Egy kis optika nagy tervekkel: így indul el a digitalizáció útján a Szeitz Optika

Vállalkozói szemlélet generációkon át.

A Szeitz család vállalkozása 2003-ban indult. Mercédesz és Barbara szüleik segítségével alakították ki az optika üzletet, a látszerész és optometrista szakirányt kitanulva. A vállalkozói lét egészen régi időkig, 1941-ig vezethető vissza a család történetében. Felmenőik által elkezdett szorgalmas munka, az emberekkel való kapcsolódás, türelem, kitartás, fejlődni vágyás mind olyan tapasztalások, melyet gyerekként szívtak magukba, így a vállalkozói léthez szükséges munkamorált és szemléletet tulajdonképpen otthonról hozták. Ráadásul a Szeitz Optika helyén korábban is családi vállalkozásuk működött, ezért Mercédesz úgy érzi, valamilyen formában a nagyszüleik örökségét is továbbviszik.

„Az elmúlt évek fejlődését nehéz felmérnem, mert a szakmánk állandó fejlesztést, megújulást kíván, azonban ezzel párhuzamosan a gyökerekhez való ragaszkodást és a családi vállalkozás továbbvitelét tűztük ki célul. Számunkra fontos, és a vállalkozásba úgy kezdtünk, folytatva a családi hagyományt, hogy ne feledjük, honnan indultunk, milyen értékeket hoztunk magunkkal, ezekre hogyan tudunk építeni és megőrizni azt” – mondja Mercédesz. Édesapjuk ma is a vállalkozás ügyvezetője. Induláskor biztos hátteret jelentett számukra, és bár más generációt képvisel, azóta is figyelemmel követi az optika fejlődését. A fontosabb kérdéseket a mai napig közösen beszélik át, így a különböző generációk tapasztalatai folyamatosan találkoznak a vállalkozás működésében.

A testvérek közben szakmailag is jól kiegészítik egymást. Mercédesz látszerészként és üzletvezetőként dolgozik, testvére, Barbara optometristaként látás- és kontaktlencse vizsgálattal foglalkozik. A kis létszám ellenére arra törekednek, hogy minél többféle problémára helyben tudjanak megoldást kínálni, ezért hetente egyszer szemészorvos is rendel náluk. „Már a kezdetektől szemész orvos is csapatunk tagja, aki hetente egy alkalommal tart szemvizsgálatot optikánkban, így a speciálisabb igényeket is le tudjuk fedni. Ha szembetegséggel kapcsolatban fordulnak hozzánk, az orvossal történő konzultációt javasoljuk. Az optometrista kompetenciái közé tartozik a látásvizsgálat során felfedezett szemészeti problémák felismerése is, mely így egy helyen a két szakember együttműködésével azonnali megoldást kínál a páciensnek. Próbáljuk komplexen kezelni a hozzánk érkező igényeket. Egy ilyen kis vállalkozásnál szerintem különösen fontos, hogy az ember átgondolja, miben tud többet vagy teljesebbet nyújtani.” – mondja Mercédesz.

A családi háttér náluk a döntéshozatalban is fontos szerepet játszik. Újító ötletek akadnak bőven, de azokat mindig közösen gondolják végig. „Nálunk ez nem fékként működik, inkább abban segít, hogy átgondolt döntéseket hozzunk. Lehet, hogy emiatt néha lassabban haladunk egy –egy terv megvalósításában, de a megfontoltság végül előnyünkre válik. – meséli.

Ez az óvatosság pedig a digitalizációval kapcsolatos lehetőségeknél is megjelent – nem is egyszer. Az optika az évek során több pályázattal találkozott, azonban egyiknél sem érezték azt, hogy valóban nekik szólna. „Sok a csábító, modern lehetőség, de azokat a kihívásokat szeretjük kiválasztani, amik beleillenek a terveinkbe. A Telekom pályázatánál már maga a kiírás és a jelentkezés folyamata is felhasználóbarát volt. Kitöltöttük a pályázati tesztet és bevallom, az eredményen nem csodálkoztunk. Elgondolkodtató volt a rettentő gyenge pontszám, mely azt is jelezte egyben, hogy tényleg van tennivalónk digitalizáció terén. ” – meséli, hogyan indultak a pályázaton. 

A fejlődés és a digitalizáció útján

A Szeitz Optikánál az elmúlt időszakban csak még inkább megerősítést nyert, hogy ideje fejleszteni a vállalkozás egyes területeit. Számos folyamat még analóg módon működik. Papír alapon rögzítik az adatokat, kartonokat vezetnek, és a fontos információkról is írásos dokumentum készül, ezt adják át a pácienseknek. Az információk tárolásának, visszakeresésének és a folyamatok átláthatóságának ez nem kedvez. Az optikában jelenleg egyetlen laptopot használnak, ami eddig tökéletesen megfelelt a mindennapi munkafolyamatban. Legyen az megrendelések leadása, követése, szemüveglencse design megtervezése vagy számlázó program használata. Azonban szeretnének ezen változtatni, és fokozatosan digitalizálni, modernizálni a működésüket. „Tervezzük, hogy a vizsgálóban külön eszköz és program álljon rendelkezésre, mely könnyíti a vizsgálat közben rögzítendő paramétereket. Szeretnénk a papír alapon kézzel megírt adatokat rendezettebb nyomtatott formában vagy email-ben eljutattva a páciens részére átadni. Ebbe az irányba szeretnénk elmozdulni, mert ma már egy vállalkozás működéséhez szinte elengedhetetlen a digitalizáció” – magyarázza Mercédesz 

Az optika úgy véli, a digitalizáció elkerülhetetlen, hiszen a működés gyorsabbá és átláthatóbbá válik majd, az adatok pedig könnyebben visszakereshetők és nyomon követhetők lesznek. Az analóg rendszer hátrányait ugyanis a mindennapi munka során egyre inkább érzik. Ma már egy vállalkozásnak minden téren naprakésznek kell lennie. Apró lépéseket már megtettek, az elmúlt évek során a frissebb adatokat például Excel-táblázatokban rögzítik, a korábbi információk jelentős része azonban még nincs digitalizálva, és automatizált folyamatokat sem építettek ki. Hosszabb távon azt szeretnék, ha ezek az adatok egységesen, digitális formában lennének elérhetők, így néhány kattintással, akár másodpercek alatt vissza lehetne keresni a szükséges információkat. Mindez ugyanakkor nem jelenti azt, hogy a jelenlegi működés ne lenne életképes. Az optikába folyamatosan érkeznek páciensek látásvizsgálatra, szemüvegkészítésre és szakmai tanácsért, a személyes kiszolgálás pedig továbbra is a vállalkozás egyik erőssége. Ismerik és alkalmaznak olyan technológiákat, amelyek segítik a látásvizsgálat, szemüveg kiválasztás és készítés folyamatát és a mai dinamikus vizuális igényeket és szokásokat figyelembe veszik a tervezéskor. Szeretnék elérni, hogy a jól működő szakmai alapot kiegészítsék olyan digitális megoldásokkal, amelyek egyszerűbbé és hatékonyabbá teszik a mindennapi munkát.

Egy weboldal ma már nem csak néhány kép

A digitalizáció következő fontos lépése számukra egy új mai igényeket kielégítő weboldal létrehozása. Az optikának korábban már volt saját egyszerű honlapja, de a régi design és információk már nem tükrözték az optika jelenlegi arculatát és terveit. Akkoriban elegendőnek tűnt néhány képet és alapvető információt feltölteni, és ez hosszú ideig működött is. Idővel azonban világossá vált számukra, hogy ami akkor megfelelő volt, az ma már kevés. Egy KKV-nak az online térben is lépést kell tartania a változásokkal. Az online felületek ma már az üzlet kirakatának számítanak. Ma már egy korszerűbb, a vállalkozás igényeihez és a mai ügyfélelvárásokhoz igazodó honlapban gondolkodnak. 

Saját tapasztalatomból tanulva, azt gondolom, nem érdemes halogatni a terveket. El kell kezdeni a fejlesztést és a digitalizációs folyamatokat. A digitalizáció olyan, mint egy gyorsvonat: ha elmegy mellettünk, utána már menet közben nehéz felugranunk rá. Érdemes inkább időben elindulni ezen az úton. Tudjuk, hogy a mai modern tudatos vásárló nem akkor találkozik először velünk, amikor belép az optikába, hanem amikor először ránk keres. ” – mondja Mercédesz. Az optika vezetője elmondta, Facebook- és Instagram oldaluk is állandó karbantartást, friss információk és ötletes egyedi posztok megosztását igényli. Ezen a területen is szeretnének megújulni-változtatni, jelenleg ugyanis csak a legszükségesebb információk szerepelnek rajta. A közösségi felületek kezelését fiatal családtagok segítették, de belátták, hogy ez állandó odafigyelést igényel. Terveik szerint hosszú távon szakemberre szeretnék bízni a közösségi platformok kezelését is.

Amit a digitalizáció sem tud kiváltani

A mesterséges intelligencia használatával egyelőre óvatosan bánnak. Szeretnék kitapasztalni, mely területeken jelenthet valódi segítséget a vállalkozásuk számára. Úgy látják, az AI-t érdemes megtanulni jól használni, mielőtt egy cég komolyabban építeni kezdene rá, különösen azért, mert egyre több az egymásra hasonlító, sablonos AI-tartalom. Fontos számukra, hogy az optika kommunikációja ezek között is egyedi és felismerhető maradjon. A közösségi média ugyanakkor másfajta kihívást is jelent. Vállalkozóként tisztában vannak vele, hogy egy poszt közzétételével a munka nem ér véget. A reakciók utánkövetése, a kommentek megválaszolása ugyanolyan fontos, mint maga a hirdetés tartalma és minősége. Az online jelenlét folyamatos figyelmet és felelősséget kíván. 

Miközben fontosnak tartják, hogy az optika működése egyre modernebbé váljon, abban is biztosak, hogy vannak területek, ahol továbbra is szükség lesz a személyes jelenlétre és a szakmai kontrollra. A szemvizsgálati adat ismeretében a szemüvegkeret kiválasztáson át a megfelelő típusú szemüveglencse ajánlásáig végigkísérik a folyamatot. Egy szemüveg elkészítése ugyanis több adat és szempont összehangolását igényli, melyet egyedi tervezési rendszerek segítségével optimalizálnak, hogy a szemüveg végül a legtökéletesebb látásélményt nyújtsa. A webáruházak hatalmas termékkínálata csábító lehet ugyan, de szakmai szempontokat nem vesz figyelembe. Az online vásárlás térnyerése természetes, azonban szemüveg kiválasztás és készíttetés esetén veszélyes. Egyre többször fordul elő, hogy betérnek hozzájuk segítségért, akik online rendeltek szemüveget, de az nem megfelelően illeszkedik, vagy nem látnak jól vele. Ilyen esetekben sem marad el a segítségnyújtás, látszerészként igyekeznek szakmai tanácsot adni, megfelelő igazítást tenni vagy épp adatokat méréssel ellenőrizni. „Amíg van igény arra, hogy valaki személyes kapcsolatban szeretné végigvinni ezt a folyamatot, addig mi itt leszünk. Egy optikában nemcsak egy terméket adunk át, hanem szakmai segítséget és garanciát is arra, hogy ha később probléma adódna, mi azt is orvosoljuk. Ezt sem az online rendelés, sem a mesterséges intelligencia nem tudja kiváltani” – fogalmaz. 

A digitalizáció az üzlet falain belül is folytatódik

Az optika a következő években nemcsak a háttérfolyamatokat szeretné digitalizálni, hanem azt is átgondolná, milyen élmény fogadja az optikába belépő vásárlókat. Ehhez elengedhetetlen a folyamatos szakmai továbbképzés és a digitális ismeretek bővítése. Keresik azokat a megoldásokat, amelyekkel egy kisvállalkozás modernebbé teheti a működését anélkül, hogy elveszítené a személyességét.  

Ilyen lehet akár az üzletben az intelligens világítás kialakítása is, mely optimalizálja a szemüvegkeretek megjelenését. Egy szemüveg vagy napszemüveg kiválasztásánál ugyanis a megfelelő fényviszonyok éppúgy befolyásolhatják a döntést, ahogyan egy ruhabolt próbafülkéjében. Tervei között szerepel olyan automatikusan változó kijelzők elhelyezése is, amelyeken a látásvizsgálatra várakozók rövid, hasznos információkat kaphatnak. Mindez jól mutatja, hogy egy vállalkozás modernizálása nem feltétlenül egyetlen nagy beruházást jelent. Sokszor a vásárlói út apró pontjain érdemes végiggondolni, hol lehet egyszerűbbé, kényelmesebbé vagy informatívabbá tenni a szolgáltatást. 

A fejlesztések másik fontos területe a szakmai háttér. Korszerűsítenék a vizsgálati berendezéseket a szakmai tudás folyamatosan fejlesztése mellett. Emellett az időpontfoglalás rendszerét is szeretnék újragondolni. Jelenleg Facebookon és papíralapon is vezetnek foglalásokat, a két rendszert azonban állandóan kontrollálni kell, hogy ne kerüljön ugyanarra az időpontra két páciens. Bár ezt rugalmasan kezelik, egy egységes digitális rendszer nemcsak az adminisztrációt csökkentené, hanem az ilyen hibák lehetőségét is, és a vállalkozás számára is könnyebben átláthatóvá tenné a foglalásokat. 

Úgy látják, a következő években egyre több folyamat válik majd automatizálttá, azt pedig nehéz megjósolni, pontosan hogyan alakítja át mindez az optikusi szakmát. Abban azonban bíznak, hogy a valódi szakértelemre továbbra is szükség lesz. Éppen ezért számukra a fejlődés két iránya nem választható el egymástól: miközben a vállalkozást és annak eszközeit korszerűsítik, saját szakmai tudásukat is folyamatosan szeretnék fejleszteni a digitális kihívásokra felkészülten. 

A digitalizációs pályázaton elnyert támogatással az a terv válhat valóra, hogy a Szeitz Optika egy intelligens, élményalapú tér lehessen, amely aktívan támogatja a vásárlók tudatos döntéshozatalát és komfortosabb, látványosabb és emlékezetesebb vásárlói élményt nyújtson.