Tuningolom a vállalkozásom: Belső folyamatok automatizálása AI-val

A mesterséges intelligenciáról gyakran úgy beszélünk, mint a jelen csodafegyveréről, amely megoldja az adminisztrációt, egyszerűsíti a döntéshozatalt és forradalmasítja az ügyfélkezelést. De mi kell ahhoz, hogy ki tudjuk aknázni ezt a potenciált? Szakértőink segítenek az indulásban.

{{ formattedDate }}5 perc olvasási idő

Elek Márton cégfejlesztési tanácsadó, a BrandTailor vezetője szerint a mesterséges intelligencia használata egy vállalkozásban elsősorban nem technológiai, hanem szemlélet- és működésbeli kérdés. Az AI csodás dolgokra képes, de nem varázspálca, hanem egy eszköz, amely csak akkor működik, ha a megfelelő alapokra építjük.

- Az AI-eszközök statisztikai alapú rendszerek, tehát adatokból tanulnak és ezek alapján jósolnak, ajánlanak vagy automatizálnak. A sikeres működésükhöz nem elég egy „jó ötlet”, szükség van pontos, strukturált adathalmazokra, amelyek egy szabályozott működés eredményeként jönnek létre. Egy autókereskedésnek például jó ötlet lehet a biztosításkötéseket AI-asszisztensre bíznia, mert a biztosítótársaságoknál elérhető a különböző biztosítások feltételrendszere. Ellenben, ha egy fodrászat AI-alapú, hangvezérelt bejelentkezési rendszert szeretne bevezetni, pontosan tudnia kéne, hogy az egyes frizuratípusok és munkafázisok mennyi időt vesznek igénybe. Mivel ezek a vállalkozások eltérő módon működnek, más és más típusú, a saját működésükre jellemző adatstruktúrákra van szükségük – magyarázza Elek Márton. Azt tanácsolja, hogy mielőtt AI-eszközt vezetnénk be, nézzük meg, hogy az adott területen van-e digitalizált, szabályos működése a cégnek. Ha nincs, a legfontosabb lépés ennek megteremtése.

Nem elég azonban az adat, kell a struktúra is. Ha nincs pontos nyilvántartásunk arról, hogy egy adott szolgáltatás vagy termék mennyi időbe, pénzbe kerül, milyen lépésekből áll össze, akkor az AI sem tud ezekre építeni. Egy napelemekkel foglalkozó vállalkozás például nem tud AI-alapú szerződést és ajánlatot készíteni, ha nem áll rendelkezésre kellő információ arról, milyen eseteket vállalhat el a cég és milyen megoldásokat nem. Az első lépés Elek Márton szerint tehát nem az AI bevezetése, hanem a működés strukturálása és a pontos adatgyűjtés, egységes nyilvántartások kialakítása.

Kezdd a backoffice-nál!

P. Tóth András, a STRT technológiai vezetője ezzel szemben azt vallja, hogy kis lépésekben is haladhatunk az AI bevezetésében.  - Sokszor nehéz nagyot lépni, de néha nem is kell. Ha még nem kellően digitalizált az adott terület a cégnél, tegyük rendbe, de nem feltétlenül kell a teljes céget digitalizálni vagy komplex vállalatirányítási rendszert bevezetni, hogy használhassuk a mesterséges intelligenciát. Kis lépésekben, mindig egy-egy feladatot megfogva is szépen lehet haladni – mondja. Konkrét példát is hoz: ha például nagyon sok a projektmegbeszélés a cégnél, sokat segíthet, ha a meetingeket AI-asszisztens rögzíti, amely készít belőle egy leiratot, majd egy összefoglalót (vagy akár egy projektindító dokumentumot), amit el is küld a résztvevőknek. Ez szinte nem kerül semmibe, mégis nagyban megkönnyíti a mindennapi adminisztrációt.

Az AI-megoldások bevezetésénél P. Tóth András első lépésnek a backoffice tevékenységeket javasolja. Mert bár az AI felhasználási területei sok esetben cégspecifikusak, backoffice tevéknysége – pénzügy, marketing, HR, sales - mindenkinek van, ezekben pedig óriási segítséget jelenthetnek az AI-eszközök. Ma már akár egy belső vállalati ügyviteli rendszert is összerakhatunk egy integrált AI-asszisztens segítségével, egyedi igények alapján. Ráadásul ezeken a területeken jó eséllyel rendelkezésre állnak megfelelő, strukturált adatok az induláshoz.

Digitalizáció nélkül nincs AI

Az AI csak akkor tud működni, ha egy digitalizált folyamatra lehet ráépíteni. Ehhez pedig az kell, hogy a vállalkozás maga strukturált szabályrendszerben működjön. Ennek ma még a hazai kkv-k egy része nem felel meg, nemcsak a digitalizációs hiányosságok, hanem a szemléletbeli eltolódás és a belső folyamatok szabályozatlansága miatt.

Ahhoz például, hogy a raktárkezelésben AI alapú eszközöket vezethessen be, egy kereskedőcégnek előbb a folyamat minden állomásán digitalizált készletmenedzsmenttel kell rendelkeznie. Bár valamilyen készletnyilvántartó szoftvert a legtöbb cég használ, sok helyen még most is magas az emberi adatfeldolgozás és döntés szerepe, ami a folyamat kiszámíthatatlanságát eredményezi, ez pedig bizonytalan és lassú adateléréshez vezet.  A dokumentumok és bizonylatok kezelésében inkább rendelkezésre állnak az adatok, ami alkalmasabbá teszi ezt a területet az AI bevezetésére, de itt is vannak gyenge pontok. Ugyan az AI képes értelmezni egy gyenge számlaképet, de azzal még nem birkózik meg, ha egy ügyfél három számla ellenértékét utalja el egyszerre, hiányosan. Ilyenkor még a pénzügyesnek kell kibogoznia a helyzetet. Általános igazság, hogy minél kevesebb emberi beavatkozás szükséges, minél kevesebb ponton kell beavatkozni egy folyamatba, annál jobb eséllyel hajtható végre a digitalizáció, és annak nyomán az AI alkalmazása.

Ne akarj mindenkinek megfelelni!

- Sok cég ott követ el alapvető hibát (függetlenül az AI-tól), hogy - „minden ügyfél ügyfél” alapon – nem szűkíti le a célcsoportját és minden ügyféligényt ki akar elégíteni. Ez azonban megakadályozza az egységes, standardizált megoldások kialakítását, és ezáltal az AI-használathoz szükséges adatok begyűjtését is – figyelmeztet Elek Márton. Egy napelemeket telepítő cég például, amely minden szerelést bevállal, még ha nem is teljesülnek a saját feltételei, egyedi és összehasonlíthatatlan adatokat termel, ami lehetetlenné teszi a folyamatok automatizálását. Ha minden egyes ügyfélre külön szabályok, eseti döntések és egyedi megoldások érvényesek, nem fog tudni AI segítségével megoldásokat alkalmazni egy sor kérdésre.  A cégfejlesztési tanácsadó azt javasolja, első lépésként határozzuk meg, kinek, milyen feltételek mellett nyújtunk szolgáltatást! Ez segít standardizálni a folyamatokat és adatokat.

A bevezetés emberi oldala

Sokszor éppen a cégvezető az, aki – bár szakmailag profi – akadályozza a fejlődést azzal, hogy nélkülözhetetlenné teszi magát. Ehelyett az lenne a feladata, hogy a munkatársak számára átlátható, kiszámítható keretrendszert alakítson ki. Ez a hozzáállás gyakran csak egy generációváltással változik meg, amikor új szemléletmód érkezik a cégbe, és elkezd lebomlani a régi rutinok rendszere. Az ilyen átalakulás azonban hosszú folyamat – és egy-két új digitális eszköz bevezetése önmagában nem elég. Ahelyett, hogy „megoldóembereket” keresnénk, építsünk inkább olyan csapatot, amely szabályozott folyamatok szerint dolgozik!

Gyakori akadály az emberek – munkatársak vagy ügyfelek – ellenállása, akik ragaszkodnak a megszokott folyamatokhoz. Ilyenkor a vezető felelőssége, hogy kiálljon a fejlődés mellett – még akkor is, ha a cég legjobb szakembere azt mondja: „a régi módszerrel már rég kész lennék...” Ha a tulajdonosnak van egy víziója, amelyben látja, milyen céget szeretne építeni, akkor minden döntést érdemes ennek alárendelnie. „Bármilyen változás megértetéséhez és elfogadtatásához a vízió a legfontosabb eszköz; fontos, hogy ezt világosan kommunikáljuk! A munkatársaknak látniuk kell, merre tartanak és ehhez mire van szükség, látniuk kell, hogy az AI nem helyettesíti az embereket, hanem segíti őket. Ennek megfelelően kell kialakítani a képzési és a jutalmazási keretrendszert is”, mondja Elek Márton.

Egyetért ebben P. Tóth András is, akinek az a tapasztalata, hogy az AI-megoldások zökkenőmentes bevezetéséhez rendszeres párbeszédre van szükség valamennyi munkatárssal. Ennek során nemcsak azt tisztázzuk, kinek hogyan építhető be az AI a napi munkájukba, vagy hova rögzítik a keletkezett adatokat, hanem azt is, hogy a hatékonyságnövelés az ő életüket könnyíti meg. A szakértő tapasztalata, hogy az emberek szeretik, ha megszabadítják őket az unalmas és macerás rutinmunkától. „Ha valaki eddig 40 percig farigcsált egy dokumentumot, és most az AI fél perc alatt ad neki 10 változatot, amelyből a kiválasztott verzión mindössze 10 percet kell dolgoznia, akkor az pozitív. Ahogy az is, hogy a pénzügyes, aki eddig órákig dolgozott egy táblázat átalakításán másik formátumra, most egy 12 soros prompttal ezt egy perc alatt megoldhatja. Ennek kommunikálása elfogadtatása vezetői feladat, amiben sok kkv-nak még fejlődnie kell.”

Keresd az AI-t mindenhol!

Számos, már eddig is létező eszköz, szoftver elkezdett AI-funkciókat kínálni, ezért most különösen érdemes olvasgatni a cégek hírleveleit, hogy értesüljünk az újdonságokról. Léteznek olyan weboldalak is (pl. theresanaiforthat.com), amelyek a legfrissebb listát közlik az AI-funkciókat használó szoftverekről, a legkülönbözőbb iparágakban, a szőlészettől az informatikáig. Innen inspirálódhatunk, ötleteket kaphatunk, és láthatjuk, hogy a saját iparágunkban mások milyen folyamatokat oldottak meg mesterséges intelligencia segítségével.  Megjelent az a tanácsadói réteg is, amely segít megtalálni, hogy az adott cég mely folyamataiba építhető be a mesterséges intelligencia. Ezek nemcsak kifejezetten IT-fókuszú cégek, hanem gyakran egy-egy területen - pl. ügyvitel - már rutint szerzett vállalkozások.

Használd ki az új funkciókat!

Több olyan funkció érkezett az utóbbi időben az AI-modellekbe, amelyek megkönnyítik a mindennapi folyamatokat. Ilyen például, hogy képesek számos különböző dokumentumból egy összefoglalót generálni, vagy hogy egy képről leolvassák és szöveges dokumentummá alakítják a szöveget. Ennek köszönhetően nem kell például egyenként leolvasni és begépelni a számlákat, hanem az AI pillanatok alatt egy kijelölt mappában lévő összes képről leolvassa és egységes táblázatba rendezi az adatokat – akkor is, ha kézírásos a szöveg, vagy ha hat különböző számlázóprogramból érkezett.  A folyamatoptimalizálási lehetőségek is egyre kifinomultabbak. Ha például egy gyártó cég az AI segítségével, gépi alapú látás segítségével szeretne minőségellenőrzést végezni – ennek során az AI-vezérelt rendszer a kamera képe alapján kiválogatja a hibás darabokat -, de nincs elég hibás mintadarab a betanításhoz, az AI képes maga legenerálni őket, így már taníthatóvá válik algoritmus.

Érdemes felfedezni az automatizációs eszközöket is, amelyek (pl. a Zapier, az n8n.io és a Make.com) lehetővé teszik, hogy különböző szoftverek és szolgáltatások emberi beavatkozás nélkül működjenek együtt. Különösen hasznosak kkv-k számára, ahol fontos az időmegtakarítás és az erőforrások hatékony felhasználása. Segítségükkel automatizált munkafolyamatokat alakíthatsz ki. Ha például kapunk egy új ügyfélkitöltést Google Űrlapon, az automatikusan bekerülhet egy CRM-be, egy új rendelés a webshopunkban automatikusan számlát generál a számlázóprogramban, vagy a CRM rendszer adatai alapján a rendszer automatikusan személyre szabott ajánlatot küldhet az ügyfelünknek.

Kérdezd az AI-t az AI-ról!

Talán furcsán hangzik, de P. Tóth András szerint nagyon jól lehet magával a mesterséges intelligenciával beszélgetni a folyamatfejlesztésről. „Elmondani neki, miben gondolkodunk, megkérdezni, mások hogyan oldották meg az adott problémát, megkérni, hogy érveljen a különböző megoldások mellett. Vagy felvázolni, hogy például a CRM rendszerünk fejlesztésén gondolkodunk, jelenleg ilyen és ilyen szinten vagyunk - merre tovább? Ma már mindegyik AI-modellben ott van az úgynevezett „deep search” funkció is, amely akár 15-20 percet is kutakodik a neten, majd több száz forrás anyagát összefoglalja, értelmezi őket, és összehasonlítja a válaszokat, így mély, pontos és átfogó választ tud adni a kérdéseinkre”, sorolja a lehetőségeket a STRT technológiai vezetője.

Tovább olvasnád?
Regisztrálj!

  • Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
  • Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
  • Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
  • Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből

szerző:Pomaranski Luca

Ezek is érdekelhetnek

További tartalmak