami értéket képvisel – de csak azoknak, akik tudják értelmezni, olvasni tudnak benne. Mindebből a szervezet stratégiájára visszajelzést, visszaigazolást kapnak, hogy merre tovább – hogyan lehet fejleszteni, optimalizálni, bevételt vagy adományt növelni, árrést emelni, költséget megtakarítani, kockázatot minimalizálni... és még sorolhatnánk, attól függően, hogy mi cél. De mindezt hogyan? Erre van egy kiváló eszköz, a Power BI. A részleteket Csáki Dávid adatelemzővel, Power BI szakértővel beszéltük ki.
Mi is az a Power BI?
„ A Power BI egy nagyszerű eszköz arra, hogy adatainkat az Excel-nél sokkal szofisztikáltabb módon lássuk, értelmezzük és elemezzük ” – foglalja össze Csáki Dávid a lényeget. Ez egy ingyenes Microsoft alkalmazás, amit Windows-os számítógépekre lehet telepíteni, és ezeken a gépeken lehet alapvetően riportokat fejleszteni. Mac-es környezetben is működik, de csak felhő alkalmazással (MS Fabric), ami még nem tudja 100%-ban mindazt, ami a Windows-os asztali verzióban elérhető. És ahogy ez lenni szokott, egy szolgáltatási- és funkció szint felett már a Power BI is fizetőssé válik – például olyan esetben, amikor egy elkészült riportot meg akarok osztani valakivel a felhőben. Egy szervezetnek számos helyről, forrásból vannak adatai. Ezek értelmezésben segít a Power BI, azzal, hogy nagyon gyorsan képes feldolgozni az adatokat, real-time mutatja a változásokat és automatizálni tudja az ehhez kapcsolódó szervezeti-üzleti folyamatokat. Az egyszer bevitt és összefűzött adatokat egy kattintással frissíteni tudja. És talán az egyik legfontosabb üzenet: mindez programozás nélkül lehetséges. Tehát különösebb befektetés nélkül, bárki bármikor belekezdhet az adatok szofisztikált értelmezésébe és persze tálalásába.
Kinek jó ez? Például a civileknek is
Erre a kérdésre a szakértő röviden és tömören csak annyit mond: mindenkinek. De különösen azon szervezeteknek, akik nagy mennyiségű adattal dolgoznak vagy azon munkakörök, ahol sok adat van, mint például pénzügy, marketing, gyártás, kereskedelem. Dávid elmesélte, hogy össze akart hozni egy találkozót pénzügyes ismerősével, aki kontrollerként dolgozik. Amikor felhívta, mondta, hogy „ bocs, most nem jó, mert zárunk ”. Aztán következő hónapban is felhívta, akkor az volt a válasz, hogy „ nem jó, mert a zárást készítjük elő ”. Végül hívta később is, ám úgy vette fel a telefont az ismerős, hogy „ bocs, most a zárást ellenőrizzük ”. Ezek napokban, vagy akár hetekben mérhető munkafolyamatok, holott a PowerBI-vel egy nagyságrendileg lerövidíthető. Sok cég beleesik abba a csapdába, hogy kvázi feleslegesen leterheli a saját dolgozóit: ugyanazt csinálják hónapról hónapra, teljesen feleslegesen, ami végtére is pénzkidobás. A folyamatok automatizációjával mást is tudnának csinálni a kollégák – például hozzáadott értéket jelentő munkát végezni. Ha van egy főkönyv tábla, akkor ebből pillanatok alatt össze lehet állítani egy eredménykimutatást, egy mérleget – ráadásul ezek havonkénti frissítése egy kattintás tud lenni, nem beszélve arról, hogy a program ugyancsak pillanatok alatt képes riportokat, szöveges összefoglalókat készíteni – vezetői összefoglaló gyanánt. „ Azért egy több száz, netán több ezer soros excelben el lehet veszni, főleg, ha például időben egy régi és egy új adatsort kell összehasonlítanunk ” – mondja Dávid. Ilyenkor megnő a hibázási lehetőség. A Power BI-ban ilyen nincs, sőt inkább élmény az adatokat és adatsorokat böngészni. De az előbbi pénzügyes analógia ráhúzható valamennyi olyan szakterületre, ahol sok adat keletkezik, illetve sok adattal kell dolgozni. Habár elterjedt nézet, hogy az üzleti megoldásokat csak profit-orientált szervezetek tudják használni, ám az optimalizáció, automatizáció, az adatvagyonból történő értékteremtés a civil szervezetek előtt is lehetőség a Power BI segítségével: például segíteni tud abban, hogy egy adományozási kampány a Facebook-on vagy az utcán hatékonyabb-e, milyen konzekvenciák vonhatóak le egy 1%-os kampányból stb.
Power BI: egy prémium Excel?
Nem, ez teljesen más. Az Excelre szokták azt mondani, hogy mindent elbír, mert szabadon lehet benne dolgozni, cellákat, sorokat tudunk benne ide-oda tenni. Ezzel szemben a Power BI-ben nem lehet szabadon garázdálkodni, csak egy előre felépített logika mentén, cserébe viszont elképesztő összefüggéseket tudunk feltárni ugyanabból az adathalmazból. „ A Power BI segít megérteni, hogy mi miért történik az adatainkban, emiatt óriási mértékben képes átalakítani egy szervezet gondolkodását, ugyanis ugyanazokat a folyamatokat teljesen más megvilágításba tudja helyezni – ha értő kezek és szemek használják. ” – mondja Dávid. Éppen ezért gondolja azt az adatelemző szakértő, hogy ez az eszköz ténylegesen értéket képes teremteni egy szervezet számára. Valós példát mesélt el Dávid: az elemző csapat szuper Excel táblákkal felszerelkezve megérkezett a vezetői meetingre, és megkezdődött a hosszas megbeszélés, az eredmények és konklúziók prezentálása. Amikor a vezető belekérdezett a részletekbe, hogy X mennyi és Y hány %-os, akkor arra ott helyben nem tudtak válaszolni, hanem csak annyit mondtak, hogy „ ennek még utána kell nézni ”. Ehhez 2 nap kellett, visszamentek a vezetőhöz és prezentálták a válaszukat a feltett kérdésre. Ezt követően megint érkezett egy kérdés... Ez a rengeteg időt elvisz és Dávid tapasztalata szerint még mindig nagyon sok vállalatnál ilyenek a belső folyamatok, holott a Power BI segítségével pillanatok alatt le lehet fúrni az adatok mélyére, kattintások alatt alá lehet valamilyen állítást támasztani vagy hipotézist bizonyítani. Mert az Excel arra jó, hogy felépítsünk egy táblázatot és adatokat rögzítsünk benne: az Excelt adatrögzítésre találták ki. A Power BI-t pedig adatelemzésre, adatvizualizációra, döntési anyagok létrehozására. A döntéseket sokkal hatékonyabban lehet Power BI-ból meghozni, mint Excelből. Aki Excelből akar döntést hozni, az rengeteg időt elpocsékol.
Hogyan kezdjünk neki?
A szakértő tapasztalatai alapján az első lendületet nehéz elkapni, mert az emberek hozzá vannak szokva a meglévő folyamatokhoz, benne élnek, azaz Exceleket gyártanak, abból ppt készül és így dolgoznak. A rutin része az is, hogy sokszor körülményesen, és sok idő árán, de frissítgetik az Excel táblákat. Ugyanakkor, ha valaki elkezdi a használni a Power BI-t, akkor nagyon gyorsan tud vele haladni, és gyorsan tud benne fejlődni, mert könnyen tanulható, pláne, ha valaki előtte Excel-lel kelt-feküdt, akkor nagyon gyorsan fog fejlődni. Dávid szerint „ valahogyan azt nehéz fejben átforgatni, hogy már nem kell az Excel, mert mindent meg tudunk csinálni Power BI-ban. Ezért is digitalizálunk. Tehát a digitalizációnak pont ez lenne a lényege, hogy felejtsük el az Excelt, és menjünk olyan rendszerekbe, ahol már nem kell nekem soronként nézni az adatokat, hanem látok egy nagy összefoglalót ”. Ha valaki a Power BI-ban akar dolgozni, akkor először át kell gondolni azt a kapcsolatrendszert, amivel egymáshoz kapcsolódnak a feldolgozni kívánt adatok: mi a forrás? Mi az összefüggés közöttük? Milyen kölcsönhatásban vannak? Ezt a logikai utat nagyon fontos tisztázni, mert erre épül fel a rendszer. A fontos szempont még az ún. adat tisztaság. Az Excelben lehetnek hibás, oda nem illő adatok; a Power BI-ban nem, mert egy idő után kidobja a rendszer a hibát, azaz nem fog működni vagy észrevehetően hibák lesznek benne. Ha jól működik a rendszer, akkor viszont nagyon fogjuk élvezni a munkát, ami annak is köszönhető, hogy a kompatibilitási problémák ma már nem jellemzőek: nagyon-nagyon sok forrásból be lehet húzni automatizált adatsorokat, például SQL adatbázisokból, Excel-ekből, illetve akár PDF-ből és Google alkalmazásokból is. Ha pedig valamiből nem lehet, akkor használhatjuk az API kapcsolatot, ami már gyakori az egyes alkalmazásoknál – egyik jellemző példa erre a számlázó programok, amelyek többnyire alkalmasak az ilyen típusú migrációra. Ha pedig nincs közvetlen kapcsolat, akkor arra lehet API-t fejleszteni.
Még a mesterséges intelligencia is segít
Szintén fizetős opció, de használhatjuk az MS termékbe integrált mesterséges intelligencia alkalmazását is. Ez pedig azt is jelenti, hogy nagyon sok mindenben segítségünkre lehet a mesterséges intelligencia, kvázi mint egy asszisztens: ha jók az adataim, amiket a kezdet kezdetén bevittem, a MI a felhasználó irányításával sokkal gyorsabban, tehát pillanatok alatt képes bonyolult függvényeket írni összefoglalókat és riportokat létrehozni - mindezt színes-szagos formában. Sőt, egy chat-es felületen belül lehet vele beszélgetni is, hogy mi javítson ki egy adott diagramon, vagy inkább egy szöveges leírást adjon, tegyen bele azt vagy más valamit, amire szüksége van a felhasználónak. Mindez azt jelenti, hogy nem elveszi az elfoglalt munkatársak munkáját, hanem megkönnyíti: az ismétlődő, sok időt igénybe vevő adatokkal történő munkát átveszi az alkalmazás, így a munkatársnak végre jut ideje az igazi hozzáadott értéket jelentő munkára: a Power BI-re és a beleépített mesterséges intelligenciára alapozva kimerítő prezentációt tud tartani az adott vezetőnek és minden kérdés megválaszolásában segítségére van az, hogy az adatok mélyére tud ásni és az azonnali módosítások (és következményeik) interaktív módon jelennek meg a vezetőnek is. Dávid szerint a vállalatok életében az egy nagyon fontos felismerés, hogy ezzel és az ehhez hasonló alkalmazásokkal hihetetlen módon felgyorsul a munka, megnő a hatékonyság és jelentős mértékben automatizálni lehet a hosszú és körülményes belső folyamatokat. És talán a legfontosabb, hogy egy új pályára tud állni az adott szervezet, köszönhetően annak, hogy az új szintre emelt adatelemzésekkel addig nem ismert üzleti potenciált vagy lehetőséget fedeznek fel – azaz valós értéket teremtenek, ami kihat a cég stratégiájára.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből