„Jelentős időt takarítasz meg vele” – a Notion egy olyan szoftver, amely a vállalkozásod második agyaként működik

„Szabadúszó vállalkozóként észleltem, hogy egyre több a munka, egyre több ügyféllel vagyok kapcsolatban, de a fontos, megjegyzendő dolgokat nincs hová feljegyeznem; a sima jegyzetelő felület ehhez már kevésnek bizonyult – ecsetelte a kezdeteket Varga-Márfy Milán, aki a Scale Agency ügyvezetője, az ügynökség vezetője, márkastratéga (ügynökségével többek között Szoboszlai Dominik menedzsment-cégével az arculat anyagokon dolgoztak, a Red Bullnak is gyártottak grafikai anyagokat, továbbá Agnes Silka-nak arculattervezést is készítettek). – Az ügyfél folyamatok nyomon követésére, illetve a folyamatok menedzselésére szolgáló szoftverek túl bonyolultak, a Notion viszont azért jó, mert könnyen el lehet sajátítani a funkcióit, s lépésről lépésre, könnyedén megérthető – aki a Word-ből „ül át” egy ilyenbe, annak a Notion csak egy lépcsőfokot jelent, nem nagy ugrást, mint amit a piacon kapható⁣⁣ CRM-rendszerek (Customer Relation Management) jelentenek.⁣”

Milán számára az a legfontosabb, hogy a szoftveren belül priorizálhatja a céges teendőket

Milán az első között volt, aki 2020 elején elkezdte itthon használni a Notiont, korábban a Trello nevű szoftverrel dolgozott, amelyben viszont kevesebb lehetőséget talált. De miért és mitől jó a Notion, mik a főbb funkciói?

„Az első és legfontosabb leszögezni azt, hogy olyan feladat- és tartalomkezelő lehetőségei vannak, mint egy CRM-rendszernek – folytatta Milán. – Létre lehet hozni benne táblázatokat, amelyeknek több nézete van; ezek lehetnek időbeli értékek, személyek, összegek, határidők. Nyomon lehet követni a teendők státuszait – a legfontosabb dolog számomra az volt, ami miatt elkezdtem használni, hogy a határidőket, felelősőket, stb. nem kell többé a fejemben tartani, hanem a szoftveren belül tudom priorizálni őket. További fontos funkciót jelent az adatbázisok használata: például az ügyfelekkel, partnerekkel való együttműködéseket vissza lehet keresni, így megtalálhatjuk a fontos információkat a közös cégtörténetekről, amelyekre bármikor szükségünk lehet (akár azt is be lehet állítani benne, hogy melyik ügyféllel mennyire szeretünk dolgozni; készíthetünk a programban egy listát erről, s így tudjuk felszabadítani a kapacitásainkat a jobb ügyfelekre). További fontos funkció számunkra, hogy ha újfajta működést akarunk behozni a cégünkbe, akkor nem kell külsős szakemberre várni, aki ezt lefejleszti, hanem abban a pillanatban máris meg lehet csinálni a Notion-ben ezt, jelentős időt megtakarítva.”

A Notion a vállalkozás második agyaként működik

Milán szerint a Notion további előnye, hogy sok szoftverrel össze lehet kötni – igazi „second brain”-ként, vagyis második agyként működik. A Google Naptárral, az e-mail programmal össze lehet kapcsolni; persze jóval többel is, s ennek csak a képzelet szab határt. Mindezek mellett van benne AI, a felületen bele lehet íratni dolgokat a mesterséges intelligenciával. Továbbá saját „Wikipédiát” is ki lehet benne építeni a cég számára – ez olyan belső tudásbázist jelent, amelynek keretében tudás- és szabályrendszereiket tudják tárolni.

„A cégen belül egyébként mindenkinek fontos az adatbázis használata; segít a döntéshozatalban, a munkaszervezésben – mutatott rá Milán . – Például nem kell zaklatnom a kollégákat szabadság alatt telefonon; a közös platformot minden kolléga látja, akik aztán át tudják állítani az elvégzett feladatokat „in-progress”-ből „kész” státuszra (vagy bármilyen másra, ahol éppen állnak). Ez persze fordítva is így van, ha én utazom el, akkor én jelzem a szoftverben az adott projekt feladatait és akár a nyaralásomon is rá tudok nézni, hogy áll az adott feladat valós időben. Emellett kommentelni, s egymásnak válaszolni is tudnak benne a kollégák, így ez helyettesíti a sok telefonálást, e-mailezést, messengerezést. Emellett arra is lehetőséget ad, hogy cégvezetőként be tudom állítani, hogy mindenki csak annak a területnek a feladatait lássa, amely őt érinti, és így nem veszik el a nagy „infótengerben”, amire nincs is szüksége!”

Már applikációja is létezik; alacsony a belépési küszöb

Milán számára fontos az is, hogy a felületet meglátva vonzó legyen a program a kollégái számára. Ez egy transzparens rendszer, ami elengedhetetlen a növekedéshez, és hogy vezetőként rajta tudja tartani egy vállalkozó a kezét a cég mozzanatain, teendőin.

„Ha belépnek a Notion-ba, akkor a főoldalon egyéből a cég értékeit láthatják a munkatársaim – az elképzelésem az volt, hogy úgy lássák a kollégák ezeket, mintha belépnének egy irodába és kint lennének a falon ezek a kulcsszavak. Úgy gondolom, hogy így is lehet növelni a hűséget, a lojalitást.”

A Notion-nek ma már van egy telefonos applikációja, amelyben Milán szerint minden funkció megvan, ami a használatához szükséges – persze, asztali gépen nyilvánvalóan kényelmesebb komplex műveleteket végrehajtani benne. Viszont mire nem jó a Notion? Milán szerint nagyon nagy méretű adattárolásra nem megfelelő.