Nyári nagytakarítás a cégedben: elavult működési rutinok, amiket ideje felülvizsgálni
Ha van időszak, amikor érdemes egy lépést hátralépni és ránézni a vállalkozás működésére, akkor az a nyár. A kevésbé pörgős hetek jó lehetőséget kínálnak arra, hogy megszabaduljunk az elavult folyamatoktól, egyszerűsítsük a működést, és új alapokra helyezzük a cég fejlődését. Sok olyan manuális feladat, megszokott riport vagy belső folyamat marad velünk évekig, amely egykor még hasznos volt, ma viszont inkább lassítja a napi működést. Éppen ezért időről időre érdemes feltenni a kérdést: valóban minden folyamat hozzáadott értéket teremt, vagy vannak olyan elemek, amelyeket ideje átalakítani vagy akár elengedni? A témáról Vég Ottóval, a 3rdGEN tulajdonosával beszélgettünk.
A valódi nagytakarítás a működés alapjainál kezdődik
Mielőtt vállalkozóként elkezdenénk azon gondolkozni, hogyan szabadulhatunk meg cégen belül az elavult folyamatoktól és manuális rutinoktól, érdemes egy lépéssel hátra lépnünk. Vég Ottó szerint a valódi változás nem egy-egy folyamat átalakításával kezdődik, hanem azzal, hogy őszintén felmérjük: milyen alapokra épül pontosan a cégünk működése. A 3rdGEN tulajdonos-vezérigazgatója szerint egy hatékony vállalkozás három alapvető jellemzővel írható le: tudatos, strukturált és átlátható. Úgy véli, ha ezek közül bármelyik hiányzik, könnyen előfordulhat, hogy a cég működését már nem a jól átgondolt döntések, hanem a megszokások és a napi tűzoltás irányítják. „Érdemes átgondolni, hogy a cégünk működik-e egy tudatos, strukturált és átlátható formában. Én azt gondolom, hogy ha ezt a három jelzőt ki tudjuk pipálni, akkor tudunk hatékonyan és eredményesen működni – nem csak nyáron, egész évben” – mondja Vég Ottó.
A szakértő szerint a tudatos működés első lépése a jövőkép meghatározása. Egy vállalkozásnak tudnia kell, hová szeretne eljutni, de legalább ennyire fontos az is, hogy legyen egy világos terve arra, miként érheti el ezt a célt. „Nem csak azért járunk be az irodába, mert télen fűtés vagy nyáron hűtés van, hanem azért, mert van valami, ami lebeg a szemünk előtt. Tulajdonosként meg kell fogalmaznunk, hogy mit szeretnénk a céggel elérni.”
A nyári nagytakarítás nemcsak arról szólhat, hogy mit érdemes elhagyni, hanem arról is, hogy mit kell újragondolni. A stratégia tipikusan ilyen terület: ha a célok már megvannak, érdemes azt is felülvizsgálni, hogy a vállalkozásnak valóban van-e kidolgozott terve azok elérésére. „Nagyon szép jövőképek születnek arról, hogy növekedő, profitábilis céget szeretnénk, de azt is meg kell válaszolni, hogyan fogjuk ezt elérni. Az elérés módját az üzleti stratégia határozza meg” – mondja a szakértő.
A kommunikációnk is megér egy takarítást
Nemcsak a működési folyamatok avulhatnak el az évek során, hanem az is, ahogyan a vállalkozás saját magáról beszél. A nyári működési nagytakarítás jó alkalom arra, hogy felülvizsgáljuk: valóban azt az értéket kommunikáljuk-e, amiért az ügyfelek ma is minket választanának. Vég Ottó szerint sok cég itt követi el az egyik legnagyobb hibát: általános ígéretekkel próbál kitűnni, miközben a valódi értékajánlatát nem tudja világosan megfogalmazni. „Rengetegen próbálnak érvényesülni minden iparágban, de azt a fajta megkülönböztetést, hogy miért velem vagy miért engem, tehát azt, hogy mi az az érték, amiért az ügyfél fizetni fog, kevesen tudják jól megfogalmazni” – mondja Ottó.
A szakértő szerint ezt az értékajánlatot nemcsak a cégvezetőnek kell ismernie, hanem a teljes szervezetnek is. Legyen szó egy értékesítési tárgyalásról vagy egy első ügyfélkapcsolatról, minden kollégának ugyanazt az üzenetet kell tudnia közvetíteni arról, milyen problémára kínál megoldást a vállalkozás. „Ezt az értékrendet mindig vigyük magunkkal a tárgyalásokra. Ha van sales csapatunk, akkor nekik kell a legjobban megfogalmazni, mi az az érték, amit a cég nyújt az ügyfeleknek” – tanácsolja.
Gondold át, ki miért felel pontosan!
A nyári működési felülvizsgálat jó alkalom arra is, hogy a vállalkozások átnézzék a szervezeti felépítésüket. Egy növekvő cégben könnyen előfordulhat, hogy a felelősségi körök idővel elmosódnak, a döntések visszakerülnek a tulajdonoshoz, miközben a vezetők nem kapnak valódi felhatalmazást. Vég Ottó szerint ez hosszú távon jelentősen lassíthatja a működést. „A vezetőség legyen felelős, felhatalmazott, hozzáértő és elkötelezett. Sokan szeretik megkapni a felhatalmazást, de amikor felelősséget is kellene vállalni, azt már visszadobják a tulajdonosnak” – mondja Ottó, aki szerint a nyári időszak arra is jó lehetőséget ad, hogy a cégvezetők felülvizsgálják: a kulcsemberek valóban rendelkeznek-e a munkájukhoz szükséges támogatással. Egy új vezető kinevezése önmagában még nem oldja meg a működési problémákat, ha nem kap megfelelő beillesztést, képzést és folyamatos mentorálást. „Sokszor felveszünk egy operatív vezetőt, de nem segítünk neki, nem képezzük, nincs bevezető programja, aztán néhány nap múlva már azt kérdezzük, miért nem ért el eredményeket. Attól, hogy valakit odaállítottunk, még nem lesz azonnal képes ellátni ezt a feladatot.”
Ne megérzésből, hanem számok alapján vezessük a céget
A vállalkozás működésének felülvizsgálata nem állhat meg a stratégia megalkotásánál. Ahhoz, hogy egy cég valóban fejlődni tudjon, folyamatosan nyomon kell követnie azt is, hogy a kitűzött célok felé halad-e. Vég Ottó szerint ehhez elengedhetetlenek a jól kialakított mutatószámok, a riportok és az eredményjelzők, hiszen ezek adják a vezetői döntések alapját.
„Ne úgy vezessük az autót, hogy totális köd van, és nem működik az ablaktörlő. Ne érzésből vezessük a céget, hanem legyenek számaink” – tanácsolja.
A szakértő szerint minden vállalkozásnak meg kell találnia azokat a mutatókat, amelyek valóban segítik a működését. Egy kisebb cég esetében elegendő lehet néhány alapvető pénzügyi adat – például az árbevétel, a költségek vagy a profit alakulása –, míg egy összetettebb szervezet ennél jóval részletesebb riportokra és dashboardokra támaszkodik. A lényeg azonban nem a rendszer bonyolultsága, hanem az, hogy a vezetők pontos képet kapjanak arról, mi történik a vállalkozásban.
„Nagyon klassz növelni az árbevételt, de ha nincs mögötte hatékony működés, akkor nem fog maradni pénzünk a nap végére.”
Vég Ottó szerint ezen a téren különösen a kisebb vállalkozásoknak van még hová fejlődniük. Bár ma már számos vállalatirányítási rendszer segíti a cégek munkáját, sok esetben egy jól felépített Excel-tábla is elegendő lehet – a lényeg az, hogy a döntések ne megérzésből, hanem adatok alapján szülessenek. A mérőszámok nemcsak a cég teljesítményéről adnak pontos képet, hanem a munkatársak értékelésében is fontos szerepet játszanak. Ha egy vállalkozás nem tudja objektíven mérni az eredményeket, a jutalmazás és a motiváció is könnyen igazságtalanná válhat. „A legtöbb munkakört meg kell próbálni mérhetővé tenni. Ha tudjuk mérni az eredményeket, akkor tudunk differenciáltan bérezni, jutalék- vagy bónuszrendszert kialakítani” – mondja.
Itt az idő elengedni a „mindent a tulajdonos csinál” szemléletet
A nyári működési nagytakarítás nemcsak a folyamatok felülvizsgálatáról szólhat, hanem a vezetői szerepkör újragondolásáról is. Sok vállalkozásban még mindig él az a régi berögződés, hogy a cégvezetőnek mindenről tudnia kell, minden döntést neki kell meghoznia, és minden problémát neki kell megoldania. Vég Ottó szerint ez a szemlélet hosszú távon inkább akadályozza a növekedést, mintsem segíti. „Ha növekedni akar a cég, el kell engedni a „one man show” működést. Ehhez azonban szükség van egy felhatalmazott vezetői csapatra, átlátható működésre és olyan riportokra, amelyekből a tulajdonos pontosan látja, mi történik a vállalkozásban.”
A szakértő úgy véli, a cégvezetőnek nem az a feladata, hogy mindenbe beleszóljon, hanem az, hogy ott teremtsen értéket, ahol valóban a legtöbbet tudja hozzátenni. Legyen szó ügyfélkapcsolatokról, innovációról vagy üzletfejlesztésről, ezekre akkor jut ideje, ha a napi operatív feladatokat egy jól felépített rendszerre és egy megbízható csapatra tudja bízni.
A felesleges meetingek helyett legyenek valódi döntések
A rendszeres egyeztetéseket is érdemes felülvizsgálni. Sok vállalkozásban heti vagy havi rutin a meeting, de ezek gyakran úgy telnek el, hogy a résztvevők ugyan átbeszélik az aktuális helyzetet, valódi döntések azonban nem születnek.
Vég Ottó szerint a hatékony megbeszélések egyik legfontosabb ismérve, hogy előre meghatározott céljuk van. A résztvevőknek már a meeting előtt tudniuk kell, milyen témákat érintenek, milyen információkra lesz szükség, és mely kérdésekben kell döntést hozni. „A legtöbb meetingnek az a baja, hogy nem hozunk semmilyen döntést. Nagyon jól elbeszélgetünk, aztán hazamegyünk, és ha valaki megkérdezi, miben döntöttünk, a válasz az, hogy semmiben” – mondja Ottó, aki azt tanácsolja, az elavult meetingstruktúra helyett állítsunk össze egy napirendet, határozzuk meg a döntési pontokat, és ragaszkodjunk az időkerethez is. Ha minden résztvevő felkészülten érkezik, a megbeszélések valóban előreviszik a vállalkozást, nem pedig elveszik az időt a fontosabb feladatoktól. „Legyen egy tematika, küldjük ki előre a napirendet, írjuk oda, miben szeretnénk döntést hozni. Addig ne menjünk ki a meetingről, amíg ezekben a kérdésekben nem született döntés” – tanácsolja.
Ints búcsút az elavult, manuális folyamatoknak
A nyári nagytakarítás része lehet annak felmérése is, hogy mely manuális folyamatokat lehetne végre digitalizálni. A szakértő szerint sok magyar vállalkozás még mindig alacsony szinten áll ezen a téren, pedig már néhány egyszerű fejlesztés is jelentős időmegtakarítást hozhat. „Nem kell rögtön egy nagyon komplikált vállalatirányítási rendszert bevezetni, de az, hogy a számainkat egy rendszerből lássuk, használjunk CRM-et, vagy legalább működő honlapunk legyen, ma már szinte elengedhetetlen” – mondja a 3rdGEN vezetője. Elmondta, vállalkozóként a digitalizációban nem egyszerre kell óriásit ugrani. A fontos az, hogy minden vállalkozás mindig egy szinttel magasabbra lépjen annál, ahol éppen tart.
Gondold át azt az elavult szemléletet, hogy a vezetőnek mindenhez értenie kell
Sok vállalkozásban még mindig él az a szemlélet, hogy a cégvezetőnek minden kérdésre tudnia kell a választ, minden döntést neki kell meghoznia, és minden területen neki kell a legnagyobb szakértőnek lennie. Vég Ottó szerint azonban ez hosszú távon nemcsak a vezetőt terheli túl, hanem a vállalkozás fejlődését is lassíthatja. „A növekedés legnagyobb gátja sokszor maga a tulajdonos vagy a vezető. Ameddig ő ér, annál feljebb nem fog érni a cége sem.”
A szakértő szerint érdemes tudatosan nyitni a külső tudás felé is. Egy szakmai fórum, egy cégvezetői közösség vagy akár egy tanácsadó is olyan nézőpontokat hozhat be, amelyekre a napi működés közben nem feltétlenül látunk rá. Emellett az is fontos, hogy a vezető merjen olyan kollégákat bevonni, akik egy-egy szakterületen nála nagyobb tapasztalattal rendelkeznek. „Nem kell mindenhez érteni. Az igazi jó vezető maga mellé olyan embereket hoz, akik egy adott területen nála nagyobb tudással rendelkeznek. Neki nem mindenben a legjobbnak kell lennie, hanem cégvezetőként kell a legjobbnak lennie” – mondja.
A nyári időszak jó alkalom lehet arra is, hogy a vezetők feltegyék maguknak a kérdést: van-e olyan terület, ahol érdemes lenne külső segítséget kérni, új ismereteket szerezni vagy egyszerűen tanulni mások tapasztalataiból? Sokszor már ez a szemléletváltás is elég ahhoz, hogy a vállalkozás új lendületet kapjon.
Tovább olvasnád?
Regisztrálj!
- Lépj kapcsolatba más vállalkozókkal, üzleteljetek
- Töltsd le D terveinket, és digitalizáld a vállalkozásodat
- Fogyaszd exkluzív tartalmainkat
- Értesülj első kézből az aktuális kkv-kat értintő témákról hírlevelünkből
Kérdeznél a digitalizációról?
Kérdezd a Telekom Digitalizációs Asszisztenst, és kapj válaszokat a vállalkozásodra szabva.