Számok, táblázatok, kimutatások, riportok – A vállalkozásodnak szüksége van kontrollingra?
Az, hogy egy vállalkozásnak könyvelőre szüksége van, hamar kiderül, de vajon muszáj kontrollert is foglalkoztatni? Tudjuk
egyáltalán, mi a szerepe a szigorúan hangzó kontrolling szemléletnek egy cég működtetésében? Ki kinek milyen kimutatásokat
készít, és hogyan kell azokat értelmezni? Ezekre a kérdésekre is választ ad Kelemen Kálmán, az iFinance ügyvezetője.
Sokakat meg is ijeszthet az ellenőrzést, irányítást jelentő kontrolling szó, de a funkció valójában a vállalkozás működését, pénzügyi stabilitását és fenntartható növekedését támogatja – kezdte hivatása bemutatását Kelemen Kálmán. „Célja nem is ellenőrzés vagy hibakeresés. Kontrolling szemlélettel nyomon követhetők és elemezhetők a pénzügyi és működési folyamatok, a cégvezető számszakilag és logikailag is helyes riportokat lát, amelyek alapján vállalkozását hatékonyabbá, nyereségesebbé tevő döntéseket tud hozni” – foglalta össze.
Minden vállalkozásnak?
Nagyobb cégnél a kontrolling a vállalatirányítás fontos része. Egyéni és mikrovállalkozások tevékenysége általában nem olyan
komplex, a tulajdonos át tudja látni a cége működését, pénzügyeit – tette hozzá Kelemen Kálmán. Több termékcsoporttal, értékesítési
csatornával vagy üzletággal működő vállalkozás esetén, ha a cégvezető – akár kiszervezett formában – szakemberre bízza a kimutatások,
elemzések összeállítását, a növekedésre fókuszálhat. „Akkor is érdemes kontrollerhez fordulni, ha például beruházási döntések
vagy szezonális hatások miatt cashflow-előrejelzést kell készíteni, amely segít észrevenni, min lehetne változtatni” – jegyezte
meg. Nagyobb vállalkozásnak mindenképpen szüksége van olyan pénzügyi szakemberre, aki nemcsak elkészíti a vezetői riportokat,
hanem a főbb tendenciákra rávilágítva a menedzsment számára értelmezi is az adatokat.
Mindent megváltoztat
Egy vállalkozás legfőbb „feladata”, hogy eredményesen működjön, fejlődjön, ehhez állandóan szemmel kell tartani a bevételeket
és a költségszintet. „A pénzeszközök szintje is fontos mutató, hiszen akkor lehet beruházni, ha van szabadon felhasználható.
Ha nincs, érdemes megvizsgálni az okait. Lehet például, hogy papíron nyereséges a cég, hiszen számláz, de az ügyfelei nem
fizetnek. A kintlévőségek magas szintje előbb vagy utóbb eredményezheti azt is, hogy a vállalkozás nem tudja kifizetni a beszállítóit
és a munkavállalóit” – érzékeltette a szakember.
Kelemen Kálmán tapasztalatai szerint a kontrolling szemlélet bevezetése jelentős változást eredményez egy cég működésében:
javítja a költséghatékonyságot, ezáltal a jövedelmezőség növekedését. Az éves tervezés minden vállalkozó számára ismerős, de a szakember szerint fontos a teljesítmény folyamatos nyomon követése is. „A könyvelésben
számviteli szempontok alapján jelenik meg egy-egy időszak nyeresége vagy vesztesége, ezért szükség van olyan kimutatásokra
is, amelyekből üzleti logika szerint látszik a vállalat teljesítménye és a pénzáramlásai” – mondta.
Milyen a jó vezetői riport?
A kontrolling riport központi eleme az eredménykimutatás, amely a cég időszaki teljesítményét jeleníti meg. „A vállalkozás tevékenységére jellemző elemzési szempontok mentén látszanak benne az egyes üzletágakból, projektekből vagy ügyfelektől származó bevételek, a kiadások költségnemekre, költséghelyekre bonthatók, valamint többféle fedezeti szintet és időszaki vállalati eredményt is megjelenít” – mutatta be a vezetői szempontú eredménykimutatás legfőbb jellemzőit Kelemen Kálmán. Egy átfogó vezetői riport tartalmaz cashflow-kimutatást, mérlegadatokat és nem pénzügyi KPI-okat (ügyfél-elégedettség, piaci részesedés, termelési hatékonyság vagy alkalmazotti fluktuáció) is.
A jó vezetői riport a számokat, eredményeket nem csupán önmagukban mutatja, az is kiderül belőle, mi áll a tendenciák, eltérések hátterében. „Az adatokat lehetőleg minél dinamikusabb módon tartalmazó riport a könnyű érthetőség kedvéért grafikonokat és a lényeget kiemelő, például színes jelöléseket használ, az üzleti döntések támogatása érdekében pedig intézkedési javaslatokat is tartalmaz. Összeköti a stratégiát és az operatív döntéseket: az üzleti célok eléréséhez kapcsolja az adatokat és elemzéseket – sorolta a dashboardokkal kapcsolatos követelményeket Kelemen Kálmán.
A szakember kiemelte, a vezetői riportot legalább havonta érdemes elkészíteni. „Vannak azonban olyan kimutatások, mutatószámok,
például az új megrendeléseké, amelyeket gyakrabban, akár hetente vagy naponta is érdemes követni” – jegyezte meg.
Rendszerezett adatokból készül
„Bármekkora is legyen egy vállalkozás, érdemes az adatait folyamatosan és rendezetten gyűjteni, pontos nyilvántartást vezetni,
hiszen ezek alapján lehet valós riportot készíteni” – hívta fel a figyelmet a szakember. Egyéni vagy mikrovállalkozás esetén
erre megfelelő eszköz egy Excel-táblázat, amelyben a kimenő és a bejövő számlákat lehet rögzíteni. A számlák egyenlegéből
a banki terhelések, adó-, bérfizetések levonásával már kalkulálható a nyereség is. A szakember javaslata szerint a bizonylatokat
ajánlott digitalizálni, és akár egy dokumentumkezelő szoftverben megfelelően rendszerezve nyilvántartani. Érdemes megismerkedni
az Excel különféle funkcióival, például az egyszerűen kezelhető Pivot-táblával, amelynek sorai és oszlopai változtathatók,
így az adatok könnyen és gyorsan elemezhetők lesznek. Nagyobb adatállomány esetén ajánlott például a Power Pivot használata.
Több adatforrásból származó nagy adatbázisok esetén könnyen frissíthető riportok az üzleti intelligencia (Business Intelligence,
BI) megoldások segítségével készíthetők. „Átfogó, mélységében elemezhető, szemléletes és interaktív riport összeállítására
alkalmas például a Power BI, amely dinamikus, automatizált, a vállalat sajátosságainak megfelelő, mélyebb elemzési lehetőségeket kínál, így nemcsak bemutatja az eredményeket, de segíti
is a vezetőt a stratégiai és operatív döntések meghozatalában” – mondta.
A jó kontroller
A szakember azt is elmondta, mit kap egy cégvezető a kontrollerétől. „Üzleti szempontok alapján olyan jól strukturált, átlátható
riportokat készít, amelyek számvitelileg is megállják a helyüket. Egy jó cashflowdiagram segítségével például látszik, hogy
a cég egyes üzletágai mennyi készpénzt termelnek, mekkora összeg áramlik ki beruházásokra vagy hiteltörlesztésre” – mondta.
Pénzügyi szakemberként biztosítja, hogy az eredménykimutatás, a mérleg és a cashflowjelentés egymáshoz is kapcsolódjon, és
a különböző pénzügyi mutatók értelmezése helyes legyen. A szakember kiemelte, a kontroller megmutatja az adatok közötti logikai
összefüggéseket, és képes feltárni az időszaki vagy tervhez viszonyított eltéréseket eredményező tényezőket is. „A nem pénzügyi
mutatókat (KPI-okat) is beépíti a riportokba, összekapcsolva azokat a pénzügyi eredményekkel. Ha csökken például az ügyfél-elégedettségi
mutató, nemcsak az okokat keresi, hanem azt is láttatja, milyen hatással lehet az árbevételre és a cash flow-ra. Biztosítja,
hogy a riportok üzleti szempontból relevánsak legyenek, és támogassák a cég stratégiai és operatív céljainak elérését. Támogatja
a vezetői döntéseket: javaslatokat dolgoz ki, és segít mérlegelni azok előnyeit és hátrányait. Kérdéseket tesz fel, hogy érthetőkké
váljanak a teljesítményre ható tényezők. Ezek gyakran a vezetőnek is segítenek strukturálni a gondolatait és akár más oldalról
is megközelíteni a problémát” – összegezte a kontroller és a cégvezető sikeres együttműködésének elemeit Kelemen Kálmán.
10 tipp, ha – még – nincs kontrollered:
- A szó elszáll, ezért legyen írásos célkitűzésed és terved!
- Rendszeresen és pontosan vezesd a vállalkozásod bevételeit és a kiadásait!
- Rendszerezd az adatokat: használj munka-, projekt-, szerződés- vagy partnerkódokat!
- A számlákat is kategorizáld: az üzemanyag, a parkolás és a gumicsere költsége például a gépkocsiköltség elnevezésű kategóriában szerepeljen!
- A bevételből vond ki a költségeket! Így megkapod az egyik legfontosabb mutató, a profit értékét. Ezt érdemes vizuálisan is feltűnővé tenni, például pirossal, félkövérrel kiemelni.
- A tényleges nyereséget vesd össze a tervezettel!
- Ismerd meg a Pivot-táblákat! Több adat esetén használd a PowerPivotot! Dinamikus, könnyen változtatható paraméterekhez Power
BI-jal készíts kimutatásokat!
- Rendszeresen értelmezd is a kimutatásokat!
- Az eredményeket hasonlítsd össze a könyvelő által nyilvántartott számokkal!
- Gondold meg, érdemes-e kontrollert alkalmaznod vagy kiszervezni a feladatait!
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből