Ne ess kétségbe, ha beesik a forgalom! – így készíts válság feladatlistát az AI segítségével

Fekete Ferenc, a VeryCreatives nevű digitális termékfejlesztő cég társalapítója bevezetőjében elmondta, hogy az elmúlt 13 évében a sikeres működés mellett át kellett vészelniük gazdasági válságokat, munkaerőpiaci változásokat és – mivel fejlődő iparágban tevékenykednek – a piaci trendek által diktált változásokat. Azonban végül minden nehézségből jól jöttek ki és tanultak valamit, de szolgáltató-cégként időről-időre meg kellett hozniuk néhány nehéz döntést is.

A pénzügyi alapok a legfontosabbak

“Az első és legfontosabb, hogy a pénzügyi alapok legyenek rendben, azaz nem elég tudni, hogy mennyi a bevétel és a kiadás, hanem ismernünk kell az alábbiakat is: a gross profit (nettó árbevétel), a COGS: cost of goods sold (az állandó és változó költségek), illetve az OPEX: operational expenses (működési költségek) – vágott bele Fekete Ferenc. – Az újonnan induló vállalkozásoknál ezeket egy excelben is számolhatjuk (körülbelül az első 1 millió dolláros éves bevételig ez nekünk is elegendő volt), de ha szeretnénk skálázódni, akkor elengedhetetlen legalább valamilyen alapszintű kontrolling-rendszer bevezetése, ahol ügyfél-szinten tudunk megtérülést számolni, s modellezhetjük a különböző pénzügyi szcenáriókat.” 

Ferenc több példára hívta fel a figyelmet abban a tekintetben, hogy válsághelyzetben milyen tényezőkkel kell számolni. 

“Mi van, ha beesik a cashflow, s elmegy egy ügyfél? Mi van, ha felveszünk egy embert, s mikor kezd el ő termelni és megtérülni? Ezekkel a tényezőkkel előre kell kalkulálni és az egyes kiadásokat kategorizálhatjuk (pl. a bevétel hány százaléka megy ügyfélszerzésre, ennek mi a megtérülése) –  megnézhetjük, hogy az adott éven belül mely hónapok mennek jól, melyek nem, tehát fontos az éves tervezés. Illetve mérjük fel, hogy mennyi ügyfelet kell behozni ehhez havonta átlagosan, s ehhez van-e elegendő munkatársunk. Egyébként amióta kontrolling van a cégünkben (külsős partnernek kiszervezve), azóta sokkal magabiztosabbak vagyunk, mert tisztán látunk, és adatvezérelt döntéseket tudunk hozni – én már el sem tudnám képzelni a működést kontrolling nélkül. Bár a könyveléstől mindig utólag érkeznek az adatok, a jövőt a kontrolling mondja meg; segít tisztán látni abban, hogy valójában mennyi pénzből gazdálkodhatunk, és nem kell azzal szembesülni év végén, hogy mindent elköltöttünk, miközben azt gondoltuk, hogy jól megy a cég.”

A cashflow szerepe

Ferenc ezt követően rámutatott, hogy a szolgáltató cégeknél gyakori, hogy az elvégzett munka vagy munkafázisok után számláznak az ügyfeleknek, s ezt követően 8-15, vagy akár 30 napig ülnek a számlán, mielőtt kifizetnék azt. Ha ehhez hozzájön, hogy bizonyos hónapokban megcsúsznak a számlákkal, akkor egy szolgáltató cég nagyon könnyen bedőlhet.

“Mi pár évvel ezelőtt – az üzleti modellünkből adódóan – átálltunk az előre fizetésre. Minden hónap elején küldjük az adott havi számlát az ügyfeleinknek 8 napos határidővel, így amikor fizetést kell adnunk, a pénz már a számlánkon van. Így nem mi finanszírozzuk az ügyfelet és könnyebb reagálni a ki nem fizetett számlákra is. Persze lehetnek olyan beruházások egy cégben, amelyek viszonylag sok tőkét kötnek le, pl. gépek, eszközbeszerzések stb. Érdemes ezeket a magas fix költségeket alacsonyabb havidíjakká konvertálni, így cashflowból (vagyis készpénzállományból) finanszírozhatóak, miközben nem áll benne a tőke, azt lehet másra is használni. A mi esetünkben ilyen például – a szoftverek mellett – a számítógépek beszerzése. Egy jó laptop 600-800ezer forintos egyszeri költséget is jelenthet az amúgy is magas programozói fizetéseken túl, így 2-3 ember felvétele gyorsan 1,5–2 milliós extra költséggé konvertálódik. Ezt kiválthatjuk azzal, ha a drága munkaeszközöket alacsony havidíjon lízingeljük, így nemcsak a cashflowt védjük meg, hanem a gépet is visszaadhatjuk, amikor már nincs rá szükség, miközben a gép árának csak a töredékét fizettük ki a használat során.” 

A tartalékképzés fontossága, vagyis a runway

“Ha tisztán látunk a cég pénzügyeivel kapcsolatban, akkor megkezdődhet a tartalékképzés – folytatta Ferenc. – A kontrolling adataiból tudni fogjuk, hogy mennyit tudunk elkülöníteni a tartalék, vagyis runway felépítésére. Ez elsőre egyszerűnek hangzik, de szolgáltató cégeknél néhány hónapos runway felépítése is komoly kihívást jelenthet, mivel ilyen cégek esetében a legnagyobb költség a bérköltség, illetve a hosszú távon nem termelő munkatársak költségei nagyon gyorsan elvihetik a megtermelt profitot. Mi azt tapasztaltuk, hogy ritka, amikor minden ügyfél egyszerre esik ki, ezért kevésbé valószínű, hogy 0, azaz nulla bevételű hónapjaink lennének még egy gazdasági válság esetén is.”

Az ügyfélmix szerepe

Ferenc tapasztalatai szerint arra kell törekedni, hogy diverzifikálják az ügyfélportfóliót és a cél az, hogy ne essen 20 % fölé egy ügyfél súlya a portfólióban.

“Ha egy ügyfél túl nagy szeletét adja a cashflownknak, akkor annak kiesése nagyon megütheti a céget, akár a teljes profitot elviheti, vagy rossz esetben veszteségessé teheti azt. Ilyen helyzetben pedig lássuk be, nem vagyunk túl jó tárgyalási pozícióban az ügyfélszerzés során, mert kiszolgáltatott helyzetbe kerülünk. A másik probléma, hogy ha egy adott iparágra specializálódunk, ki leszünk szolgáltatva az adott iparág gazdasági ciklusának – vagyis amikor megy a szekér, akkor nekünk is jó, ha viszont beesik az iparági növekedés, akkor pedig embereket fogunk elküldeni. Nekünk az vált be, hogy a szakértelmünk egymástól független iparágakban is kamatoztatható, így például a covidválság alatt növekedni is tudtunk, hiszen amíg az egyik iparági ügyfélköltése visszaesett, addig egy másiké nőtt. Ökölszabályként elmondható, hogy ha 20% fölé emelkedik egy ügyfél súlya a portfólióban, akkor az már komolyabb kockázatokat hozhat magával, ezért törekedni kell újabb ügyfél behozására, hogy ezt ellensúlyozzuk. Ezt persze könnyebb mondani, mint betartani.”

Ne költsd el az összes osztalékot!

“Ha a fentiek rendben vannak, akkor sokkal nagyobb eséllyel élsz túl egy válságot. Sőt, nemcsak, hogy túléled, hanem erősebb pozícióban jöhetsz ki belőle, míg mások meggyengülnek vagy bezárnak. Amikor pedig ismét jól megy a céged, ne bízd el magad, hanem tartalékolj. Könnyen lehet, hogy egy válságot csak akkor tudsz átvészelni, ha visszafektetsz a cégedbe, így megtartod a kulcsfontosságú szakembereidet, erősíted a marketinget és az ügyfélszerzést. Ehhez tőke kell és nem hitel! Ne éld fel az osztalékodat, hanem tegyél félre belőle arra az esetre, ha vissza kell fektetned a cégbe.”

A mesterséges intelligencia által készített válságterv

Hajnal Ádám kifejtette, hogyan támogathatja a mesterséges intelligencia a legkritikusabb helyzetben is a cégeket. Ádám az Alias Innovations Kft. ügyvezetőjeként csapatával a kis-és középvállalkozásokat segít a digitalizációs lehetőségek kiaknázásában ClickUp bevezetéstől, úgynevezett „low-code” programozáson át egészen az egyedi web-és mobilalkalmazások fejlesztéséig.

„Az AI (mesterséges intelligencia) képes arra, hogy akár egy nap alatt válságtervet készítsen, és rendkívül hasznos tud lenni a scenario planning, vagyis a forgatókönyv készítésében – kezdte Hajnal Ádám. – A forgatókönyv-elemzés azért a legjobb, mert pontosan megadja az irányt, hogy mit tegyünk – 20 %-os bevételkiesésnél nem kell drasztikus döntéseket hozni (ezt a profit még elnyeli), a közepes, 30-40 %-os kiesésnél (pl. covid, energiaválság) már a komolyabb döntéseken is el kell gondolkodni, de a munkaerő tömeges elküldésével nem szabad operálni. Ezért ekkor a változó költségeket húzzuk meg először (kisebb-nagyobb beruházások, konferenciák száma), s csak a legdurvább esetben gondolkodjunk munkaerő-leépítésben. Ha van egy mindenkit érintő covidválság például, akkor véleményem szerint fontos az emberbe fektetni, mert jó szakembereket a válságban a legkönnyebb találni, akik potenciálisan kihúznak a csávából. Ennek a bizonytalanság az oka – a legtöbb cégvezető fél őszintén kiállni a kollégák felé, és a munkavállalók inkább oda mennek, ahol erős vízió, jövőkép van.”

De hogyan is néz ki pontosan egy mesterséges intelligencia által rapid módon elkészített válságterv és mennyire lehet ez részletes? Ádám levezette azt is, hogy a döntéstámogatás az AI-val nagyon hatékony és kockázatcsökkentő tud lenni.