Őszi roham előtt: ezt az 5 dolgot tedd rendbe a cégedben, mielőtt rád szakad a szezon
A nyár sok kisvállalkozásnál csendesebb időszak, és pont ezért nagyon értékes. Ilyenkor lehet úgy rendet tenni a cégben, hogy ősszel már ne kapkodásból álljon a napi működés. Nemess Viktor, a Nemess Holding Kft. ügyvezetője és Fülöp Dorka márkastratéga, a Gamewiz társalapítója szerint most kell ránézni arra, mi lassít, mi fáraszt, és mi az, amin kis lépésekkel is lehet javítani.
Nem a roham közepén kell észbe kapni
A nyár nem üresjárat, hanem egy olyan időszak, amikor egy vállalkozónak lesz ideje arra, hogy végre a háttérben futó folyamatokkal is foglalkozzon a sok tűzoltás helyett. Nemess Viktor a fókuszt a rendrakásra, a folyamatok átnézésére és a hatékonyság javítására javasolja tenni. Fülöp Dorka pedig úgy fogalmaz: „Ne a cégben dolgozz, hanem a cégen dolgozz!” – ami röviden azt jelenti, hogy a napi feladatok mellett a működés egészére is rá kell nézni.
Kérdezd meg magadtól:
- Mi az, ami már nem visz előre?
- Melyik rossz szokásodat hurcolod tovább?
- Mi az, amit csak megszokásból csinálsz?
Hol kezdd el?
A két megszólaló szerint ott érdemes kezdeni, ahol a legtöbb idő elfolyik. Nemess Viktor a folyamatok rendbetételét emeli ki, míg Fülöp Dorka azt mondja, időnként ki kell lépni a napi mókuskerékből, és újra meg kell nézni, merre tart a cég.
„Mi az, ami most fölöslegesen visz el időt?” – ez a kérdés Nemess Viktor szerint jó kiindulópont, mert innen látszik, hol akad meg a munka. Azt is hozzáteszi, hogy egyetlen rosszul működő folyamat is sokat lassíthat a cégen. Fülöp Dorka legfontosabb üzenete pedig a nyári időszakra, hogy ne csak a napi feladatokat pipáld ki, hanem nézd meg azt is, mit kell elengedni, átszervezni vagy egyszerűsíteni.
Kérdezd meg magadtól:
- Mi az, ami most fölöslegesen visz el időt?
- Hol akad meg a munka?
- Mi az, amit tavaly is javítani kellett volna, de kimaradt?
Egy pékségben ez lehet a rendelésfelvétel, a készletkezelés vagy a délutáni csúcs kiszolgálása. Egy szolgáltató cégnél lehet az ajánlatadás, az adminisztráció vagy az ügyfél-visszajelzések kezelése. A kérdés ugyanaz: hol csúszik szét a működés, és mitől lassul le a csapat? Fülöp Dorka szerint ilyenkor az önvizsgálat is fontos, érdemes végignézni, mi működik jól, mit csinálsz csak megszokásból csinálsz, és mi az, ami már nem visz előre? Ez azért fontos, mert sok vállalkozásban nem a nagy hibák viszik el az időt, hanem a kicsi, ismétlődő bosszúságok.
Stratégia és mérhetőség
Nemess Viktor szerint a folyamatok javítása ott kezdődik, hogy mérhetővé válik a munka, mert ha nincs adat, nincs viszonyítási alap sem. Az ő cégénél ezért azt is figyelik, hány lépésből áll egy feladat, mennyi ideig tart, és hol van benne várakozás. Ha tehát nem tudod pontosan, mi mennyi idődbe kerül, akkor könnyen rossz helyre folyik el az energia. Lehet, hogy nem a munka sok, csak túl sok kézen megy át, vagy lehet, hogy nem az alkalmazott a lassú, hanem a folyamat bonyolultabb a kelleténél.
Gondold át:
- Hány lépésből áll egy feladat?
- Mennyi ideig tart?
- Hol van benne várakozás?
- Mi az, amit lehet egyszerűsíteni?
Fülöp Dorka ehhez a stratégia oldaláról tesz hozzá fontos szempontot, szerinte rendszeresen tisztázni kell, hogy hová tart a vállalkozás, és ez még mindig ugyanaz-e, mint amit tavasszal vagy év elején elterveztél. Kis cégnél különösen fontos, hogy a tulajdonos célja és a cég célja ne csússzon szét. „A stratégia az a lépés, amit nem lehet kihagyni” – mondta el a szakember, hozzátéve, hogy sok vállalkozó pont ott hibázik, hogy ezt a lépést hagyja a végére. Előbb kiszolgál, számláz, szervez, egyeztet, aztán amikor marad idő, akkor szeretne gondolkodni az irányon. Csakhogy ilyenkor többnyire már nincs szabad kapacitás.
A nyári felkészülés során a cél az, hogy ősszel és később a nagyobb terhelést is jobban tudja a cég kezelni – ehhez tartozik a marketing, a promóció és a PR is. Nemess Viktor azt javasolja, ilyenkor nézd meg az éves stratégiát, a kampányokat és azt is, hogy kell-e melléjük extra csatorna vagy plusz erőforrás. Ez segít abban, hogy egy jobb, biztosabb háttérrel támogasd a több munkát majd ősszel.
5 terület, amit most érdemes rendbe tenni
- Folyamatok – Nézd meg, hol akad meg a munka, mi maradt félbe, és mit kellett volna már tavaly kijavítani.
- Mérhetőség – Egyetlen fontos feladatot is érdemes végigmérni: hány perc, hány lépés, mennyi várakozás.
- Irány – Tisztázd, merre tart a cég, és a mostani napi működés ezt támogatja-e.
- Újítás – Fülöp Dorka szerint érdemes kipróbálni, hol segíthet az AI a szövegírásban, ötletelésben vagy adminisztrációban.
- Pihenés – A vezető fizikai és mentális állapota is üzleti kérdés, mert egy kifáradt ember rosszabb döntéseket hoz.
Tuning: kis lépések, nagyobb nyugalom
- Írj össze három folyamatot, ami most lassítja a cégedet.
- Válassz ki egy bosszantó napi hibát, és szüntesd meg.
- Tarts egy fél nap szünetet, amikor csak a céged működéséről gondolkodsz.
Fülöp Dorka kiemeli, hogy a pihenés nem jutalom, hanem a jó működés feltétele. „Azért dolgoztál ilyen keményen évekig, hogy ezt most megtehesd” – figyelmeztet arra, hogy nem szabad a leállást halogatni. A nyár akkor hasznos, ha előkészíted vele a következő sűrű időszakot. Aki most rendet tesz a folyamataiban, mérhetőbbé teszi a munkát, és kijelöl egy tiszta őszi irányt, az később nyugodtabban tud működni a sűrűbb szezonban.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
Kérdeznél a digitalizációról?
Kérdezd a Telekom Digitalizációs Asszisztenst, és kapj válaszokat a vállalkozásodra szabva.