„Jelentős időt takarítasz meg vele” – a Notion egy olyan szoftver, amely a vállalkozásod második agyaként működik
A Notion egy olyan multifunkciós szoftver, amely az utóbbi négy évben robbant be itthon a köztudatba és a lehetőségei kiaknázásával nagyban megkönnyítheti a cégek életét, sőt, egy vállalkozás második agyának tekinthető. A munkaszervezés, a feladatkezelés, az adatbázisok használata mellett még egy sor területen nyújt segítséget, sőt, nemcsak a vállalkozások számára hasznos, hanem a privát életben is. Varga-Márfy Milán vállalkozóként az elsők között volt itthon, aki elkezdte használni a szoftvert – most ő ad gyakorlati útmutatót a Hello Bizniszt olvasói számára.
„Szabadúszó vállalkozóként észleltem, hogy egyre több a munka, egyre több ügyféllel vagyok kapcsolatban, de a fontos, megjegyzendő dolgokat nincs hová feljegyeznem; a sima jegyzetelő felület ehhez már kevésnek bizonyult – ecsetelte a kezdeteket Varga-Márfy Milán, aki a Scale Agency ügyvezetője, az ügynökség vezetője, márkastratéga (ügynökségével többek között Szoboszlai Dominik menedzsment-cégével az arculat anyagokon dolgoztak, a Red Bullnak is gyártottak grafikai anyagokat, továbbá Agnes Silka-nak arculattervezést is készítettek). – Az ügyfél folyamatok nyomon követésére, illetve a folyamatok menedzselésére szolgáló szoftverek túl bonyolultak, a Notion viszont azért jó, mert könnyen el lehet sajátítani a funkcióit, s lépésről lépésre, könnyedén megérthető – aki a Word-ből „ül át” egy ilyenbe, annak a Notion csak egy lépcsőfokot jelent, nem nagy ugrást, mint amit a piacon kapható CRM-rendszerek (Customer Relation Management) jelentenek.”
Milán számára az a legfontosabb, hogy a szoftveren belül priorizálhatja a céges teendőket
Milán az első között volt, aki 2020 elején elkezdte itthon használni a Notiont, korábban a Trello nevű szoftverrel dolgozott, amelyben viszont kevesebb lehetőséget talált. De miért és mitől jó a Notion, mik a főbb funkciói?
„Az első és legfontosabb leszögezni azt, hogy olyan feladat- és tartalomkezelő lehetőségei vannak, mint egy CRM-rendszernek – folytatta Milán. – Létre lehet hozni benne táblázatokat, amelyeknek több nézete van; ezek lehetnek időbeli értékek, személyek, összegek, határidők. Nyomon lehet követni a teendők státuszait – a legfontosabb dolog számomra az volt, ami miatt elkezdtem használni, hogy a határidőket, felelősőket, stb. nem kell többé a fejemben tartani, hanem a szoftveren belül tudom priorizálni őket. További fontos funkciót jelent az adatbázisok használata: például az ügyfelekkel, partnerekkel való együttműködéseket vissza lehet keresni, így megtalálhatjuk a fontos információkat a közös cégtörténetekről, amelyekre bármikor szükségünk lehet (akár azt is be lehet állítani benne, hogy melyik ügyféllel mennyire szeretünk dolgozni; készíthetünk a programban egy listát erről, s így tudjuk felszabadítani a kapacitásainkat a jobb ügyfelekre). További fontos funkció számunkra, hogy ha újfajta működést akarunk behozni a cégünkbe, akkor nem kell külsős szakemberre várni, aki ezt lefejleszti, hanem abban a pillanatban máris meg lehet csinálni a Notion-ben ezt, jelentős időt megtakarítva.”
A Notion a vállalkozás második agyaként működik
Milán szerint a Notion további előnye, hogy sok szoftverrel össze lehet kötni – igazi „second brain”-ként, vagyis második agyként működik. A Google Naptárral, az e-mail programmal össze lehet kapcsolni; persze jóval többel is, s ennek csak a képzelet szab határt. Mindezek mellett van benne AI, a felületen bele lehet íratni dolgokat a mesterséges intelligenciával. Továbbá saját „Wikipédiát” is ki lehet benne építeni a cég számára – ez olyan belső tudásbázist jelent, amelynek keretében tudás- és szabályrendszereiket tudják tárolni.
„A cégen belül egyébként mindenkinek fontos az adatbázis használata; segít a döntéshozatalban, a munkaszervezésben – mutatott rá Milán . – Például nem kell zaklatnom a kollégákat szabadság alatt telefonon; a közös platformot minden kolléga látja, akik aztán át tudják állítani az elvégzett feladatokat „in-progress”-ből „kész” státuszra (vagy bármilyen másra, ahol éppen állnak). Ez persze fordítva is így van, ha én utazom el, akkor én jelzem a szoftverben az adott projekt feladatait és akár a nyaralásomon is rá tudok nézni, hogy áll az adott feladat valós időben. Emellett kommentelni, s egymásnak válaszolni is tudnak benne a kollégák, így ez helyettesíti a sok telefonálást, e-mailezést, messengerezést. Emellett arra is lehetőséget ad, hogy cégvezetőként be tudom állítani, hogy mindenki csak annak a területnek a feladatait lássa, amely őt érinti, és így nem veszik el a nagy „infótengerben”, amire nincs is szüksége!”
Már applikációja is létezik; alacsony a belépési küszöb
Milán számára fontos az is, hogy a felületet meglátva vonzó legyen a program a kollégái számára. Ez egy transzparens rendszer, ami elengedhetetlen a növekedéshez, és hogy vezetőként rajta tudja tartani egy vállalkozó a kezét a cég mozzanatain, teendőin.
„Ha belépnek a Notion-ba, akkor a főoldalon egyéből a cég értékeit láthatják a munkatársaim – az elképzelésem az volt, hogy úgy lássák a kollégák ezeket, mintha belépnének egy irodába és kint lennének a falon ezek a kulcsszavak. Úgy gondolom, hogy így is lehet növelni a hűséget, a lojalitást.”
A Notion-nek ma már van egy telefonos applikációja, amelyben Milán szerint minden funkció megvan, ami a használatához szükséges – persze, asztali gépen nyilvánvalóan kényelmesebb komplex műveleteket végrehajtani benne. Viszont mire nem jó a Notion? Milán szerint nagyon nagy méretű adattárolásra nem megfelelő.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
„Ne töltsön fel senki X gigányi filmet rá, mert nagyon belassítja a szoftvert. A túlzottan komplex automatizáció sem jó, mivel nem egy komplett marketing automatizációs rendszer ez.”
A Notion használatát nem nehéz megtanulni, néhány óra elegendő hozzá, tehát alacsony a belépési küszöb.
„Ha jön hozzánk egy új kolléga, természetesen elmagyarázom neki a program működését és elmondom, hogy miért jó ez neki, majd ezt követően tesztelem, hogy hogyan használja. 1-4 óra alatt meg lehet tanulni, alacsony a belépési küszöb és gyorsan rá lehet jönni a nagyszerűségére. Azonban arra szeretném felhívni a figyelmet, hogy ha valaki eme cikk elolvasása után akarja elkezdeni használni a Notion-t, akkor ne „fejes ugrással” menjen bele, hanem érdemes utánanézni a YouTube-on az időközben felmerülő konkrét kérdéseinek is, a kulcsszó beírásával. Sok ember megosztja tapasztalatait a legnagyobb videómegosztón erről; például én is!” (link a cikk végén – a szerk.)
A céges élet mellett a magánélet dolgaiban is segít
Milán hozzátette, hogy az átláthatóságnak és az alacsony belépési küszöbnek köszönhetően a használata öngerjesztő folyamat tud lenni egy cégen belül a közös tudástár és a mindenki számára elérhető folyamatok által. A szoftver azonban nemcsak a vállalkozások számára hasznos, hanem a privát életben is.
„A Notion nemcsak a céges életben jó, hanem a magánélet szervezésében is remek a digitálisan tárolt feladatokra. A kedvenc receptektől a jelenleg olvasott könyvek fő gondolatainak tárolásán át a bevásárlólista készítéséig, illetve az utazástervezésig tökéletes. Az életünk menedzselésére maximálisan alkalmas, szerethető és addiktív – sok embert „megfertőztem” vele az évek alatt, olyanokat is, akik addig csak a Word-Excel párossal dolgoztak.”
A Notion nem számít drága szoftvernek, sőt, egy bizonyos pontig ingyenesen használható.
„A program alapvetően ingyenes, időkorlát nélkül, viszont, ha bizonyos komplexitást (konkrétan 1000 blokkot) elér valaki, utána fizetőssé válik. Úgy gondolom viszont, hogy addigra eljut egy vállalkozás egy olyan szintre, hogy megéri ezt kifizetnie (ha egy idő után már nem fizet, akkor pedig több funkciót nem tud használni, mégsem tilt ki). Egyébként nem beszélünk nagy előfizetési összegről, egy főnek körülbelül hatvanezer forint egy évre, viszont száz vendégfelhasználót hozzá lehet adni ingyenesen.”
Milán összegzése:
„Sokszor mondják, hogy az első lépést a legnehezebb megtenni egy nagy cél érdekében. A könnyű integrálhatóság és a kis lépésekben haladás által sokan kedvet kaphatnak arra, hogy kipróbáljanak néhány funkciót a Notion-ből saját eredményes működésük érdekében. Érdemes tehát rászánni néhány órát arra, hogy ezáltal is megadjuk az esélyt magunknak a fejlődésre.”