Nincs irodája, mégis több száz ügyfelet kezel – egy vállalkozó digitális fordulata

A vállalkozások jelentős része ugyan még mindig ragaszkodik a hagyományos irodákhoz, pedig a munkavégzés már rég túlnőtt a falakon. Egy tőkepiaci szaktanácsadó akár több száz ügyféllel is képes tartósan és magas minőségben dolgozni úgy, hogy nincs hozzá saját fizikai irodája, a mindennapi működését pedig nem a hely, hanem a digitális infrastruktúra határozza meg. Prokaj Károly tőkepiaci szaktanácsadó mindennapjai jó példát jelentenek arra, miként válik természetessé a digitális működés, és hogyan támasztja alá mindezt a technológiai háttér. Ebben a történetben egy vállalkozói működás átalakulásáról írunk.

A saját útját akarta járni

Prokaj Károly jelenlegi karrierje egyetlen, akkor talán egyszerűnek tűnő, mégis sorsfordító döntéssel indult: vállalkozó lett. Számára ez azt jelentette – tudtuk meg –, hogy a saját útját szerette volna járni az alkalmazotti lét helyett. Ez a döntés nemcsak szakmai, hanem identitásbeli váltás is volt, amely később minden más lépését meghatározta.

Súlyos krízisből növekedett ki

A vállalkozói út – ahogy általában lenni szokott – azonban nem volt egyenes vonalú. Volt olyan időszak az életében, amikor egyszerre került szakmai és emberi értelemben is mélypontra. Egy korábbi cégében, ahol kisebbségi tulajdonos volt, a többségi tulajdonos kisemmizte, ami egyik napról a másikra anyagi és egzisztenciális bizonytalanságba sodorta. „Földönfutóvá tett” – fogalmazott a tőkepiaci szakember. Ez az időszak annyira megviselte, hogy komolyan elgondolkodott azon, hogy végleg elhagyja a szakmát, és ezzel együtt a vállalkozói tevékenységét is lezárja. Sok vállalkozó számára ez az a pont, ahol a bizonytalanság bénítóvá válik.

A fordulat azonban egy egészen váratlan helyről érkezett: üzleti mentorok és stratégiai tervek helyett az ügyfelei segítették át ezen a nehéz időszakon. „Az a bizalom és lelki támogatás, amelyet tőlük kaptam, végül átlendített a krízisen, és megerősítette bennem, hogy van értelme folytatni” – emlékezett vissza Prokaj Károly. A következő nagy felismerés a Covid előtti időszakra esett. Addigra számára is egyértelművé vált, hogy az addigi működési modellel, a korábbi fejlődési tempóval egyszerűen nem tud tovább növekedni. Nem a piac zárult be előtte, inkább úgy érezte, hogy a saját módszerei érték el a határaikat. Általánosságban elmondható, hogy a növekedési plafon gyakran a belső működésből sajátosságaiból fakad. Ez a felismerés indította el azt a szemléletváltást, amely később a digitális működés irányába vitte el, és amelynek eredményeként napjainkban már egészen más léptékben képes dolgozni (erről lentebb részletesen írunk).

A térerő és az ablakba tett mobil esete

Prokaj Károly Ausztriában nyit számlákat, gyakran utazik, vidéken dolgozik, és sokszor maga a helyzet kényszeríti rá, hogy a digitális infrastruktúra valóban működjön. Egy alkalommal például egy vidéki településen az ablakba kellett tennie a telefonját, hogy legyen stabil mobilinternet, mégis azt mondja, a modern eszközök és a megbízható hálózat adta rugalmasság révén bárhonnan képes dolgozni. Amikor internet-szolgáltatót választott – emlékezett vissza – egy személyes élmény volt a döntő. Eszerint egy távoli helyen mindenkinél megszűnt a térerő, a feleségénél viszont még mindig volt jel. Ekkor ismerte fel igazán, milyen kritikus tényező a stabil kommunikáció, és azóta is a Telekom hálózatára támaszkodik. A stabil kapcsolat üzleti alapfeltételt jelent.

Az otthoni munkaállomása is ennek megfelelően épült fel. Nagy képernyős gépet használ, a munkáját pedig gigabites optikai kapcsolaton végzi. Mint mondja, nincs is szüksége ennél gyorsabbra, mert ez a sebesség minden körülmények között stabil, és pontosan azt a biztonságot nyújtja, amire az üzleti döntések közben szüksége van.

Egy bokatöréssel kezdődött

A teljes digitális működést azonban egy váratlan fordulat indította el. 2019-ben eltörte a bokáját, és hirtelen semmilyen módon nem tudott személyesen ügyfelekkel találkozni. Az akkori helyzet rákényszerítette a gyors tanulásra s hogy elkezdje használni a bank digitális rendszereit. Felhívta az ügyfeleket, és megkérdezte, van-e számítógépük, használtak-e már valamilyen video chat programot? Ha igen, küldött nekik egy linket, és online beszéltek tovább. „Mire a 2020-as Covid-időszak elérte a pénzügyi szektort, én már hónapok óta digitálisan dolgoztam” – mondta Prokaj Károly. Míg a kollégái többsége még papíron intézett mindent, ő azonban előnyben volt, és ez a különbség hamar megmutatkozott az eredményeiben. Mintegy 350 család pénzügyeit kezeli, ami korábban elképzelhetetlen lett volna számára, és elmondása szerint ezt a volumenű munkát csak digitális rendszerben lehet fenntarthatóan ellátni. A felismerés egyértelmű: ez az ügyfélmennyiség már rendszerszintű működést igényel.

Az iroda ma már nem az, ami korábban volt

Gale Tibor szerint a digitális iroda fogalmát ma már nem érdemes helyhez kötni. „Az iroda ma nem az a tér, ahová bejárunk, hanem az az eszközrendszer és platformkészlet, amelyben dolgozunk” – fejtette ki a Telekom szakértője. A kommunikáció, a közös tárhely és az olyan integrált rendszerek, mint a Microsoft 365 vagy a Google Workspace, együtt adják azt a működési keretet, amely ma már nem csak nagyvállalatoknál, hanem egy egyszemélyes vállalkozásnál is alapvető elvárás. Vagyis a digitális iroda napi munkakörnyezetté vált.

A felhőalapú működés tuningolja a vállalkozásokat

A digitalizáció azonban nem csak a kommunikációról szól. Gale Tibor szerint ma már nem az a lényeg, hogy új csatornák jelenjenek meg, hanem az, hogy a munkavégzés hatékonyabbá váljon. A felhőalapú dokumentumkezelés, a valós idejű együttműködés és a mesterséges intelligencián alapuló eszközök olyan gyorsulást jelentenek, amely a vállalkozók működését teljesen átalakítja. A Microsoft Copilot, a Google Gemini, AI már most is képes dokumentumokat előkészíteni, összefoglalókat készíteni vagy sablonokat generálni, így a vállalkozó a rutinmunka helyett a döntésekre összpontosíthat. Tehát az automatizálás időt szabadít fel a valódi szakmai munkára. Prokaj Károly is arról számolt be, hogy nem kell többé mindent nulláról megírnia, és azt tapasztalja, hogy a technológia sok értékes időt szabadít fel a számára.

Szakemberek ezrei gondoskodnak az adatok védelméről

A felhőben tárolt adatok és a nagy szolgáltatóknál működő biztonsági rendszerek kapcsán Gale Tibor megjegyezte, hogy a kérdés ma már nem az, hogy megbízunk-e ezekben a rendszerekben, hanem az, vajon képesek lennénk-e saját magunk jobban védeni az adatainkat. A legtöbb vállalkozás erre a kérdésre nemmel felelne, hiszen egy egyszemélyes vagy kis létszámú cég nem tud éjjel-nappali felügyeletet biztosítani. A felhőszolgáltatóknál ezzel szemben több ezer szakember gondoskodik a védelemről, és olyan szinten, amelyet saját infrastruktúrával lehetetlen lenne megközelíteni.

Hogyan kezdjünk hozzá?

A digitális iroda felépítése akkor működik jól, ha a vállalkozó a saját tudásához legközelebb álló környezetet választja. A digitális iroda felépítését Gale Tibor szerint a legfontosabb kérdéssel érdemes kezdeni: melyik munkakörnyezet áll a legközelebb a vállalkozó tudásához és működéséhez? A Microsoft 365 és a Google Workspace egyaránt alkalmas arra, hogy valaki gyorsan és hatékonyan átálljon rájuk, de szerinte az a platform lesz a legjobb, amelynek használata a legkevesebb tanulási terhet jelenti. Ezt követi a rendszerezés és a keresés képességének fejlesztése, majd az AI beépítése a napi működésbe. A szakember szerint a digitális iroda a hatékony vállalkozói működés fenntartható formáját jelenti.

Mit érdemes hazavinni ebből a történetből?

• A digitális iroda minden vállalkozó számára elérhető.
• A tudatos digitális működés jelentősen növeli a hatékonyságot.
• A felhő és az AI valódi segítséget ad a mindennapokban.
• A halogatás fokozatos lemaradást eredményez.
• Az időben meghozott döntések versenyelőnyt jelentenek.