Az a veszélyes a cégedben, amihez már mindenki hozzászokott: így szúrd ki nyáron a rejtett hibákat
A legtöbb vállalkozásban vannak olyan folyamatok, amelyek évek alatt szinte észrevétlenül rutinná váltak. Mindenki tudja, mit kell csinálnia, mégsem biztos, hogy a leghatékonyabb módon végzik a munkát – egyszerűen azért, mert „mindig is így volt”. A nyári időszak azonban sok cégnél valamivel nyugodtabb, így lehetőséget kínál arra, amire év közben kevesebb idő jut: egy kicsit hátralépni, átnézni a vállalkozásunk működését, és felismerni azokat a berögzült hibákat, amelyek hosszú távon lassítják a fejlődést. De hogyan lehet megtalálni ezeket a vakfoltokat, és miért érdemes még a következő pörgős időszak előtt rendet tenni a folyamatokban? Erről beszélgettünk Lantos Mónikával, a Profit Flow Üzletfejlesztési és IT tanácsadójával és Prohászka Andreával, a TUTTI Élelmiszeripari Kft. ügyvezető igazgatójával.
Bár a nyarat sokan a szabadságokkal és a lassabb hétköznapokkal azonosítják, a vállalkozások életében ez korántsem jelent teljes leállást. A napi ritmus ugyan sok helyen átalakul, de éppen ez adhat lehetőséget arra, hogy a cégvezetők egy lépést hátralépve felülvizsgálják vállalkozásuk működését. Vajon mely folyamatok szolgálják még mindig a hatékonyságot, és melyek azok, amelyeket már csak megszokásból végeznek ugyanúgy évek óta?
Lantos Mónika digitalizációs, folyamatszervezési és cégkultúra-fejlesztési szakértő szerint a fejlődés sokszor nem egy új technológia bevezetésével kezdődik, hanem azzal, hogy a vezetők tudatosan átnézik a meglévő folyamatokat. „Sokan meglepődnek ezen, de az a tapasztalatom, hogy rengeteg vállalkozás éppen nyáron vág bele nagyobb fejlesztésekbe. Informatikai fejlesztések, digitalizációs projektek vagy vállalatirányítási rendszerek bevezetése gyakran éppen erre az időszakra esik” – mondja. Hozzáteszi: ma egy vállalkozó már aligha engedheti meg magának, hogy hetekre teljesen leálljon, ezért sok cégvezető a nyarat tudatosan használja fel a belső folyamatok átgondolására.
Prohászka Andrea, a TUTTI Élelmiszeripari Kft. ügyvezető igazgatója szerint ugyanakkor a szervezetfejlesztésnek megvannak a maga kihívásai is. „Egyfelől ilyenkor a vezetők jobban átlátják, min lenne érdemes változtatni, másfelől a szabadságolások miatt sok fejlesztést nehezebb megvalósítani.” A nyárnak azonban van egy nagy előnye: ilyenkor könnyebben felszínre kerülnek azok a hiányosságok, amelyeket a napi rutin elfed. Egy szabadságra induló kolléga gyorsan megmutatja, mely folyamatok nincsenek megfelelően dokumentálva, hol hiányoznak a szabályok, és mely feladatok működnek csupán megszokásból.
Használd ki a nyarat, hogy leteszteld a helyettesítési rendszert
A nyári szabadságolások gyakran olyan működési problémákra is rávilágítanak, amelyek a hétköznapokban rejtve maradnak. Ha egy munkatárs kiesése miatt megáll egy folyamat, vagy senki sem tudja átvenni a feladatait, az arra utalhat, hogy a vállalkozás túlságosan egyetlen ember tudására épít. „Amikor valaki elmegy szabadságra, rögtön kiderül, hogy átadható-e a munkája, vagy minden tudás kizárólag az ő fejében van. Sok cégnél ilyenkor az a hozzáállás, hogy majd valahogy megoldjuk, csakhogy ezek a problémák évről évre velünk maradnak” – mondja Lantos Mónika. Úgy véli, a helyettesítés csak akkor működhet gördülékenyen, ha a feladatok és a felelősségi körök egyértelműen dokumentáltak. Ennek egyik alapja a naprakész munkaköri leírás, amelyet érdemes még a nyári időszakban felülvizsgálni. „Ha egy munkakör megfelelően dokumentált, a szabadságra induló kolléga könnyebben át tudja adni a feladatait. A vállalkozás számára pedig az a legfontosabb, hogy a tudás ne kizárólag egyetlen ember fejében legyen, hanem a szervezet tudásának részévé váljon.”
Prohászka Andrea szerint ugyanakkor a tudásmegosztás sok KKV-ban még mindig érzékeny kérdés. A munkatársak gyakran attól tartanak, hogy ha minden ismeretüket átadják, kevésbé lesznek pótolhatatlanok. „Sokszor nemcsak az a probléma, hogy nincs leírva egy folyamat, hanem az is, hogy húsz éve ugyanúgy csináljuk, és fel sem merül, hogy lehetne egyszerűbben vagy hatékonyabban. Egy új kolléga ilyenkor óriási segítség lehet, mert friss szemmel rögtön észreveszi azokat a beidegződéseket, amelyek mellett mi már régóta elsétálunk.” – mondja.
A legnagyobb veszély? Amikor visszatérnek a régi rutinok
A legtöbb vállalkozás természetes módon a bevételszerzésre koncentrál, hiszen ez biztosítja a növekedést és a stabil működést. Lantos Mónika szerint azonban legalább ennyire fontos, hogy időről időre magát a vállalkozás működését is górcső alá vegyük. „A fejlődés alapja mindig a tudás. Érdemes jobban megismerni a piacunkat, az ügyfeleinket és a saját működésünket is. A nyári időszak erre különösen jó lehetőség, hiszen ilyenkor a vezetők könnyebben tudnak hosszabb távon is gondolkodni” – mondja. A szakértő szerint már néhány egyszerű kérdés is segíthet feltárni a fejlesztendő területeket: valóban úgy működnek a folyamatok, ahogy a vezető elképzeli? Mindenki tisztában van a feladataival? Nyomon követhető, hogyan áramlik az információ a cégen belül?
A TUTTI-nál is rendszeresen felülvizsgálják a folyamatokat, különösen akkor, amikor személyi változások történnek. Prohászka Andrea szerint azonban a szervezetfejlesztés soha nem tekinthető lezárt feladatnak. „Sokszor elkészítjük az új folyamatokat, mindenki egyetért velük, aztán néhány hónap múlva szépen visszatérnek a régi rutinok. Ha a vezetők nem követelik meg következetesen az új működést, a szervezet nagyon gyorsan visszaáll a korábbi beidegződésekre” – mondja Andi.
Éppen ezért a nyár nemcsak a folyamatok felülvizsgálatára, hanem arra is jó alkalom, hogy a vezetők átgondolják: hogyan tudják az új működési szabályokat valóban a mindennapok részévé tenni. Ha ez elmarad, a megszokás hamar felülírja a változást.
Az AI-t is tudatosan kell beépíteni a vállalkozásba
A mesterséges intelligencia ma már a legtöbb vállalkozás számára elérhető, Lantos Mónika szerint azonban sok vezető még mindig nem tudja, hogyan érdemes használni. Az AI önmagában nem oldja meg a működési problémákat, ugyanakkor jelentősen megkönnyítheti az adminisztratív feladatokat, a dokumentációt, a piackutatást vagy akár a versenytársak elemzését is. A szakértő szerint ugyanakkor legalább ennyire fontos, hogy a vállalkozások ne csak használják az AI-t, hanem szabályozzák is annak alkalmazását. „Egyre gyakrabban találkozom azzal, hogy a kollégák saját kezdeményezésre kezdenek el ingyenes AI-eszközöket használni a munkájuk során, miközben a vezetők nem tudják, milyen céges információk kerülnek ezekbe a rendszerekbe. Ezt a jelenséget Shadow AI-nak nevezzük, és komoly adatbiztonsági kockázatot jelenthet” – mondja. Éppen ezért érdemes még a nyári időszakban kialakítani az AI használatának belső szabályait: mely eszközök használhatók a cégnél, milyen adatokat lehet ezekbe feltölteni, és mely üzleti információkat kell bizalmasan kezelni. Az AI ugyanis csak akkor jelent valódi versenyelőnyt, ha tudatosan és biztonságosan épül be a vállalkozás működésébe.
Vizsgáld felül, mit lehet automatizálni a cégedben
Sok vállalkozásban vannak olyan ismétlődő feladatok, amelyeket a kollégák évek óta ugyanúgy végeznek, mert „mindig is így csinálták”. Pedig a digitalizáció és az automatizáció ma már számos olyan adminisztratív vagy monoton folyamatot képes kiváltani, amelyek rengeteg időt vesznek el a csapattól.
„Érdemes végiggondolni, milyen mechanikus, ismétlődő feladatok vannak a vállalkozásban, amelyeket ma már automatizálni lehet. Az informatika egyik legfontosabb feladata mindig is az volt, hogy tehermentesítse az embereket a rutinfeladatok alól, az AI pedig erre ma még több lehetőséget kínál” – mondja Lantos Mónika. Szerinte a nyári időszak jó alkalom arra, hogy a cégvezetők feltegyék maguknak a kérdést: valóban szükség van-e minden kézi lépésre, vagy akadnak olyan folyamatok, amelyeket érdemes egyszerűsíteni.
A rossz meeting időrablás, a jó meeting időt spórol
Ahogy egy vállalkozás növekszik, a korábban informálisan működő kommunikáció már nem mindig elegendő. Ha nincsenek rendszeres és jól szervezett egyeztetések, könnyen elveszhetnek az információk, a feladatok pedig elakadnak. „A kisvállalkozásoknál sokszor nem az a probléma, hogy túl sok a meeting, hanem az, hogy nincsenek jól megszervezve. Ahogy nő a cég, egyre fontosabb, hogy legyenek rendszeres egyeztetések, különben az információ nem jut el mindenkihez” – mondja Mónika.
A szakértő szerint néhány egyszerű szabály már önmagában is sokat javíthat a működésen:
- küldd ki előre a napirendet, hogy mindenki fel tudjon készülni;
- határozz meg időkeretet, és tartsátok is magatokat hozzá;
- minden meeting végén szülessen konkrét feladat, felelős és határidő.
A nyár jó alkalom arra is, hogy a megszokásból működő egyeztetéseket felülvizsgáljuk, és még az őszi hajtás előtt olyan meetingkultúrát alakítsunk ki, amely valóban segíti a közös munkát.
Ha már nem látod a hibákat, kérj segítséget kívülről
A berögzült folyamatok egyik legnagyobb veszélye, hogy egy idő után a cégvezetők és a munkatársak sem veszik észre őket. Ami évek óta ugyanúgy működik, azt könnyű természetesnek venni – még akkor is, ha közben már nem a leghatékonyabb megoldás.
Éppen ezért a nyári időszak jó alkalom lehet arra, hogy a vezetők tudatosan kérjenek visszajelzést a szervezeten belül és kívül is. Prohászka Andrea szerint nemcsak a tapasztalt kollégák véleménye lehet értékes, hanem azoké is, akik friss szemmel érkeznek a vállalkozáshoz. „Amikor új kolléga érkezik hozzánk, mindig megkérdezem tőle, mit lát, mit csinálnánk másképp az eddigi tapasztalatai alapján. Hihetetlenül sok olyan dologra hívják fel a figyelmet, amit mi már észre sem veszünk, mert húsz éve ugyanúgy működünk” – mondja.
Ha azonban a vezető érzi, hogy egy területen valami nem működik megfelelően, de nem látja pontosan az okát, érdemes lehet külső szakértőt is bevonni. „Egy külső szakember teljesen más szemmel nézi a működést, ráadásul sokszor a kollégák is őszintébben beszélnek vele a problémákról. Ha sikerül feltárni a valódi okokat, utána már lehet rajtuk dolgozni” – tanácsolja Andi, aki azonban azt is elmondta, hogy nem érdemes általánosságban „megjavítani a céget”. Sokkal eredményesebb, ha a vezető először meghatározza, melyik területen tapasztal problémát – legyen szó logisztikáról, értékesítésről vagy gyártásról –, majd ehhez keres olyan szakembert, aki az adott kérdésben tud valódi segítséget nyújtani.
Emellett legalább ennyire fontos a vállalaton belüli tudás megőrzése is. Egy régi, nagy tapasztalattal rendelkező munkatárs felhalmozott ismerete óriási érték, de egyben komoly kockázat is lehet, ha kizárólag nála összpontosul. „Volt olyan kollégánk, akinek olyan szintű tudása van, hogy ha vele bármi történne, az komoly problémát okozna a cégnek. Ezért tudatosan kezdtük el átadni ezt a tudást egy fiatalabb kollégának. Egy vállalkozás egyszerűen nem engedheti meg magának, hogy egy kritikus folyamat csak egyetlen ember fejében létezzen” – zárja szavait a TUTTI ügyvezetője.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
Kérdeznél a digitalizációról?
Kérdezd a Telekom Digitalizációs Asszisztenst, és kapj válaszokat a vállalkozásodra szabva.